• Změnit jazyk
    Změnit zemi

    Jak můžeme zjednodušit zpracování faktur pomocí automatizace?

    Pokud jde o finance, podniky si nemohou dovolit riskovat. Řešením je automatická správa faktur.
    woman typing on computer

    Příchozí faktura má před sebou dalekou cestu. Tradiční zpracování faktur je pomalá, nákladná a chybami posetá procedura pro většinu podniků. Musí být zkontrolována, zaevidována, schválena kompetentním pracovníkem, zkonzultována a poté uložena. Tahle těžkopádná procedura má vysoké časové nároky na pracovní sílu a velkou pravděpodobnost vzniku chyby a prodlení. Pokud k tomu dojde a faktury se nezaplatí, jednak to poškozuje jméno firmy, a navíc to může vést ke zbytečným poplatkům z prodlení.

    Cloudově založená automatizace zpracování faktur je nyní k dispozici a může tyhle problémy vyřešit. Cloud může způsobit revoluci skoro v každém aspektu života podniku. Mění způsob interakce mezi kolegy a klienty, usnadňuje mezinárodní spolupráci a obchod. Gartner naznačuje, že kolem roku 2020 bude 36 % podniků používat cloud pro více než polovinu jejich evidenčních systémů, což ukazuje automatizaci účetních procesů jako vzrůstající trend.

    Automatizace zpracování příchozích faktur zajistí jejich včasnou úhradu

    man looking at document

    Automatizace zpracování příchozích faktur je klíčem k zajištění efektivního provozu podniku, včasného zaplacení faktur a jejich řádného uložení. Převedením administrativy do digitální formy pomocí automatizace vám pomůže vyřešit jeden z největších problémů v oblasti podnikání.

    Technologie, která vyžaduje čas, aby nabrala tempo

    Navzdory zrychlujícímu se přechodu na cloud některé firmy zaostávají. Je to hlavně vidět na procesu zpracování faktur, který se v posledních letech stal složitějším. Faktury lze nyní přijímat prostřednictvím mnoha různých platforem, včetně pošty, e-mailu, kurýra a faxu. Všechny musí být zadány do systému ručně, což vede k velkému počtu chyb, jako jsou duplikáty faktur, platba nesprávné částky a zadání nesprávných platebních údajů.

    Ruční zpracování faktur je pomalá metoda v rozporu s rychle se rozvíjejícím moderním světem. Začíná okamžikem, kdy firma obdrží fakturu. Někdo musí ověřit její obsah a poté nahrát podrobnosti do systémového softwaru. Ale to je teprve začátek, pak musí být poslána k několikastupňovému schválení. Zde existuje vysoký potenciál zpoždění či ztráty. Pokud mají manažeři plné rozvrhy, zpožďuje se schvalování faktury i o několik dní, protože ostatní úkoly mají přednost. Výsledkem by mohly být poplatky z prodlení a narušení vztahu s dodavatelem.

    Firma platí svým zaměstnancům za manuální kontrolu faktur, odesílání informací a jejich pozdější vyhledávání. Pokud se vyskytnou chyby, což je nevyhnutelné, je nákladné je napravit. Společnost Aberdeen vypočítala, že nejefektivnější firmy strávily průměrně 2,8 dne zpracováním faktur za cenu přibližně 2,18 USD, zatímco průměr v tomto odvětví byl 9,40 USD. A jaké je tajemství nejefektivnějších společností? Automatizace uvedeného procesu, nejlépe v cloudu.

    Cloud šetří čas a peníze

    Podniky fungující na cloudu ušetří spoustu času a peněz automatizací. Minimalizují se náklady a zaměstnanci již nemusí na server nahrávat podrobnosti ručně. Namísto hromadění faktur a chyb, jsou faktury placeny včas, což vytváří dobré obchodní vztahy.

