Elektronické podpisy a tři další kroky v odděleních logistiky

Řízení logistiky může být v každé firmě náročné na papírování. Je to klíčová součást dodavatelského řetězce, která plánuje, realizuje a řídí tok a skladování zboží, služeb a všeho, co je mezi nimi. Udržování organizace a bezpečnosti logistického oddělení je základem fungování podniku. Pokud se vám nepodaří zajistit hladký průběh operací, následné narušení může být pro celý podnik velmi škodlivé, a to jak z finančního hlediska, tak z hlediska pověsti. 

Nepřekvapí tedy, že se může jednat o velké množství papírových dokumentů, které je třeba zpracovávat i uchovávat. Existuje však řada taktik, jak dosáhnout bezpapírového provozu a zároveň přispět ke zvýšení organizační produktivity v logistických odděleních: 

Elektronické podpisy

Podle společnosti Software Advice, 77 % spotřebitelů v posledních třech letech třikrát nebo vícekrát elektronicky podepsalo nějaký formulář. Pokud podnik neustále potřebuje podpisy jako formu identifikace nebo bezpečnostního protokolu, stejně jako logistické oddělení, pak je zavedení elektronických podpisů samozřejmostí.

A nemusíte se obávat ani o bezpečnost. Elektronické podpisy mohou odstranit jakékoli obavy tím, že vaši elektronickou identitu a podpisové údaje ověří společnost třetí strany. Ta se nazývá certifikační autorita a dokáže zajistit, že osoba, která podpis nasazuje, je tím, za koho se vydává, a je legitimním členem společnosti, kterou zastupuje.

Výrazně se také zkrátí čas strávený zpracováním smluv. Díky tomu bude možné včas dokončit více obchodních projektů a obchodů, a pokud navíc zpracováváte více dokumentů najednou, nemusíte je všechny podepisovat jednotlivě. Místo toho jich můžete elektronicky podepsat několik najednou, a to jen několika kliknutími myši.

Elektronické faktury

Čím více času stráví majitel firmy vedením účetnictví, tím méně času mu zbývá na rozvoj podnikání a poskytování vynikajících služeb zákazníkům. V logistickém oddělení může prohrabávání stohů faktur zabrat spoustu času a zajištění jejich správného a bezpečného uložení je stejně namáhavý úkol.

Digitalizací faktur a používáním pouze elektronických faktur můžete snížit počet lidských chyb a zároveň zvýšit produktivitu. Zapracování automatizace do procesu fakturace umožňuje také integraci účetního nebo cloudového softwaru. Příjemci mohou snadno aktualizovat online pole a součty na základě případných změn od zákazníků, podmínky lze automaticky importovat, stejně jako opakující se poplatky a možnosti platby mohou být součástí faktury.

Čas a prostor, který může vaše logistické oddělení ušetřit přechodem na elektronické faktury, je proto neocenitelný.

Digitalizace souborů a dokumentů

Kromě prostoru a fyzického úložiště, které by vaše logistické oddělení ušetřilo digitalizací souborů a dokumentů, pomáhá digitalizace zaměstnavatelům také ušetřit náklady na pracovní sílu. Něco, co může výrazně pomoci k hladšímu průběhu práce.

Digitální dokumenty uložené v centralizovaných systémech, jako je například cloud, se mnohem snáze dohledávají. Stačí několik kliknutí, což znamená méně času stráveného prohledáváním tun papírů. Organizace vašeho pracovního prostoru je jednodušší, není třeba mít obrovské kartotéky nebo složité systémy archivace, protože vše je k dispozici na jednom místě.

Kvůli nedostatečné viditelnosti dat v papírové podobě a relativně nedávnému zavedení zákonů GDPR je navíc bezpečné ukládání souborů a dokumentů se zvýšenou úrovní zabezpečení nutností. Digitalizace souborů tento úkol výrazně usnadňuje.

Digitalizace nákladních listů

Papírové nákladní listy představují pro logistický průmysl problém již mnoho let. Nákladní listy, nebo jak se jim někdy říká CMR, slouží v silniční dopravě jako doklad o převzetí zboží při přepravě na dlouhé vzdálenosti nebo při doručování. Zůstávají jedním z klíčových dokumentů pro přeshraniční operace.

Používají se zejména tehdy, když jde o dovoz nebo vývoz zboží, a existují jako důkaz, že dodávka byla úspěšně dokončena. Určují také rozsah a odpovědnost za provedenou operaci a identifikují zúčastněné strany i náklad.

Ať už se jedná o ztrátu nákladních listů nebo o zavalení řidičů množstvím papíru; papírové kopie nákladních listů s sebou nesou určitá rizika. Přechodem na digitální nákladní listy však lze proces ověřování dodávek urychlit. Bezpapírové procesy se pohybují rychlostí dat, takže jakmile je zásilka doručena, organizace je okamžitě informována.

Podle ABC je v Evropě v provozu 16,5 milionu dopravních prostředků a dopravní průmysl spotřebuje ročně monumentální množství 33 milionů listů papíru. Přechodem na e-CMR mohou snížit dopad dopravního průmyslu na životní prostředí a zároveň zachovat všechny výhody, které přináší papírová forma nákladních listů, jako je harmonizace smluvních podmínek pro zboží přepravované po silnici a celkové usnadnění přepravy zboží.

Pro logistická oddělení je udržení plynulosti provozu zásadní pro úspěch celého podniku. Odklon od papírových řešení a digitalizace způsobu fungování oddělení pomáhá zvýšit transparentnost, přesnost a rychlost potřebnou v tomto odvětví. Pro logistická oddělení je udržení plynulosti operací životně důležité. Digitalizace přinese přímé výhody provozovateli silniční dopravy i širšímu odvětví logistiky a zároveň ušetří čas a peníze.