Tisk má svou roli i v bezpapírové kanceláři

Mnoho firem má obavy z přechodu na bezpapírovou kancelář. Jsou pod tlakem, aby se zbavily veškerého papírování. Neměly by se však cítit zastrašeny. Papír stále hraje důležitou roli, a to i v bezpapírové kanceláři. Firmy se mohou vydat na dlouhou cestu digitalizace bez toho, aniž by musely úplně opustit tisk. I bez úplného odstranění papíru mohou ušetřit prostředky, urychlit procesy a usnadnit zálohování dat.

Vhodnějším cílem pro většinu firem je zaměřit se spíše na omezení používání papíru. Existuje pro to několik dobrých obchodních důvodů. Americká agentura pro životní prostředí uvádí, že digitalizace ušetří ročně 80 USD na zaměstnance za papír, inkoust, toner, úložný prostor a poštovní náklady. Podniky ušetří náklady za skartování citlivých informací a mohou se obejít bez celých místností a úložných jednotek. Společnost Gartner odhadla, že náklady na archivaci, skladování a vyhledávání papírových dokumentů byly v amerických firmách mezi 25 a 35 miliardami USD. Digitální uložiště jsou dostupná za mnohem nižší cenu. Existují také důkazy, že zákazníci rychleji reagují na digitální dotazníky a faktury na rozdíl od těch papírových.

Technologie se vyvíjí a přináší nové způsoby optimalizace, zejména díky bezpapírovým firmám, ale to nemusí znamenat konec tisku a použití papírových dokumentů v kancelářích. Rozhodování o tom, které dokumenty je třeba ještě tisknout, je klíčovou součástí transformace firmy na bezpapírovou.

Výhody cloudu

Menší firmy mohou ukládat všechny své dokumenty na své vlastní servery, ale velké organizace budou potřebovat cloud, což je pro bezpapírové kanceláře ideální řešení. Cloudový systém správy dokumentů (DMS) umožňuje digitální označování dokumentů, což znamená, že je lze vyhledat kdekoli bez nutnosti kopírování. Stačí pouze jeden hlavní dokument. Díky DMS je také nemožné dokumenty ztratit nebo poškodit, což je běžný případ při manipulaci s papíry. Díky cloudu je každá změna okamžitě uložena a je snadné vytvořit více verzí dokumentů. Nehrozí nebezpečí, že budou zničeny při požáru nebo povodni. Bezpečnost dat může samozřejmě představovat problém a podniky musí provádět přísné kontroly přístupu k citlivým informacím.

Bezpapírová kancelář je vhodná pro flexibilní a moderní práci. Firmy dnes rády stěhují kanceláře, když se objeví lepší možnost, takže je snazší přenášet data digitálně než s sebou vláčet hromady papíru. Digitální úložiště zrychluje vyhledávání dokumentů a usnadňuje jejich zálohování. Většina zaměstnanců stráví alespoň jeden den v týdnu prací na dálku, takže jim přístup k dokumentům v cloudu nebo na firemním serveru usnadňuje život. Pro mezinárodní týmy v různých časových pásmech by spolupráce byla prakticky nemožná, pokud by se spoléhaly na papírovou dokumentaci. Je pravda, že přechod k bezpapírové kanceláři znamená více nákladů na elektroniku, ale četné akademické studie ukazují rychlou návratnost investic.

Papír má stále své kouzlo

Navzdory argumentům ve prospěch digitalizace má tisk stále svou roli. Studie skupiny Toluna zjistila, že 84 % lidí si zapamatuje informace lépe po jejich přečtení na papíře, 83 % má papír radši než čtení na obrazovce. Prodej e-knih v posledních dvou letech prudce poklesl v USA i ve Velké Británii, protože čtenáři znovu objevují kouzlo papírových knih a označují je jako „nový vinyl“. Někdy může být e-kniha vnímána jako chladnější a neosobnější, postrádající hmatové vlastnosti papíru. Argument, že příliš mnoho tisku poškozuje životní prostředí také není jednoznačný. Ukázalo se, že papír je nejjednodušší materiál k recyklaci. Americká asociace pro lesy a papír (AFPA) uvádí, že v roce 2015 bylo recyklováno 51 milionů tun papírového šrotu. AFPA uvádí, že v roce 2016 dosáhla míra recyklování papíru v USA rekordních 67,2 %. Američané recyklují v průměru více než 150 kilogramů papíru ročně a vysazuje se více stromů, než které se vykácí pro výrobu papíru. Naopak pouze 20 % elektronických zařízení se recykluje.

Odpovědí je flexibilní přístup

Firmy budou muset vyvinout svá vlastní pravidla týkající se používání papíru, ale měli bychom umožnit pracovníkům tisknout dokumenty, které vyžadují zdlouhavé zkoumání a analýzu. Příkladem je právník podílející se na komplexním soudním řízení. Pokud musí číst spoustu složitých informací, je to mnohem jednodušší na papíře než v digitálním formátu. Nebo pokud si právník přeje citovat citlivé právní dokumenty ručně a pak poznámky zničit, papír funguje nejlépe. Úřední dokumentace, jako například faktury, by naopak neměly být v papírové podobě. V některých případech budou firmy potřebovat kombinaci papírového a digitálního řešení. Nebezpečí, že hackeři proniknou do digitálních systémů a ukradnou data znamená, že citlivé informace by měly být nejlépe uloženy na papíře v zabezpečeném trezoru. Pokud by například společnost chtěla uchovat nové složení pro neprůstřelnou vestu jako přísně střežené tajemství, mohla by si například ponechat elektronický záznam, který odkazuje na papírový záznam nejcitlivějších detailů. Používání „staromódního“ papíru je může zachránit před odcizením cenných informací.

Papír určitě nezmizí úplně z kanceláří, což ale není důvodem k výčitkám. Firmy mohou podniknout velké kroky ke snížení spotřeby papíru, ale přesto zůstávají případy, kde je papír lepší volbou.