V moderním světě, kde konkurence po celém světě roste, zatímco náklady prudce stoupají, jsou podniky pod tlakem, aby byly efektivnější než kdykoli předtím. Zároveň si však žádná společnost nemůže dovolit slevit ze své kvality, bezpečnosti nebo zákaznické zkušenosti. Jaké je tedy řešení?
Některé z největších světových organizací se rychle chopily příležitosti přejít na bezpapírovou formu, například britská Národní zdravotní služba, která díky svému plánu digitální transformace očekává, že do roku 2020 dosáhne úspor ve výši 4,4 miliardy liber. Podobně se do bezpapírové komunikace pouštějí i malé a střední podniky.
Zde vám vysvětlíme, proč má tisk stále svou roli a proč je nalezení rovnováhy ve stále více bezpapírovém světě tak důležité...
1. Snížení nákladů, zvýšení efektivity
Peníze, peníze, peníze. Management má jednu hlavní starost, kdykoli jde o obchodní rozhodnutí, a vyvážení tisku papíru s digitální formou je pro podniky důležitým prostředkem, jak minimalizovat náklady. V tomto případě je snížení používání papíru způsobem, jakým lze vyváženě ušetřit cenné finanční prostředky.
Studie společnosti KYOCERA s firmou Loudhouse zjistila, že jeden pracovník v kanceláři spotřebuje v průměru 10 000 listů papíru ročně. Mnohé z nich jsou přitom zbytečné. Snížením množství papíru používaného v každodenním provozu, kdy se tiskne pouze dokumentace, která musí být v papírové podobě, podniky sníží nejen jeho množství, ale také náklady.
Zvýšení produktivity lze také dosáhnout použitím digitálních metod namísto použití papíru při mnoha každodenních úkonech, kdy se dokumenty nakonec tisknou jen proto, aby se znovu upravily a naskenovaly. Elektronický podpis dokumentace prokazatelně zkracuje dobu zpracování dokumentů až o 80 %, jak ukázal průzkum společnosti Ombud, zatímco 50 % času zaměstnanci stráví hledáním souborů, které by mohly být snadno uloženy a vyhledávány na online platformě. Nabízí se otázka: Proč na to organizace nepomyslely dříve?
Tisk pouze nezbytných dokumentů navíc pomáhá organizacím v jejich cíli stát se udržitelnějšími, protože snižuje množství odpadu a spotřebu energie. Ve skutečnosti toho mohou společnosti využít ve svůj prospěch. Podle společnosti Unilever dává každý třetí spotřebitel přednost značkám, o nichž je známo, že jsou udržitelné; ideální situace, která je výhodná pro všechny.
2. Boj proti odporu uživatelů kombinací řešení
Pro některé pracovníky mohou být nové technologie znepokojivé. Noční můry o tom, že za jejich pracovní stůl přijdou roboti, kteří je nahradí a vezmou jim práci, nejsou zdaleka pravdivé. To však neznamená, že lze na papír zapomenout. Na cestě k bezpapírové kanceláři je nezbytné najít dokonalou rovnováhu mezi papírem a digitálními technologiemi, přičemž odpověď v mnoha případech spočívá v serverových řešeních pro správu tisku.
Tyto nástroje představují bezpečnější a efektivnější alternativu k základním možnostem HyPAS, jak to umožňuje základní platforma KYOCERA pro vývoj softwaru pro hardwarová zařízení. Jejich úlohou je pomáhat řídit tiskové úlohy, udržovat efektivitu organizací a zamezovat plýtvání a zároveň zajistit, aby veškerá dokumentace, kterou je třeba vytisknout, byla vytištěna rychle a snadno s nízkými náklady. Například aplikace MyQ společnosti KYOCERA v České správě sociálního zabezpečení vedla k úspoře nákladů ve výši 24 milionů eur za osmileté období.
Díky takové centralizaci informací poskytují serverová řešení profesionálům možnost digitálního přístupu k tiskovým úlohám a koordinaci pracovních postupů napříč týmy a odděleními, zejména ve větších organizacích, kde systémy Print & Follow již neposkytují potřebné detaily. Poskytnutí takové flexibility může firmám nabídnout skutečnou hodnotu, ať už se jedná o malou či střední firmu nebo velký podnik.
Zachování tisku při přechodu na stále více digitální dokumentace dává smysl nejen z praktického a finančního hlediska, ale také pomáhá ulevit nervům zaměstnanců a zabránit jejich zahlcení. Zvýšení efektivity tisku ve firmách, aniž by se zaměstnanci ocitli na okraji zájmu, je zárukou šťastného přechodu.
3. Zabezpečení ochrany soukromí
Zajištění soukromí. Zabezpečení. Legislativa. Ochrana. Jsou to víc než jen módní slova, ale skutečné pojmy, které mají obrovskou přidanou hodnotu pro společnosti, které si nemohou dovolit ztrátu nebo únik důležitých informací. Pokud není přechod z papírové podoby na digitální pečlivě naplánován a není realizován pomocí kvalitních platforem, může se ukázat jako bezpečnostní riziko, pokud nejsou dokumenty řádně chráněny.
Jak v digitální, tak v tištěné podobě je zajištění bezpečnosti dat pro každou společnost prioritou číslo jedna, dokonce před řízením nákladů. Pokud jde o papír, nejmodernější technologie mohou vést všechny tiskové úlohy přes zabezpečené servery, aby se zabránilo ztrátě informací neoprávněnými uživateli.
Jedním z příkladů je postupné vyřazování papírových faktur a jejich nahrazování elektronickými fakturami, které lze digitálně odesílat rychleji a s nižšími náklady. To poukazuje na potřebu zabezpečení digitálních souborů, ale také ukazuje, proč někteří zákazníci požadují papírové alternativy. Schopnost poskytnout obojí, aniž by se snížila bezpečnost, je klíčová.
Přechod na bezpapírovou formu je výzvou. Zajištění, že bude provedena bezpečně a udržitelně, je zásadní pro úspěšné dosažení dalšího kroku v digitální transformaci. Kombinací papírové a digitální formy mohou organizace najít nejefektivnější a nejbezpečnější způsob, jak dovést svou společnost k úspěchu prostřednictvím úspory nákladů a zvýšení produktivity.
