Snižte náklady na tisk díky cloudovým tiskovým řešením společnosti Kyocera

Tisk zůstává pro mnoho organizací nezbytnou součástí každodenního provozu a podporuje sdílení i ukládání dokumentů.

Není však vždy první oblastí, na kterou se firmy zaměřují, když se snaží snížit provozní náklady.

Stejně jako jiné provozní oblasti i tisková prostředí skýtají značný potenciál pro optimalizaci.

To, co se může jevit jako jednoduché uspořádání, může ve skutečnosti zahrnovat řadu kancelářských tiskáren, multifunkčních zařízení (MFP), pracovních postupů, spotřebního materiálu a integrované kancelářské techniky.

S rozšiřováním těchto prostředí nabývá na důležitosti zachování jasného přehledu a kontroly, aby bylo zajištěno efektivní využívání zdrojů.

Výzvou pro moderní organizace není úplné zrušení tisku. V mnoha odvětvích je stále nutné dokumenty tisknout, sdílet a ukládat.

Skutečná příležitost spočívá v optimalizaci způsobu tisku: ve snížení plýtvání, zlepšení přehledu a zajištění toho, aby kancelářské tiskárny a multifunkční zařízení podporovaly moderní digitální pracovní postupy.

1. Pochopení skutečných nákladů na tisk

Ačkoli se náklady na tisk mohou na jednu stránku jevit jako malé, jejich kumulativní dopad v rámci celé organizace může být značný.

Průzkumy v oboru naznačují, že tisk může představovat přibližně 1–3 % celkových tržeb organizace.

Náklady mají často tendenci se hromadit v důsledku faktorů, jako jsou zbytečné tiskové úlohy, špatně spravovaný spotřební materiál, neefektivní pracovní postupy při práci s dokumenty a nedostatečně využívaná nebo zastaralá kancelářská technika.

Zlepšení přehledu o tiskových aktivitách je proto jedním z prvních kroků ke snížení nákladů při zachování kvality dokumentů.

2. Získejte přehled o svých tiskových nákladech díky cloudovému tisku

Mnoho firem prostě neví, kolik utrácejí za tisk.

Bez jasného přehledu o využití zařízení, objemech tisku a spotřebním materiálu je obtížné náklady efektivně spravovat.

Řešení cloudového tisku pomáhají tento přehled zajistit.

Kyocera Cloud Print and Scan (KCPS) je cloudové řešení, které organizacím umožňuje spravovat jejich tiskové prostředí v cloudu.

Díky KCPS se dokumenty skenují přímo do cloudu a odpadají kapitálové výdaje spojené s provozem vyhrazeného tiskového serveru na místě, což firmám poskytuje ideální řešení, pokud jde o zvýšenou bezpečnost dokumentů a správu nákladů na tisk.

Mezi klíčové funkce patří:

• Bezpečné uvolňování tiskových úloh prostřednictvím ověření uživatele.
• Tiskové kvóty pro lepší kontrolu využití.
• Integrace s cloudovými úložnými platformami třetích stran, jako jsou Google Drive a OneDrive.
• Funkce skenování do cloudu pro rychlejší digitalizaci a sdílení dokumentů.

Kyocera Fleet Services (KFS) dále zvyšuje přehlednost nákladů tím, že umožňuje vzdálené sledování využití zařízení, pomáhá organizacím identifikovat neefektivitu a lépe pochopit, kde vznikají náklady na tisk, a zároveň snižuje potřebu návštěv IT techniků na pracovišti.

3. Digitalizujte dokumenty pomocí kancelářské technologie podporující cloud

Jedním z nejúčinnějších způsobů, jak snížit náklady na tisk, je digitalizace dokumentů a přechod na pracovní postupy založené na cloudovém tisku.

Když organizace digitalizují informace z papírových dokumentů pomocí multifunkčních tiskáren a ukládají je do zabezpečeného digitálního úložiště, mohou zaměstnanci k dokumentům přistupovat a sdílet je, aniž by vytvářeli zbytečné fyzické kopie.

Digitalizace přináší několik výhod:

• Dokumenty jsou snadněji přístupné a lze je sdílet napříč týmy.
• Snižují se náklady na fyzické skladování a likvidaci.
• Pracovní postupy se zrychlují a stávají se efektivnějšími.
• Tisk je vyhrazen pouze pro dokumenty, které to skutečně vyžadují.

Společnost Kyocera podporuje organizace při přechodu k digitálnějšímu prostředí tím, že poskytuje kancelářské tiskárny, multifunkční zařízení a kancelářskou technologii, která zachycuje data z papírových dokumentů, digitalizuje informace a bezpečně je organizuje.

Omezení tisku na nezbytné dokumenty nejen snižuje provozní náklady, ale také podporuje udržitelnost tím, že snižuje spotřebu papíru, vody a energie spojené s tiskem.