KYOCERA Document Solutions
Efektivita je klíčovým faktorem úspěchu v moderní kanceláři. Mnohé firmy však trpí neefektivitou, která zůstává nepovšimnuta, dokud nezačne ovlivňovat produktivitu a náklady. Mezi největší problémy patří správa dokumentů a tisk. Od zastaralých zařízení po neorganizované pracovní postupy – tyto nedostatky způsobují ztrátu času, plýtvání zdroji a zbytečnou frustraci. Řešení těchto problémů pomocí správných nástrojů může výrazně zlepšit provozní efektivitu.
Níže se podíváme na 4 překážky provozní efektivity v moderní kanceláři a na to, jak řešení společnosti Kyocera pomáhají firmám tyto překážky překonat.
Neefektivní organizace dokumentů
Zaměstnanci tráví značnou část svého pracovního dne hledáním souborů. Podle studie Nakash a Bouhnik z roku 2024 více než 22 % respondentů strávilo každý týden více než polovinu pracovního dne hledáním dokumentů. Tato ztráta času se sčítá, což vede ke snížení produktivity a zvýšení provozních nákladů.
Neorganizovaný systém správy dokumentů vytváří překážky, zpomaluje spolupráci a zvyšuje riziko ztráty nebo nesprávného zařazení informací. Papírové pracovní postupy tyto problémy ještě zhoršují, protože ztěžují sledování verzí dokumentů a zajištění bezpečnosti dat.
Řešení: Kyocera Cloud Information Manager (KCIM) poskytuje centralizovanou digitální platformu pro ukládání a vyhledávání dokumentů. Díky organizaci dokumentů ve strukturovaném formátu s možností vyhledávání zajišťuje KCIM, že zaměstnanci mají rychlý přístup k potřebným informacím. Funkce kontroly verzí zabraňuje vytváření duplicitních souborů, zatímco robustní bezpečnostní opatření chrání citlivá data. S KCIM mohou firmy eliminovat ztrátu času a zlepšit efektivitu pracovních postupů.
Zastaralá tisková zařízení
Mnoho firem se spoléhá na zastaralé tiskárny, které jsou pomalé, neefektivní a náchylné k poruchám. Tyto zastaralá zařízení zvyšují prostoje, narušují pracovní postupy a vedou k vysokým nákladům na údržbu. Starší tiskárny navíc často spotřebovávají více energie, což přispívá k zbytečným výdajům a větší uhlíkové stopě.
Kromě finančních nákladů představují zastaralé tiskárny také bezpečnostní riziko. Bez moderních bezpečnostních funkcí se mohou snadno stát terčem kybernetických útoků, které vystavují firmy riziku narušení bezpečnosti dat a porušení předpisů.
Řešení: Tiskárny ECOSYS společnosti Kyocera jsou navrženy s ohledem na efektivitu, udržitelnost a bezpečnost. Tyto tiskárny jsou vyrobeny z komponentů s dlouhou životností, snižují nároky na údržbu a poskytují spolehlivý výkon. Energeticky úsporná konstrukce pomáhá snižovat spotřebu elektrické energie, zatímco pokročilé bezpečnostní funkce chrání před neoprávněným přístupem. Přechodem na tiskárny ECOSYS mohou firmy zvýšit produktivitu a zároveň snížit náklady a dopad na životní prostředí.
Firmy mohou eliminovat ztrátu času a zlepšit efektivitu pracovních postupů.
Chybějící možnosti mobilního tisku
Vzhledem k tomu, že hybridní a vzdálené modely práce se stávají normou, zaměstnanci potřebují možnost tisknout, skenovat a spravovat dokumenty odkudkoli. Mnoho organizací však stále spoléhá na rigidní, zastaralé systémy, které vyžadují, aby zaměstnanci byli fyzicky přítomni v kanceláři, aby měli přístup k tiskovým funkcím. Toto omezení zpomaluje pracovní postupy a snižuje provozní flexibilitu.
Řešení: Kyocera Print and Scan umožňuje zaměstnancům bezpečně tisknout a skenovat ze svých mobilních zařízení, ať už jsou v kanceláři nebo pracují na dálku. Toto cloudové řešení zajišťuje, že pracovníci mohou odesílat dokumenty do tiskových front z jakéhokoli místa a zároveň mají plnou kontrolu nad svými tiskovými úlohami. Funkce zabezpečeného ověřování zabraňují neoprávněnému přístupu a zajišťují ochranu důvěrných dokumentů.
Neefektivní pracovní postupy při práci s dokumenty
Mnoho organizací stále spoléhá na ruční zpracování dokumentů, které je časově náročné, náchylné k chybám a obtížně škálovatelné. Opakující se úkoly, jako je zpracování faktur, schvalovací řetězce a správa smluv, mohou způsobit zbytečná zpoždění a zvýšit administrativní zátěž. S růstem firmy se tyto nedostatky stávají ještě zřetelnějšími, což vede k nedodržování termínů a snížení schopnosti reagovat na změny.
Tento pokles kvality služeb je velmi významný v odvětvích zaměřených na zákazníky, jako je zdravotnictví a finance, kde si zákazníci mohou vybrat jiného poskytovatele.
Řešení: Kyocera Cloud Information Manager (KCIM) zjednodušuje tok dokumentů a snižuje potřebu ručního zásahu. Předdefinované směrování zajišťuje, že se dokumenty dostanou ke správným osobám ve správný čas, čímž se eliminují úzká místa. Integrace se stávajícími firemními aplikacemi dále zefektivňuje procesy, takže se zaměstnanci mohou soustředit na úkoly s vyšší přidanou hodnotou namísto administrativní práce. Díky digitalizaci a zefektivnění toku úkolů mohou firmy výrazně zvýšit svou efektivitu a přesnost.
Překážky provozní efektivity v moderní kanceláři
Organizace, které řeší neefektivitu tisku a správy dokumentů, získávají konkurenční výhodu. Snižují ztrátu času, náklady a vytvářejí prostředí, ve kterém se zaměstnanci mohou soustředit na smysluplnou práci, místo aby se zabývali zastaralými systémy. Investicí do správných řešení mohou firmy zajistit budoucnost svých operací a snadněji se přizpůsobit měnící se dynamice práce.
Sada inovativních řešení společnosti Kyocera – od tiskáren ECOSYS až po systémy pro správu podnikového obsahu – umožňuje firmám zefektivnit pracovní postupy, zvýšit bezpečnost a dosáhnout trvalé efektivity. Identifikace a odstranění těchto běžných překážek je klíčem k vytvoření agilnějšího a produktivnějšího pracoviště.
Kontaktujte nás a začněte s námi diskutovat o řešení neefektivnosti ve vaší firmě a zvýšení produktivity.
Objevte řešení společnosti Kyocera pro zvýšení efektivity
Řešení pro digitalizaci a správu obsahu vás provedou na cestě k efektivnějšímu chodu kanceláře.
- Průvodce nákupem stolní tiskárny
- Správa podnikového obsahu je vaší cestou k bezpapírové kanceláři
- Skryté náklady papíru: Proč je digitální transformace důležitá