Vzhledem k tomu, že organizace musí zvládat stále větší objemy dat, mohou zastaralé metody ukládání, archivace a vyhledávání informací negativně ovlivňovat produktivitu a vytvářet zbytečná úzká místa. Pomáháme firmám dosáhnout bezproblémové organizace dokumentů pomocí Kyocera Cloud Information Manager (KCIM). KCIM je inteligentní, škálovatelné řešení, které zajistí plynulou a intuitivní správu dokumentů.

KCIM umožňuje firmám digitalizovat a centralizovat jejich dokumenty, zefektivnit pracovní postupy a eliminovat chaos tradičních papírových systémů. Díky uživatelsky přívětivým rozhraním a výkonným funkcím KCIM mění způsob, jakým firmy zpracovávají informace, a umožňuje jim soustředit se na své obchodní priority.

Zjednodušte správu dokumentů

Tradiční metody správy dokumentů jsou převážně manuální a náchylné k lidským chybám. Navíc prohledávání kartoték nebo špatně organizovaných digitálních složek zabírá čas a snižuje efektivitu. KCIM tento proces zjednodušuje tím, že poskytuje centralizované úložiště pro všechny vaše dokumenty, které je přístupné kdykoli a odkudkoli.

Díky digitalizaci papírových záznamů a využití organizačních pracovních postupů mohou zaměstnanci vyhledat soubory během několika sekund namísto minut. Výzkumy naznačují, že zaměstnanci mohou strávit až 2 hodiny denně hledáním informací. Schopnost rychle vyhledat dokumenty se tedy promítá do významné úspory času. Platforma využívá metadata a tagování, aby usnadnila vyhledávání a načítání a zvýšila tak produktivitu v celé organizaci.

KCIM se navíc hladce integruje s multifunkčními tiskárnami (MFP) společnosti Kyocera. To umožňuje skenovat dokumenty přímo do cloudové platformy a snadno je kategorizovat. Ať už se jedná o smlouvy, účtenky nebo záznamy o pacientech, vše je bezpečně uloženo a snadno přístupné, což firmám poskytuje lepší přehled o jejich informacích.

Posilte spolupráci mezi týmy

S týmy rozmístěnými na více místech je schopnost efektivní spolupráce nezbytná. KCIM umožňuje týmům přistupovat k dokumentům a sdílet je v reálném čase, bez ohledu na jejich umístění. Zaměstnanci pracující z domova mohou pracovat na stejném souboru jako jejich kolegové v kanceláři bez zpoždění nebo problémů s kontrolou verzí.

To je obzvláště výhodné pro malé a střední firmy (SMB), kde je pružnost a schopnost rychle reagovat klíčová pro udržení konkurenční výhody. Funkce historie verzí zajišťuje, že každá úprava je sledována, což poskytuje transparentnost a zabraňuje chybám způsobeným zastaralými soubory.

Platforma také umožňuje uživatelům nastavit přístupová oprávnění pro jednotlivé členy týmu, což znamená, že citlivé informace jsou přístupné pouze oprávněným osobám. Tato úroveň kontroly nejen zlepšuje spolupráci, ale také posiluje bezpečnost dat, což je v dnešním regulačním prostředí zásadní.