Tři hlavní výzvy pro podniky v digitálním věku

Moderní podnikatelské prostředí podporuje exponenciální růst firem, ale i na místní úrovni se objevují překážky. Každodenní problémy se mohou brzy stát překážkou dalšího rozvoje, pokud nejsou účinně řešeny.

Naštěstí pro ně je tu technologie, která jim pomůže. Řešení, jako jsou obsahové služby, umožňují firmám odstranit problémy, které se mohou ukázat jako obtížně překonatelné na každodenní bázi. Content Services zejména zmírňují tlak na papírovou dokumentaci, která představuje tři ze šesti hlavních identifikovaných problémů organizace.

Tisíce společností z celé Evropy se zúčastnily studie, která tvoří výhled společnosti Kyocera Document Solutions Europe na digitalizaci podnikání v Evropě v roce 2019, a poskytly tak přehled o tom, jak jim strategie digitální transformace mohou pomoci překonat obtíže. Toto jsou klíčové poznatky...

1. Potíže s ukládáním dokumentů

Informace jsou pro firmy neocenitelné. Některé typy dat je třeba uchovávat, aby bylo možné se poučit z výkonnosti a zlepšovat se, zatímco jiné druhy informací je třeba chránit a uchovávat kvůli zákonným povinnostem, jako je obecné nařízení Evropské unie o ochraně osobních údajů.

To s sebou nese značné náklady. Firmy musí počítat nejen s náklady na kartotéky, v nichž se ukládají dokumenty, nebo na online úložný prostor v cloudu či na serveru, ale také s náklady na další prostor, který zabírají v kancelářích. To představuje problém pro 28 % společností, které přiznávají, že jim chybí fyzický prostor, který potřebují k uložení veškeré dokumentace.

To je samo o sobě velkým problémem, ale vede to také k řetězovým efektům. Ve studii společnosti Kyocera 17 % organizací přiznalo, že mají jen velmi malou nebo žádnou mobilitu dokumentů, což představuje velkou překážku pro efektivitu, pokud a když zaměstnanci musí opustit kancelář. Vzhledem k tomu, že se tato situace stává stále běžnější díky mezinárodnímu pracovnímu prostředí a nárůstu přístupů, jako je práce z domova a přenášení vlastních zařízení (BYOD), je potřeba mobilní efektivity důležitější než kdy jindy.

2. Vyhledání požadovaných dat

Studie navíc odhalila, že 16 % podniků přiznalo, že se ocitlo v nepříjemné situaci, kdy se jim nedařilo najít správné informace. To vede ke značnému plýtvání časem zaměstnanců, kteří místo toho, aby pracovali na náročných úkolech a plně využívali své schopnosti, ručně prohledávají soubory a složky, ať už digitální nebo papírové.

V mnoha případech nalezením potřebných dat dilema nekončí, neboť 28 % podniků se dostalo do situace, kdy dvojím kliknutím na soubor ukončilo vyhledávání, aby zjistilo, že se jedná o nekompatibilní formát a k datům se nedostane. To znamená velké náklady pro podniky, jejichž zaměstnanci ztrácejí čas zdlouhavým prohledáváním souborů a složek, a to jak digitálních, tak papírových, místo aby využili svých schopností a pomohli firmě k pokroku.

Pro organizace, které chtějí snížit své náklady a zvýšit efektivitu, je to rychlý způsob, jak zvýšit produktivitu. Po implementaci řešení, jako jsou Content Services, lze tento promarněný čas z procesů snadno odstranit a výrazně zefektivnit pracovní postupy.

3. Získejte si své zaměstnance

Lidé se bojí změn. Zavádění nových technologií na pracovišti často stačí k tomu, aby si pracovníci kousali nehty strachem z neznámého. Podle studie se totiž celých 28 % podniků domnívá, že odpor uživatelů je hlavní překážkou při zavádění nových inovativních technologií.

Částečně je však tento problém způsoben také formou, jakou se nové technologie zavádějí. Strach z neznámého znamená, že špatná komunikační strategie může způsobit problémy s neochotou odborníků přizpůsobit své pracovní postupy.
"Pro společnosti je klíčové, aby prošly řádným procesem řízení změn, který zdůrazní, proč se systém vyplatí a jak pomůže při dosahování strategických cílů a umožní společnosti prosperovat," vysvětluje Michael Powell, odborník na softwarové produkty a řešení Kyocera Document Solutions Europe.

Pokud se tento postup dobře realizuje, mohou společnosti dosáhnout toho, že jejich zaměstnanci nové produkty přijmou a budou je chtít co nejvíce využívat k zefektivnění svých pracovních postupů. 

Mnohé z těchto problémů lze snadno překonat osvojením správné technologie. Není to však tak jednoduché, jako pořízení hardwaru nebo softwaru. Místo toho musí firmy naplánovat kompletní strategii digitální transformace, aby mohly přechod k digitalizaci a automatizaci provést efektivně. Při sledování jasné cesty k efektivitě mohou firmy výrazně získat a snadno překonat své největší obavy.