9 důvodů proč digitalizovat

Digitalizace je žádoucím cílem pro většinu firem. Sníží spotřebu papíru a ušetří spoustu nákladů, pomůže životnímu prostředí a urychlí obchodní procesy.

Bezpapírová cesta je o rovnováze 

I když se firmy nezbaví papíru úplně, mohou udělat obrovské pokroky. Nejtěžší je začít, ale při pečlivém plánování dosáhne každý podnik svých cílů. 

1. Čas jsou peníze a digitalizace omezí odpad

V digitálním věku existuje mnoho výhod bezpapírové cesty. Nejdůležitější je šetření času zaměstnanců. Ukládání dokumentů již neznamená, že je pomalu vytisknete a později je budete muset ručně vyhledat. Digitální ukládání lze provést během několika sekund a vyhledávání informací vyžaduje jen rychlé vyhledávání v počítači. Tím ušetříte zaměstnancům zbytečné úkoly.

2. Ušetřete prostor i peníze

Digitální úložiště také šetří místo. Krabice papírových štosů, které se časem nahromadí, vyžadují kartotéky a speciální místnosti. Uvolnění prostoru je jedním z důvodů, proč bývá digitalizace kanceláří výhodnější, ušetří totiž spoustu kancelářského prostoru. Existuje však řada dalších úspor, například veškeré náklady na inkoust, toner a poštovné. Výzkumy ukazují, že firma ušetří na těchto nákladech průměrně 100 GBP. U velké organizace s 500 zaměstnanci se digitalizací ročně ušetří až 50 000 GBP.

3. S digitalizací již není vzdálenost žádný problém

Další výhodou je, že úložiště v cloudu umožňuje okamžitý přístup odkudkoli. To je zvláště užitečné v nadnárodních korporacích. Pokud chce zaměstnanec v Londýně získat přístup k dokumentu od spolupracovníka v Austrálii, může tak učinit kdykoli. Londýnský pracovník se přihlásí do cloudového úložiště firmy, vyhledá soubor a okamžitě s ním může začít pracovat.

4. Posilte bezpečnost správy dat

Digitální data mohou být ve skutečnosti bezpečnější. Firmy se musí postarat o to, aby byla jejich data šifrována a umístěna do soukromého cloudu nebo na firemní datový server, kde je možné omezit přístup. Digitálním souborům zjevně nehrozí, že budou zničeny v ohni nebo ukradeny při vloupání. Některé firmy však mohou ukládat zvláště citlivá data na papír v bezpečných trezorech, aby je ochránily před hackery. Opět je nutné přemýšlet o bezpečnostních pravidlech v každé firmě.

5. Pomozte životnímu prostředí

Existují patrné přínosy pro životní prostředí. Průměrná společnost zpracovává ročně více než 10 000 kusů papíru, což je ekvivalent malého stromu. Firmy s přísnými pravidly recyklace papíru mohou významně zmírnit environmentální dopad, zejména pak zajištěním zpětného vysazení spotřebovaných stromů. Papír je v určitých situacích vynikajícím formátem, například když se právníci chtějí vyhnout zanechávání anotací v digitálním formátu nebo pokud pracovníci upřednostňují analýzu dlouhých a složitých dokumentů na papíře. Pro většinu společností nabízí výrazná redukce papíru velké výhody. Ale není to jednoduchá změna. Je prostě nemožné odstranit papír přes noc, a to i přes dostupnost nesčetných nástrojů. Je třeba pečlivě uvažovat a věnovat čas nalezení správného řešení. Digitalizace je pomalý proces, který obvykle trvá měsíce nebo dokonce roky.

6. Je důležité se změnou seznámit zaměstnance

Správný přístup zaměstnanců je také důležitý. Musí pochopit nová firemní pravidla. Nyní mohou být například požádáni, aby generovali zprávy přímo do PDF, nebo používali mobilní aplikace, které skenují dokumenty a ukládají je digitálně. Workshopy a školení jsou správnou cestou. Digitalizace vyžaduje pochopení digitálních technologií, které mnoho pracovníků nikdy předtím nepoužilo.

7. Likvidace a skenování jsou snazší

Dalším krokem je likvidace zastaralých materiálů, jako jsou staré poznámky a manuály. Je třeba věnovat velkou pozornost tomu, aby se neničily cenné věci. Také je rozumné konzultovat se všemi odděleními abychom zjistili, které dokumenty je třeba zachovat. Zbývající dokumenty budou muset být naskenovány, což na začátku vyžaduje velké úsilí. Skener se softwarem OCR bude schopen automaticky skenovat dokumenty do souborů PDF nebo Word. Všechny budou muset být označeny datem a zařazeny do kategorií pro snadné vyhledávání.

8. Dočasné skladování a skartace je mnohem efektivnější

Všechny dokumenty, které byly naskenovány, by pak měly být přesunuty do úložiště mimo kancelář na měsíc nebo dva, kdyby došlo k chybě při nahrávání na cloud. Po uplynutí příslušné doby mohou být dokumenty skartovány. Vyhození dokumentů do koše by mohl být dárek pro konkurenty. Specializovaná skartační společnost zaručí, že všechny citlivé záznamy budou zničeny. Firmy by pak měly podniknout kroky k omezení zbytečného tisku, například nastavit přístupy zaměstnanců k tiskárnám a poskytnout více monitorů, které usnadní čtení několika dokumentů najednou. Od zaměstnanců by se mělo vyžadovat, aby odesílali faktury a potvrzení mailem namísto poštou.

9. Technologie vyřeší každý problém

Řada technologií poskytuje digitální alternativu papíru pro každý aspekt pracovního života. Například online služby jako eFax a FaxZero mohou nahradit tradiční faxy a Dokumenty Google umožňují kolegům pracovat na dokumentu současně. Cloudové nástroje jako SurveyMonkey poskytují bezplatné služby pro provádění průzkumů. Systémy přenosu souborů, jako je Dropbox, umožňují sdílení velkých reportů a fotografií. Díky aplikaci TurboScan mohou zaměstnanci fotografovat dokumenty pomocí smartphonů, vytvářet PDF a zasílat je e-mailem. Toto je jen několik příkladů a před výběrem digitálních nástrojů je třeba pečlivě plánovat. Používání digitálních technologií může firmám pomoci dosáhnout digitalizace, ale samotná technologie není vše. Pokud je však technologie spojena s pečlivým plánováním, všechny firmy se mohou vydat vstříc budoucnosti bez papíru.