V době digitální transformace potřebují společnosti po celém světě způsoby, jak zvýšit produktivitu a udržet si konkurenceschopnost. Mnoho z nich přechází na bezpapírový systém, aby urychlily obchodní procesy a optimalizovaly své výdaje.
Vzhledem k potenciálním úsporám se společnosti ve všech odvětvích snaží přesvědčit své zákazníky, aby také přešli na bezpapírovou komunikaci. Profesní skupina EY provedla průzkum, podle kterého by společnosti poskytující finanční služby mohly ušetřit 1,5 miliardy eur ročně, pokud by ony samy a alespoň 80 % jejich zákazníků přešlo na bezpapírový způsob zpracování.
Stále však existuje velká část populace, která chce i nadále používat papír. Vytvoření a distribuce tištěných dokumentů je obvykle dražší než digitálních a trvá déle, než se dostanou k adresátovi, pokud se k němu vůbec dostanou. Proč tedy lidé stále chtějí dostávat své bankovní výpisy, účty za služby a smlouvy v papírové podobě?
Platební doklady za komunální služby
Výzkum organizace Consumer Action odhalil, že 63 % lidí dává přednost tomu, aby dostávali účty za komunální služby v papírové podobě. Mezi nejčastější výmluvy dotázaných patří snadné čtení a menší riziko, že účet zapomenou zaplatit. Digitální faktury jsou často zasílány e-mailem jako přílohy ve formátu PDF, které lze snadno přehlédnout, pokud máte plnou schránku, nebo mohou být omylem vyřazeny jako spam. Možnost nastavení automatických plateb může problém ještě zhoršit - pokud účty pravidelně nekontrolujete, může dojít ke změně fakturované částky a následně ke vzniku dluhu.
Pokud se však postupuje správně, je používání elektronických dokladů efektivnější a spolehlivější. Pro začátek, poslat cokoli e-mailem je rychlejší než poštou. Doručení zásilky první třídou může trvat několik dní, zatímco e-maily jsou přijímány okamžitě a nehrozí, že by se faktura po cestě ztratila. Rychlejší vyúčtování znamená rychlejší platbu, a pokud se objeví nějaké nesrovnalosti, můžete společnosti okamžitě zavolat nebo poslat e-mail.
Bankovní výpisy
Banky také tlačí zákazníky k digitalizaci. Než aby však přikládaly výpisy ve formátu PDF, raději vám zašlou e-mailové oznámení, že váš výpis je k dispozici k nahlédnutí online. Nejenže tyto e-maily snadno přehlédnete v přeplněných schránkách, ale také komplikují proces a zvyšují administrativní zátěž majitelů účtů. Chcete-li si prohlédnout svůj poslední výpis, musíte procházet složité webové stránky. Navíc správa více hesel může být pro zákazníky obtížná, protože mohou používat stejné heslo pro všechno, čímž neúmyslně ohrožují své účty.
Přechod na digitální bankovnictví však přináší jednu velkou výhodu: lepší zabezpečení. Papírové výpisy je třeba tisknout a banky, které nemají k dispozici velkoobjemová zařízení, jsou nuceny tento úkol zadávat externím dodavatelům. V důsledku toho mohou informace o vašem účtu projít rukama neznámé třetí strany i poštovní služby, než se k vám dostanou. Zachycená pošta je jedním z nejčastějších způsobů, jakým došlo ke krádeži identity nebo podvodu. Naproti tomu elektronické výpisy nemohou být cestou odcizeny.
Smlouvy
Také smlouvy se do digitální podoby dostávají pomalu. Částečně je to způsobeno autoritou, které se papír stále těší, protože fyzické podpisy na papíře jsou považovány za důvěryhodnější, zatímco na digitální podpisy se pohlíží s podezřením. Podle průzkumu společnosti YouGov 8 z 10 britských podniků stále tiskne dokumenty jen proto, aby získalo ruční podpis, a to zejména ve veřejném sektoru (83 %) a ve finančních službách (82 %). Zákazníci často dávají přednost papírovým smlouvám, protože je pro ně uklidňující mít k dispozici jejich fyzickou kopii.
Cloud by však byl bezpečnější. Pokud jsou vaše smlouvy uloženy online a dojde k selhání počítače, tyto dokumenty zůstanou nedotčeny. Navíc k nim máte přístup odkudkoli pomocí jakéhokoli připojeného zařízení, například chytrého telefonu, tabletu nebo dalšího počítače. Cloud je také bezpečnější než spisová složka a umožňuje vám kontrolovat, kdo má přístup k prohlížení, úpravám nebo kopírování vašich digitálních dokumentů.
Bude odmítání přetrvávat?
Ačkoli je odpor k bezpapírovému zpracování rozšířenější, než byste si možná představovali, jeho příčiny jsou snadno vysvětlitelné. Stručně řečeno, papír se stále těší určité autoritě. Vzhledem k tomu, že list papíru můžete držet v ruce, je vnímán jako důvěryhodnější a odolnější z hlediska budoucnosti než digitální varianty. Důvěra je důležitým faktorem pro bankovní a komunální společnosti, protože pracují s důvěrnými údaji.
Převod papírových dokumentů do digitální podoby však umožňuje vytvořit několik kopií téhož dokumentu pro bezpečné uložení. Pokud nahrajete kopii do cloudu, bude tam vždy k dispozici z jakéhokoli autorizovaného zařízení na jakémkoli místě. Digitální dokumenty dodávají obchodním procesům prvek rychlosti, který papíru chybí, a tato technologie je nyní dostatečně spolehlivá na to, aby papír vytlačila. Všechny bankovní výpisy, smlouvy a účty můžete bezpečně ukládat do cloudu jako soubory s možností vyhledávání, abyste je mohli v případě potřeby rychle vyhledat.