    Cloud umožňuje nekonečné množství škálovatelnosti služeb při nízkých nákladech. Jediným nákladem tak zůstává měsíční předplatné cloudové služby. Škálovatelnost činí cloudovou fakturaci přitažlivou pro rychle se rozvíjející malé a střední podniky, ale některé z největších podniků zaostávají, obvykle proto, že mají oddělené účetní systémy pro každé oddělení. A to i přesto, že jejich matoucí procesy fakturace by centralizací v cloudu získaly jednoduchost a efektivitu.

    Firmy uvažující o přechodu na cloudové zpracování faktur by měly vědět, že to není tak složité, jak by se mohlo zdát. Výstup z cloudu lze generovat v jakémkoli formátu. Nezáleží na tom, zda se jedná o standardní soubory XML nebo CSV nebo o systém specifický pro zákazníka. Analytické kódování faktur může být provedeno přímo v cloudu.

    Okamžité benefity pro finanční manažery a celé podniky

    Jednou z hlavních výhod je rychlost implementace. Jakmile je systém zaveden, jsou stanoveny jednoznačné pracovní postupy pro zaměstnance a ušetřený čas mohou vynaložit k důležitějším úkolům. Je možné kdykoli zkontrolovat, kdo zpracovává fakturu a jak dlouho čeká na schválení. To znamená mnohem méně zdržení než u tradiční fakturace, která často vyžaduje hledání ztracených dokumentů nebo shánění zaneprázdněných vedoucích pracovníků. Každý dokument obsahuje kontrolní stopu, takže se nemůže ztratit a je jednodušší jej ukládat a získávat.

    Pro zákazníky je systém jednodušší. Potřebují pouze aplikaci, která se připojí k back office pomocí cloudového fakturačního řešení. Se správnými oprávněními mohou uživatelé okamžitě načítat faktury, takže zpracování faktur je otevřenější a viditelnější. Vše potřebné pro přidání uživatele je vytvoření nového e-mailu a uživatelského jména, což umožní okamžitý přístup do systému. Smazání uživatele je taktéž stejně rychlé.

    Prvním krokem při hledání vhodné cloudové služby je výběr několika potenciálních poskytovatelů a porovnání služeb. Dalším krokem je vybrat jeden a jít za tím. Většina organizací uvidí okamžité výhody ze zjednodušení jejich fakturace. Produktivita zaměstnanců vzroste, náklady klesnou a chyby fakturace zmizí.

    Cloud

    Cloud může podnikům pomoci dosáhnout všech nových úrovní efektivity napříč odděleními a průmyslovými odvětvími.

    • Budoucnost obsahového managementu

      Objevte, co nás čeká v oblasti správy obsahu v neustále se měnícím podnikání.

    • Proč je důležité jít bezpapírovou cestou?

      Jít bezpapírovou cestou může znamenat nalezení správné rovnováhy – zde najdete jak.

    Soubory cookie a Vaše soukromí

    Používáme esenciální soubory cookie, abychom usnadnili a zefektivnili interakce s naším webem, statistické soubory cookie, abychom lépe porozuměli tomu, jak se náš web používá, a marketingové soubory cookie, které vám přizpůsobují reklamu. Předvolby cookie můžete vybrat pomocí níže uvedeného tlačítka „Předvolby“ nebo vybrat „Souhlasím“ a pokračovat se všemi soubory cookie.

    Předvolby souborů cookie

    Používáme cookies, abychom se ujistili, že naše webové stránky fungují správně, nebo příležitostně poskytujeme službu na Vaši žádost (například správu Vašich preferencí cookies). Tyto cookies jsou vždy aktivní, pokud nenastavíte v prohlížeči, aby je blokoval. To může bránit některým částem webu, aby pracovali správně.

    Tyto soubory cookie nám umožňují měřit a zlepšovat výkon našich webových stránek.

    Tyto cookies se ukládají pouze v případě, že s tím souhlasíte. Pomocí marketingových cookies sledujeme, jak kliknete a navštívíte naše webové stránky, abychom Vám ukázali obsah na základě Vašich zájmů a taky personalizovanou reklamu. V současné době tyto cookies nepřijímáte. Pokud je chcete přijímat, zaškrtněte toto políčko.