Podnikové řízení

Systém řízení rizik
 

KYOCERA Document Solutions Europe vynakládá úsilí v rámci celé skupiny na posílení svého systému řízení rizik, aby zvládl globální rozhodnutí, která jsou stále komplikovanější. Prezident, podporovaný divizí auditu EMEA a poradní radou pro rizika, dohlíží na rizika a řídí je se strategií a aktivitami KYOCERA Document Solutions Europe. Oddělení pro správu a řízení rizik, oddělení interního auditu a rada pro poradenství v oblasti rizik se skládá z řady funkčních odborníků zabývajících se různými kategoriemi rizik. Poskytují podporu zvyšováním povědomí o rizicích ve firmě prostřednictvím stanovování politik, posuzování rizik, provádění norem a kontrol, školení, auditů a přezkumů řízení a neustálého zlepšování, jako je provádění doporučení z auditů a přezkumů.

Rámec pro řízení rizik a kontroly firmy je v souladu s integrovaným rámcem COSO definovaným naší konečnou mateřskou společností KYOCERA. Kromě toho náš rámec pro rizika a kontroly zahrnuje rizika a kontroly podle norem ISO 9001, 14001, 27001, jakož i vlastní rizika a kontroly. V souladu s rámcem pro rizika a kontrolu je cílem naší divize auditu EMEA poskytnout přiměřenou jistotu, že lze dosáhnout našich obchodních cílů a splnit naše závazky vůči zákazníkům, akcionářům a firmě.

Podnikové řízení KYOCERA Document Solutions
Czech
 

Podnikové řízení KYOCERA Document Solutions Czech je založeno na základech KYOCERA Corporation a firemní filozofie „Dělat správné věci jako lidská bytost“. Stručně řečeno, podnikové řízení je způsob, jakým je společnost řízena a ovládána. To znamená, že prezident společnosti přijímá obchodní rozhodnutí v souladu s definovanými zásadami a postupy KYOCERA a firemní filozofií.

Cílem podnikového řízení firmy je zajistit řádné a transparentní řízení a vést společnost spravedlivým a efektivním způsobem při dodržování zásad řízení. KYOCERA usiluje o to, aby byla firma respektována jako „firma s velkým F“ z pohledu firemní etiky, při zachování trvalého růstu tržeb a vysoké ziskovosti. K dosažení této vize má politika řízení KYOCERA dále podněcovat obchodní expanzi tím, že je „kreativní společností, která neustále roste“. Za účelem implementace této politiky je cílem KYOCERA zvyšování hodnoty firmy rozšiřováním podnikání, konkrétně podporou efektivního využívání zdrojů a dalším posilováním konsolidovaného řízení skupiny.

Plán kontinuity podnikání

V souladu s filozofií KYOCERA „Zákazník na prvním místě“ se neustále snažíme vyhovět potřebám našich zákazníků, což se projevuje tím, že naše produkty, služby a řešení jsou kvalitní, spolehlivé, dostupné, s přidanou hodnotou a oceňované. Od počátku je proto naše společnost odhodlána zajistit kontinuitu podnikání.

Společnost KYOCERA Document Solutions zformulovala plán kontinuity podnikání proti událostem, které by mohly potenciálně blokovat podnikání, a přijala nezbytná opatření, včetně opravy důležitého vybavení, zajištění opravy a získání alternativních výrobních prostředků. Neustále zlepšujeme naši schopnost reakce na mimořádné situace pokračováním v opatřeních na zjištěná rizika a sdílením informací mezi odděleními.

Ochrana osobních údajů

KYOCERA splňuje požadavky, podle nichž musí být osobní údaje jednotlivců zpracovávány v souladu s platnými zákony o ochraně osobních údajů. KYOCERA také uznává společenskou odpovědnost podniků při zajišťování spravedlivého a ohleduplného zacházení se soukromými údaji. KYOCERA proto dělá vše, co je v souladu s právními a etickými předpisy, aby zajistila ochranu osobních údajů.

Organizace KYOCERA se zavazuje chránit osobní údaje od svých zaměstnanců, klientů, dodavatelů, obchodních partnerů a dalších jednotlivců. Ochrana údajů je základní právo chráněné nejen vnitrostátními právními předpisy, ale také evropským právem v zemích EU.

