Změnit jazyk

Změnit zemi

Tři dokumenty vzdorující bezpapírové revoluci

Proč někteří lidé stále dávají přednost papíru?
man working with a laptop

V době digitální transformace potřebují společnosti po celém světě způsoby, jak zvýšit produktivitu a udržet si konkurenceschopnost. Mnoho z nich přechází na bezpapírový systém, aby urychlily obchodní procesy a optimalizovaly své výdaje.

Vzhledem k potenciálním úsporám se společnosti ve všech odvětvích snaží přesvědčit své zákazníky, aby také přešli na bezpapírovou komunikaci. Profesní skupina EY provedla průzkum, podle kterého by společnosti poskytující finanční služby mohly ušetřit 1,5 miliardy eur ročně, pokud by ony samy a alespoň 80 % jejich zákazníků přešlo na bezpapírový způsob zpracování.

Stále však existuje velká část populace, která chce i nadále používat papír. Vytvoření a distribuce tištěných dokumentů je obvykle dražší než digitálních a trvá déle, než se dostanou k adresátovi, pokud se k němu vůbec dostanou. Proč tedy lidé stále chtějí dostávat své bankovní výpisy, účty za služby a smlouvy v papírové podobě?

Platební doklady za komunální služby

Výzkum organizace Consumer Action odhalil, že 63 % lidí dává přednost tomu, aby dostávali účty za komunální služby v papírové podobě. Mezi nejčastější výmluvy dotázaných patří snadné čtení a menší riziko, že účet zapomenou zaplatit. Digitální faktury jsou často zasílány e-mailem jako přílohy ve formátu PDF, které lze snadno přehlédnout, pokud máte plnou schránku, nebo mohou být omylem vyřazeny jako spam. Možnost nastavení automatických plateb může problém ještě zhoršit - pokud účty pravidelně nekontrolujete, může dojít ke změně fakturované částky a následně ke vzniku dluhu.

Pokud se však postupuje správně, je používání elektronických dokladů efektivnější a spolehlivější. Pro začátek, poslat cokoli e-mailem je rychlejší než poštou. Doručení zásilky první třídou může trvat několik dní, zatímco e-maily jsou přijímány okamžitě a nehrozí, že by se faktura po cestě ztratila. Rychlejší vyúčtování znamená rychlejší platbu, a pokud se objeví nějaké nesrovnalosti, můžete společnosti okamžitě zavolat nebo poslat e-mail.

Bankovní výpisy

Banky také tlačí zákazníky k digitalizaci. Než aby však přikládaly výpisy ve formátu PDF, raději vám zašlou e-mailové oznámení, že váš výpis je k dispozici k nahlédnutí online. Nejenže tyto e-maily snadno přehlédnete v přeplněných schránkách, ale také komplikují proces a zvyšují administrativní zátěž majitelů účtů. Chcete-li si prohlédnout svůj poslední výpis, musíte procházet složité webové stránky. Navíc správa více hesel může být pro zákazníky obtížná, protože mohou používat stejné heslo pro všechno, čímž neúmyslně ohrožují své účty.

Přechod na digitální bankovnictví však přináší jednu velkou výhodu: lepší zabezpečení. Papírové výpisy je třeba tisknout a banky, které nemají k dispozici velkoobjemová zařízení, jsou nuceny tento úkol zadávat externím dodavatelům. V důsledku toho mohou informace o vašem účtu projít rukama neznámé třetí strany i poštovní služby, než se k vám dostanou. Zachycená pošta je jedním z nejčastějších způsobů, jakým došlo ke krádeži identity nebo podvodu. Naproti tomu elektronické výpisy nemohou být cestou odcizeny.

Smlouvy

Také smlouvy se do digitální podoby dostávají pomalu. Částečně je to způsobeno autoritou, které se papír stále těší, protože fyzické podpisy na papíře jsou považovány za důvěryhodnější, zatímco na digitální podpisy se pohlíží s podezřením. Podle průzkumu společnosti YouGov 8 z 10 britských podniků stále tiskne dokumenty jen proto, aby získalo ruční podpis, a to zejména ve veřejném sektoru (83 %) a ve finančních službách (82 %). Zákazníci často dávají přednost papírovým smlouvám, protože je pro ně uklidňující mít k dispozici jejich fyzickou kopii.

