Jaká je budoucnost správy obsahu?

Práce na záznamech a dokumentech zabírá téměř dvě třetiny průměrného pracovního dne, což vyžaduje, aby firmy používaly systémy Enterprise Content Management (ECM) ke zpracování velkého objemu informací. Tyto nástroje umožňují organizacím koordinovat veškerou svou dokumentaci na jednom místě.

Mnoho firem by rádo využilo flexibilitu správy obsahu založeného na cloudu a v některých případech zvažují přechod z ECM na cloud. Schopnost cloudu zrychlit spolupráci, usnadnit vytváření inovativních aplikací a nabídnout trvalé nízkonákladové úložiště představuje budoucnost pro správu obsahu.

Vývoj ECM v průběhu věků 

ECM existují již čtvrt století a v průběhu let se neustále zlepšují, přičemž si zachovávají klíčové rysy základního modelu komplexní sady technologií založených na obchodních činnostech, které stojí za jejich popularitou. Firmy se občas cítily ochromeny množstvím technických prvků, zejména proto, že musely začlenit více než jeden ECM systém a někdy dokonce zvlášť do každého oddělení. Slučování všech těchto vrstev softwaru do jednoho monolitického systému se ukázalo jako velmi obtížné.

Správa obsahu se nachází v období přechodu ze služeb ECM na cloudové platformy. Jak ukazuje studie AIIM, stále více podniků si vybírá cloudové služby nebo hybridní možnosti, které jim pomohou zpracovat veškerou dokumentaci, která prochází jejich organizací, pomocí nákladově nejefektivnější a nejjednodušší metody. Hybridní modely však přinášejí rizika, jakými jsou například umístění úložiště informací, amortizace investic do hardwarových produktů a samotný přechod. Pokud je tento přechod proveden rychle, může mít za následek vysoké náklady a komplikace, zejména pokud ještě není infrastruktura připravena na transformaci.

Cloudová technologie je budoucnost

Všechny problémy s ECM donutily agenturu Gartner zvážit i možnost přechodu technologie do cloudu. Výzkumná společnost přišla s novým konceptem Content Services, který by byl flexibilní, dynamický a s podporou cloudu. Namísto zavedení krabicového systému by si firmy navrhovaly svůj vlastní systém na základě jejich požadavků. Je nutné přijmout fakt, že podnikatelské prostředí se mění a pro firmy je stále obtížnější zvládnout příliv dat z řady zařízení ve věku digitální transformace. Další výzkum podpořil názor společnosti Gartner, že se ECM skutečně do určité míry nahrazuje. Průzkum 231 podniků firmou AIIM na začátku tohoto roku ukázal velký zájem změnit systém správy obsahu. Pouze 15 % respondentů uvedlo, že má v úmyslu zůstat u tradičního řešení, zatímco třetina si vybrala cloudové řešení a dalších 51 % vyvinulo hybridní řešení kombinující správu obsahu on-site s cloudovými službami. Hybridní přístup je pochopitelný, když uvažujete, kolik peněz bylo za ta léta vynaloženo na původní řešení. Hybrid může být účinným dočasným řešením, zatímco do cloudu se přesouvá čím dál více obsahových služeb. Rostoucí zájem o správu obsahu založeného na cloudu vedlo výzkumnou organizaci „Markets and Markets“ k předpokladu, že velikost trhu na bázi cloudového Enterprise Content Management (ECM) by vzrostla z 9,77 miliard USD v roce 2017 na 34,42 miliard USD do roku 2022.

Cloudové služby se mohou pochlubit několika cennými výhodami

Hlavní ideou cloudových služeb bylo, narozdíl od implementace původních ECM, dát obsah online, kde k němu lze přistupovat snadněji než k papíru. Pracovníci, nacházející se mimo kancelář, dokonce i v jiných časových pásmech, jsou schopni snadno přistupovat k dokumentům v cloudu kdekoli na světě.

Využívání cloudových služeb také jistě osloví mileniály (generace lidí narozená po roce 2000), kteří od roku 2020 budou tvořit tři čtvrtiny pracovní síly a očekávají, že budou používat nejmodernější automatizované technologie. V cloudu jsou připravena další úložiště, kdykoli je společnost bude potřebovat.

Umožnění podnikům dosáhnout lepších výsledků 

Vytvořením správy obsahu v cloudu ulehčíte rozpočtu od velkých investic do hardwaru. Oddělení IT tím pádem nemusí investovat peníze do vstupních nákladů na ECM a ztrácet čas prováděním průběžné údržby. Výsledkem je, že se IT profesionálové mohou soustředit na inovativnější práci za účelem modernizace uživatelského prostředí, jako je vývoj vlastních uživatelských rozhraní a nových aplikací.

IT není jediným oddělením využívajícím cloudové úložiště. Cloud usnadňuje automatizaci technologií požadovaných pro správu smluv, korespondence, faktur atd. Správa obsahu v cloudu umožňuje shromažďovat vše od inventářů až po servisní smlouvy na jednom místě a sdílet je s autorizovanými zaměstnanci. Usnadňuje tak komunikaci mezi různými odděleními firmy, jako jsou personální oddělení, obchod, marketing, finance a další.

 Cloud je nejnovější inovací 

Již existuje několik inovativních příkladů cloudových služeb, které nadchly uživatele flexibilitou služeb. Namísto nákupu krabicového řešení, navrženého pouze pro správu obsahu, cloudové systémy umožňují spojit správu obsahu a obchodní procesy do jednoho celku. IBM uvedla, že mnoho organizací v cloudu kombinuje své dříve oddělené funkce pro obsah, zpracování a spolupráci. Některé firmy se také domnívají, že dalším krokem pro vývoj technologie cloudu bude využití robotiky a umělé inteligence pro získání užitečných obchodních poznatků z uloženého obsahu. Vývoj těchto nových nástrojů má potenciál udělat revoluci v oblasti správy obsahu v cloudu. Přínosy pro podniky, které přejdou do cloudu, budou exponenciální.