Podle místních zákonů o ochraně osobních údajů a obecného nařízení o ochraně osobních údajů je společnost KYOCERA povinna zavést postupy zpracování osobních údajů. Společnost KYOCERA má zásady ochrany osobních údajů, které stanoví pravidla a postupy zpracování osobních údajů od zaměstnanců, klientů, dodavatelů, obchodních partnerů a dalších jednotlivců.

Společnost KYOCERA Document Solutions zavedla zásady zabezpečení informací, protože strategie řízení, vývoj produktů, odborné znalosti, technologie, organizace, personální informace a další považujeme za nejdůležitější aktiva firmy. Na základě Zásad informační bezpečnosti jsme stanovili pravidla pro digitální informační zabezpečení, pravidla pro ochranu osobních informací a pokyny k předcházení únikům technologického know-how pro správu utajovaných informací, správu duševního vlastnictví, správu fyzického zabezpečení, kontrolu návštěvníků a kontrolu lidí, tím je zajištěna důkladná správa zabezpečení informací.

KYOCERA jako skupina zřídila s prezidentem jako předsedou digitální informační zabezpečení. Tento výbor provádí různá opatření v oblasti digitální bezpečnosti, včetně pravidelného vzdělávání zaměstnanců poštou nebo zaměstnáním, omezení externího používání informačních zařízení, opatření k zabránění úniku informačních aktiv, důkladnou správu IT prostředků, interní audit a posílení zabezpečení informací proti kyberútokům.

Správa informační bezpečnosti

V souladu se závazkem firmy KYOCERA chránit data zaměstnanců, klientů, dodavatelů, obchodních partnerů a dalších jednotlivců hraje informační zabezpečení v našem podnikání zásadní roli. Program KYOCERA Informační zabezpečení se skládá z několika prvků, které zajišťují dosažení optimální úrovně zabezpečení. Pro vedení tohoto programu v našem regionu EMEA byl jmenován pověřený pracovník informační bezpečnosti. Náš bezpečnostní program se skládá ze šesti prvků a jsou uvedeny takto:

1. Výbor pro bezpečnost informací EMEA

Úředník pro bezpečnost informací EMEA je zodpovědný za koordinaci a provádění bezpečnostního programu KYOCERA. Jeho hlavním cílem je specializované hodnocení rizik informační bezpečnosti a jejich zmírnění. Na podporu Programu zabezpečení informací KYOCERA jsme zřídili Výbor pro bezpečnost informací EMEA. V rámci tohoto výboru odpovídá inspektor bezpečnosti informací EMEA přímo správní radě složené z generálního ředitele divize auditu EMEA a prezidenta.

2. Hodnocení rizik

Rizika informační bezpečnosti jsou hodnocena často pomocí naší metodiky hodnocení rizik, která je vhodná pro náš průmysl a podnikání. Toto sledování rizik nám umožňuje neustále se zlepšovat v souladu s cyklem Plan-Do-Check-Act (PDCA). Kromě našeho interního rámce pro kontrolu bezpečnosti informací se hodnocení rizik provádí také na základě následujících norem a rámců pro dodržování předpisů: ISO 27001, SOC 1 Typ II, J-SOx (japonský ekvivalent Sarbanes-Oxley).

3. Zásady a postupy

V celém regionu EMEA jsme vyvinuli a implementovali základní zásady a postupy pro správu naší informační bezpečnosti. Tyto zásady a postupy slouží k pokrytí rizik vyplývajících z výše uvedených hodnocení rizik. Při tvorbě těchto dokumentů byl kladen důraz na zajištění důvěrnosti, integrity, dostupnosti (CIA triáda) a soukromí firemních a osobních údajů. Kromě triády CIA se komponenta Ochrany osobních údajů odráží zpět v našich procesech v každé fázi.

4. Povědomí o informační bezpečnosti

V rámci naší strategie informační bezpečnosti hraje důležitou roli lidský aspekt. KYOCERA vyjádřila svůj závazek rozvíjet informovanost svých zaměstnanců a úroveň bdělosti. V souladu s tím jsme zřídili Program zvyšování povědomí o bezpečnosti informací a ostražitosti. Tento program se skládá z povinných e-learningových modulů, simulací a materiálu pro kontinuální povědomí. Celkovým cílem našeho programu povědomí a ostražitosti je připomenout každému zaměstnanci jeho povinnosti v oblasti informační bezpečnosti.

