Systém zachycení informací vede k digitální transformaci

Když firmy začínají navrhovat své plány digitalizace, prvním krokem je často investice do skenování a zachycení informací. Přechod do světa digitálních technologií se může zdát znepokojivý, zvlášť když je to první krok v tomto procesu, ale návratnost investic a dostupnost nástrojů jsou pádnými argumenty pro firmu každé velikosti. 

Plán digitální transformace přenese firmy do moderního podnikatelského prostředí s využitím nejnovějších a nejlepších technologií, aby jejich provoz fungoval plynuleji a s větší efektivitou. Firmy se mohou digitálně vyvíjet a růst společně se zavedením dalších technologií, které jim pomohou dosáhnout úspěchu, který je bez technologie nedosažitelný.

Zachycení informací a skenování je obvykle považováno za jeden z prvních kroků digitalizace. Je to většinou první věc, kterou musí firma udělat. Díky systémům pro zachycení informací, které shromažďují příchozí informace za všech zdrojů (sken, e-mail...) a automaticky je ukládají do podnikového systému, se otevírá prostor pro další vývoj digitálního transformačního plánu.

V současné době má mnoho společností dedikované pracovníky pro zadávání dat. Zpracování dat může být dlouhý a vyčerpávající proces spočívající v procházení pošty, ať už v tištěné nebo digitální podobě a manuálním vkládáním příslušných informací do systému. Vytěžovací software tyto procesy zvládne sám.

Jednou z výhod je to, že uložené informace ze zachycených dokumentů a jsou vždy přesné. Systém s naprostou přesností převezme přijímaná data a automaticky převede klíčová fakta nebo čísla na data vhodná pro další zpracování (metadata) a uloží je do integrovaných systémů řízení podniku. V případě, že se jedná o původně papírový dokument, uloží jeho naskenovanou kopii.

Vytěžovací software může provádět úkoly mnohem rychleji než zaměstnanci, což umožňuje zpracování více informací při menších nákladech. Po implementaci takového nástroje není zapotřebí stejný počet zaměstnanců, kteří by místo toho mohli využít své dovednosti na složitější úkoly.