Cloud by však byl bezpečnější. Pokud jsou vaše smlouvy uloženy online a dojde k selhání počítače, tyto dokumenty zůstanou nedotčeny. Navíc k nim máte přístup odkudkoli pomocí jakéhokoli připojeného zařízení, například chytrého telefonu, tabletu nebo dalšího počítače. Cloud je také bezpečnější než spisová složka a umožňuje vám kontrolovat, kdo má přístup k prohlížení, úpravám nebo kopírování vašich digitálních dokumentů.

Bude odmítání přetrvávat?

Ačkoli je odpor k bezpapírovému zpracování rozšířenější, než byste si možná představovali, jeho příčiny jsou snadno vysvětlitelné. Stručně řečeno, papír se stále těší určité autoritě. Vzhledem k tomu, že list papíru můžete držet v ruce, je vnímán jako důvěryhodnější a odolnější z hlediska budoucnosti než digitální varianty. Důvěra je důležitým faktorem pro bankovní a komunální společnosti, protože pracují s důvěrnými údaji.

Převod papírových dokumentů do digitální podoby však umožňuje vytvořit několik kopií téhož dokumentu pro bezpečné uložení. Pokud nahrajete kopii do cloudu, bude tam vždy k dispozici z jakéhokoli autorizovaného zařízení na jakémkoli místě. Digitální dokumenty dodávají obchodním procesům prvek rychlosti, který papíru chybí, a tato technologie je nyní dostatečně spolehlivá na to, aby papír vytlačila. Všechny bankovní výpisy, smlouvy a účty můžete bezpečně ukládat do cloudu jako soubory s možností vyhledávání, abyste je mohli v případě potřeby rychle vyhledat. 

people looking at some papers

Automatizace ve finančním sektoru

Finanční organizace si velmi dobře uvědomují důležitost mobility, bezpečnosti a dostupnosti.

Soubory cookie a Vaše soukromí

K zajištění správného fungování našich webových stránek používáme nezbytné soubory cookie. Statistické soubory cookie nám pomáhají lépe porozumět tomu, jak jsou naše webové stránky používány, a marketingové soubory cookie nám umožňují lépe přizpůsobit obsah návštěvníkům našich webových stránek. Své preference souborů cookie můžete zvolit pomocí tlačítka „Preference“ níže, nebo zvolte možnost „Přijmout všechny soubory cookie“ pro pokračování se všemi soubory cookie. Výběrem možnosti „Přijmout všechny soubory cookie“ souhlasíte s ukládáním těchto souborů cookie do vašeho zařízení. Tyto soubory cookie můžete odmítnout výběrem možnosti „Přijmout pouze nezbytné soubory cookie“; v takovém případě nám dovolíte ukládat do vašeho zařízení pouze ty soubory cookie, které jsou nezbytné pro správné zobrazení našich webových stránek.

Předvolby souborů cookie

Pole je povinné

Používáme cookies, abychom se ujistili, že naše webové stránky fungují správně, nebo příležitostně poskytujeme službu na Vaši žádost (například správu Vašich preferencí cookies). Tyto cookies jsou vždy aktivní, pokud nenastavíte v prohlížeči, aby je blokoval. To může bránit některým částem webu, aby pracovali správně.

Pole je povinné

Tyto soubory cookie nám umožňují měřit a zlepšovat výkon našich webových stránek.

Pole je povinné

Tyto cookies se ukládají pouze v případě, že s tím souhlasíte. Pomocí marketingových cookies sledujeme, jak kliknete a navštívíte naše webové stránky, abychom Vám ukázali obsah na základě Vašich zájmů a taky personalizovanou reklamu. V současné době tyto cookies nepřijímáte. Pokud je chcete přijímat, zaškrtněte toto políčko.