Jak můžeme zjednodušit zpracování faktur pomocí automatizace?

Příchozí faktura má před sebou dalekou cestu. Tradiční zpracování faktur je pomalá, nákladná a chybami posetá procedura pro většinu podniků. Musí být zkontrolována, zaevidována, schválena kompetentním pracovníkem, zkonzultována a poté uložena. Tahle těžkopádná procedura má vysoké časové nároky na pracovní sílu a velkou pravděpodobnost vzniku chyby a prodlení. Pokud k tomu dojde a faktury se nezaplatí, jednak to poškozuje jméno firmy, a navíc to může vést ke zbytečným poplatkům z prodlení.

Cloudově založená automatizace zpracování faktur je nyní k dispozici a může tyhle problémy vyřešit. Cloud může způsobit revoluci skoro v každém aspektu života podniku. Mění způsob interakce mezi kolegy a klienty, usnadňuje mezinárodní spolupráci a obchod. Gartner naznačuje, že kolem roku 2020 bude 36 % podniků používat cloud pro více než polovinu jejich evidenčních systémů, což ukazuje automatizaci účetních procesů jako vzrůstající trend.

Automatizace zpracování příchozích faktur je klíčem k zajištění efektivního provozu podniku, včasného zaplacení faktur a jejich řádného uložení. Převedením administrativy do digitální formy pomocí automatizace vám pomůže vyřešit jeden z největších problémů v oblasti podnikání.

Technologie, která vyžaduje čas, aby nabrala tempo

Navzdory zrychlujícímu se přechodu na cloud některé firmy zaostávají. Je to hlavně vidět na procesu zpracování faktur, který se v posledních letech stal složitějším. Faktury lze nyní přijímat prostřednictvím mnoha různých platforem, včetně pošty, e-mailu, kurýra a faxu. Všechny musí být zadány do systému ručně, což vede k velkému počtu chyb, jako jsou duplikáty faktur, platba nesprávné částky a zadání nesprávných platebních údajů.

Ruční zpracování faktur je pomalá metoda v rozporu s rychle se rozvíjejícím moderním světem. Začíná okamžikem, kdy firma obdrží fakturu. Někdo musí ověřit její obsah a poté nahrát podrobnosti do systémového softwaru. Ale to je teprve začátek, pak musí být poslána k několikastupňovému schválení. Zde existuje vysoký potenciál zpoždění či ztráty. Pokud mají manažeři plné rozvrhy, zpožďuje se schvalování faktury i o několik dní, protože ostatní úkoly mají přednost. Výsledkem by mohly být poplatky z prodlení a narušení vztahu s dodavatelem.

Firma platí svým zaměstnancům za manuální kontrolu faktur, odesílání informací a jejich pozdější vyhledávání. Pokud se vyskytnou chyby, což je nevyhnutelné, je nákladné je napravit. Společnost Aberdeen vypočítala, že nejefektivnější firmy strávily průměrně 2,8 dne zpracováním faktur za cenu přibližně 2,18 USD, zatímco průměr v tomto odvětví byl 9,40 USD. A jaké je tajemství nejefektivnějších společností? Automatizace uvedeného procesu, nejlépe v cloudu.

Cloud šetří čas a peníze

Podniky fungující na cloudu ušetří spoustu času a peněz automatizací. Minimalizují se náklady a zaměstnanci již nemusí na server nahrávat podrobnosti ručně. Namísto hromadění faktur a chyb, jsou faktury placeny včas, což vytváří dobré obchodní vztahy.

Cloud umožňuje nekonečné množství škálovatelnosti služeb při nízkých nákladech. Jediným nákladem tak zůstává měsíční předplatné cloudové služby. Škálovatelnost činí cloudovou fakturaci přitažlivou pro rychle se rozvíjející malé a střední podniky, ale některé z největších podniků zaostávají, obvykle proto, že mají oddělené účetní systémy pro každé oddělení. A to i přesto, že jejich matoucí procesy fakturace by centralizací v cloudu získaly jednoduchost a efektivitu.

Firmy uvažující o přechodu na cloudové zpracování faktur by měly vědět, že to není tak složité, jak by se mohlo zdát. Výstup z cloudu lze generovat v jakémkoli formátu. Nezáleží na tom, zda se jedná o standardní soubory XML nebo CSV nebo o systém specifický pro zákazníka. Analytické kódování faktur může být provedeno přímo v cloudu.

Okamžité benefity pro finanční manažery a celé podniky

Jednou z hlavních výhod je rychlost implementace. Jakmile je systém zaveden, jsou stanoveny jednoznačné pracovní postupy pro zaměstnance a ušetřený čas mohou vynaložit k důležitějším úkolům. Je možné kdykoli zkontrolovat, kdo zpracovává fakturu a jak dlouho čeká na schválení. To znamená mnohem méně zdržení než u tradiční fakturace, která často vyžaduje hledání ztracených dokumentů nebo shánění zaneprázdněných vedoucích pracovníků. Každý dokument obsahuje kontrolní stopu, takže se nemůže ztratit a je jednodušší jej ukládat a získávat.

Pro zákazníky je systém jednodušší. Potřebují pouze aplikaci, která se připojí k back office pomocí cloudového fakturačního řešení. Se správnými oprávněními mohou uživatelé okamžitě načítat faktury, takže zpracování faktur je otevřenější a viditelnější. Vše potřebné pro přidání uživatele je vytvoření nového e-mailu a uživatelského jména, což umožní okamžitý přístup do systému. Smazání uživatele je taktéž stejně rychlé.

Prvním krokem při hledání vhodné cloudové služby je výběr několika potenciálních poskytovatelů a porovnání služeb. Dalším krokem je vybrat jeden a jít za tím. Většina organizací uvidí okamžité výhody ze zjednodušení jejich fakturace. Produktivita zaměstnanců vzroste, náklady klesnou a chyby fakturace zmizí.