Papírové procesy se mohou zdát jednoduché a známé, ale jejich skryté náklady mohou snížit ziskovost firmy, bránit efektivitě a vytvářet překážky. Právě tyto skryté náklady na papír jsou důvodem, proč je digitální transformace na moderním pracovišti tak důležitá. Tyto náklady jsou obzvláště významné pro malé a střední podniky (SMB) s omezeným rozpočtem, pro které je přechod na digitální technologie nejen možností, ale také konkurenční výhodou.

Od plýtvání zdroji po ekologickou stopu – skryté náklady papírových procesů ovlivňují firmy způsobem, který je často přehlížen. Přechodem na digitální řešení mohou organizace odemknout příležitosti pro vyšší efektivitu, úspory nákladů a udržitelný růst.

Skryté náklady papíru

Při analýze nákladů na tisk a dokumenty se organizace často zaměřují na přímé náklady, jako je papír, inkoust a údržba tiskáren. Skryté náklady se však mohou rychle nasčítat a snížit vaše ziskové marže:

• Náklady na skladování: Skladování a zabezpečení fyzických dokumentů zabírá místo. Ať už se jedná o kartotéky v kanceláři nebo externí archivy, náklady na skladování se časem zvyšují. V metropolitních oblastech se dodatečná plocha promítá do významných opakujících se nákladů. 
• Ztráta času: Zaměstnanci tráví každý týden hodiny tříděním, vyhledáváním a správou papírových dokumentů. Tento čas by mohl být lépe využit pro priority firmy. Nedávná studie ukázala, že každý pátý dotazovaný zaměstnanec tráví 0,5 pracovního dne týdně hledáním informací. 
• Riziko ztráty a poškození: Katastrofy, jako jsou požáry a povodně, nebo dokonce náhodné ztracení mohou vést k trvalé ztrátě důležitých dokumentů. Bez digitálních záloh mohou tyto události narušit provoz a dokonce vést k nákladným pokutám a problémům s dodržováním předpisů.
  
• Náklady na životní prostředí: Výroba a likvidace papíru v kombinaci s energeticky neefektivním tiskem přispívají k velké ekologické stopě. Firmy, které i nadále silně spoléhají na papír, čelí rostoucímu tlaku, aby přijaly ekologicky odpovědné postupy.
  

Tyto náklady představují značnou zátěž pro firmy, zejména pro ty, které mají omezené zdroje.

Proč je digitalizace řešením

Digitální transformace je více než jen trend – je to strategický krok, který firmám umožňuje eliminovat neefektivitu a zůstat konkurenceschopné díky moderním pracovním postupům. Díky digitalizaci papírových procesů firmy získávají následující výhody:

• Zvýšená efektivita: Cloudové systémy správy dokumentů umožňují hybridním týmům okamžitý přístup k dokumentům, jejich sdílení a spolupráci na nich. Díky nástrojům, jako je Kyocera Cloud Information Manager (KCIM), mohou firmy automatizovat opakující se úkoly a zefektivnit schvalovací procesy, čímž výrazně zkracují dodací lhůty.
  
• Úspora nákladů: Snížením závislosti na papíru mohou firmy snížit náklady spojené s tiskem, skladováním a vyhledáváním dokumentů. Digitální pracovní postupy navíc minimalizují potřebu fyzického kancelářského prostoru, což přináší další úspory.
  
• Zvýšená bezpečnost: Papírové dokumenty jsou náchylnější ke krádeži, ztrátě nebo neoprávněnému přístupu. Systémy správy dokumentů a tiskárny společnosti Kyocera nabízejí robustní bezpečnostní funkce, včetně šifrování, řízení přístupu uživatelů a auditních stop. To pomáhá firmám chránit citlivá data a dodržovat předpisy, jako je GDPR, a předcházet tak nákladným pokutám v budoucnu.
  
• Zlepšená udržitelnost: Digitalizace je v souladu s cíli společenské odpovědnosti firem. Snížením spotřeby papíru mohou firmy snížit svůj dopad na životní prostředí a podpořit udržitelnost, přičemž zároveň těží z výhod spojených se zvýšením produktivity.