5. Dodržování předpisů a norem

Dosažením certifikace ISO 27001 KYOCERA znovu potvrzuje význam, který přikládá informační bezpečnosti. Cyklus ISO 27001 se řídí přísnými akreditačními normami, které jsou kontrolovány externím auditorem a zajišťují nezávislé hodnocení našeho systému řízení bezpečnosti informací (ISMS). Kromě toho máme jako akciová společnost v Japonsku povinnost vůči společnosti. Tato povinnost přináší firmy KYOCERA regulační shodu, a proto musíme dodržovat zásady J-SOx. Mezi ně patří mimo jiné kontroly zabezpečení informací zajišťující odpovídající finanční výkaznictví.

Zabezpečení v mezinárodní distribuci (kontrola
exportu)

KYOCERA je uznávána jako „autorizovaný vývozce“ a „autorizovaný dovozce“ v souladu se systémem AEO (Authorized Economic Operator), mezinárodní normou navrženou k zajištění bezpečnosti a plynulosti mezinárodního obchodování, pro kterou je v každé zemi stanoven mechanismus vzájemného schvalování. Tato autorizace pomáhá naší firmě zajistit bezpečnost a hladké obchodování s produkty dodávanými zákazníkům v Evropě i mimo ni. Tím, že získala osvědčení AEO, se KYOCERA osvědčila zavedením vysoce kvalitních vnitřních procesů, které chrání zboží v tranzitu po celém světě splněním následujících kritérií: dodržování celních předpisů, vhodné vedení záznamů, finanční solventnost a vysoké bezpečnostní a bezpečnostní standardy.

Prevence úplatkářství a korupce

KYOCERA má politiku nulové tolerance vůči úplatkářství a korupci. Ve skupině KYOCERA: „Co je správné dělat jako lidská bytost?“ je vždy základem rozhodování a jedním z hlavních základů filozofie KYOCERA. O všech záležitostech se rozhoduje v souladu s tímto základním principem. Pro společnost KYOCERA je základem jednání s obchodními partnery vždy spravedlivý a spravedlivý přístup a přístup ke všem druhům transakcí, v duchu fair play se správným přístupem jako lidská bytost. 

Interní reporting KYOCERA 

KYOCERA Documents Solutions očekává, že se jeho zaměstnanci budou vždy chovat v souladu s firemními předpisy a filozofií. To znamená jednat eticky, bezúhonně a v souladu s místními právními předpisy a definovanými vnitřními zásadami.

Přesto se v naší firmě může stát pochybení a před touto možností nezavíráme oči. Zaměstnanci mohou hledat radu a konzultovat nejrůznější pochybnosti a hlásit kroky, které porušují nebo mohou porušovat zákony a vnitřní předpisy týkající se lidských práv, práce, bezpečnosti a ochrany zdraví, životního prostředí, poctivých obchodních praktik, finančního pochybení a jakéhokoli jiného potencionálního problému.

Společnost vybízí své zaměstnance, aby hovořili, a nabízí přímou Linku pomoci a Oznamovací kanály.

Zásady Linky pomoci

Společnost bere osobní obtěžování a nefinanční pochybení velmi vážně. Pro zajištění jednotného přístupu k obecnému pochybení, včetně obtěžování, při plném zohlednění zdraví a bezpečnosti a případných právních otázek zaměstnanců skupiny KYOCERA Document Solutions Europe Group, je zřízena linka pomoci. Zaměstnanci jsou oprávněni používat dokument Linky pomoci, ale nejsou povinni tak učinit.

V rámci linky pomoci mohou zaměstnanci nahlásit nefinanční pochybení, včetně obtěžování. Obtěžování je společností definováno jako jakákoli forma verbálního, neverbálního nebo fyzického chování v rozporu s důstojností ostatních zaměstnanců na pracovišti, která je nežádoucí, nepřiměřená nebo urážlivá vůči příjemci a která může vést k vytvoření atmosféry nepřátelství nebo ponížení, které zastrašuje jeho příjemce.

Politika Oznámení při finančním pochybení

Společnost KYOCERA Document Solutions Europe zavedla politiku Oznámení při finančním pochybení jako mechanismus pro zaměstnance, kteří interně hlásí finanční přestupky prostřednictvím konkrétního kanálu.

V rámci systému Oznámení při finančním pochybení mohou zaměstnanci anonymně toto finanční pochybení nahlásit. Hlášené případy jsou vyšetřovány a zjišťovány ve spolupráci s příslušnými divizemi. Následuje nápravná opatření a preventivní opatření proti opakování.