Zvýšení provozní efektivity

Klíčem k udržení konkurenční výhody je efektivita. V mnoha firmách je obsah roztříštěn do více systémů, což vede k neefektivnímu vyhledávání a využívání tohoto obsahu. Řešení ECM tento proces zefektivňují tím, že poskytují centralizované úložiště a snadný přístup k důležitým dokumentům. Díky KCIM mohou zaměstnanci rychle vyhledávat, načítat a sdílet obsah, což snižuje čas strávený administrativními úkoly a zvyšuje produktivitu.

Navíc integrace umělé inteligence a strojového učení do platforem ECM pomáhá automatizovat rutinní úkoly, jako je třídění dokumentů, extrakce relevantních dat a směrování souborů do příslušných oddělení. Tato úroveň automatizace nejen snižuje pravděpodobnost lidské chyby, ale také urychluje rozhodování tím, že zajišťuje, že správné informace jsou k dispozici ve správný čas.

Zpráva společnosti Gartner z roku 2024 předpovídá, že do roku 2026 bude 30 % podniků automatizovat více než polovinu svých síťových aktivit. Aplikace tohoto trendu v ECM jsou již patrné a budou se dále rozšiřovat.

Nákladová efektivita a návratnost investic

Systémy ECM, jako je KCIM, nabízejí značný potenciál úspory nákladů. S tradičními papírovými systémy ukládání dat mají firmy výdaje spojené s úložným prostorem, tiskem a vyhledáváním dokumentů. ECM eliminuje mnoho z těchto nákladů digitalizací dokumentů a snížením fyzických úložných potřeb. Navíc automatizací pracovních postupů a zlepšením přístupnosti dokumentů mohou organizace zabránit nákladným zpožděním a chybám, které se při manuálních procesech často vyskytují.

Návratnost investic (ROI) do systémů ECM je jasná: firmy snižují provozní náklady, zvyšují produktivitu zaměstnanců a šetří náklady na papír a fyzické ukládání. To je známo napříč odvětvími, kde podle údajů AIIM (2023) 80 % firem v současné době používá nebo plánuje používat řešení ECM.

Udržitelnost a dopad na životní prostředí

Kromě přímých finančních výhod přispívají řešení ECM, jako je KCIM, také k udržitelnosti. Díky digitalizaci obsahu a snížení závislosti na papíru mohou firmy výrazně snížit svůj dopad na životní prostředí. To je v souladu s rostoucím trendem společenské odpovědnosti firem (CSR), kdy jsou firmy zodpovědné za svůj dopad na životní prostředí.

KCIM například pomáhá firmám digitálně ukládat a spravovat obrovské množství dat, čímž snižuje množství odpadu a spotřebu energie spojené s fyzickým ukládáním dokumentů. Tento posun nejen pomáhá firmám plnit cíle udržitelnosti, ale také zlepšuje jejich image jako organizací odpovědných k životnímu prostředí. Vzhledem k tomu, že udržitelnost se stále více stává ústředním bodem zájmu spotřebitelů i investorů, může to vést k posílení konkurenční pozice. Ekologizace prostřednictvím digitálních řešení není dobrá jen pro planetu, ale také pro firmy.

Jak může implementace ECM představovat konkurenční výhodu

Implementace systému pro správu podnikového obsahu, jako je KCIM od společnosti Kyocera, není pouhou aktualizací softwaru. Jedná se o strategické rozhodnutí, které může výrazně zvýšit konkurenceschopnost firmy. Díky zvýšené bezpečnosti, dodržování předpisů, provozní efektivitě, úsporám nákladů a udržitelnosti nabízejí systémy ECM firmám způsob, jak zefektivnit provoz a zajistit budoucnost svých postupů správy obsahu.

Na dnešním trhu, kde jsou bezpečnost dat, dodržování předpisů a ekologické aspekty stále důležitější, budou organizace využívající ECM mít lepší pozici pro budoucí úspěch. Investice do ECM neznamená pouze efektivnější správu informací, ale také získání konkurenční výhody, která může vést k dlouhodobému úspěchu.

Kontaktujte odborníka společnosti Kyocera a získejte další informace o tom, jak může Kyocera Cloud Information Manager fungovat ve vaší firmě.