Mobilita podniku roste, ale tisk zůstává zásadní

Řízení podnikové mobility (EMM) posouvá firmy o krok blíže k mobilním kancelářím. Ale ne všechny firmy věnují dostatečnou péči při vytváření uživatelsky přívětivého řešení pro mobilní tisk, které zaměstnancům umožňuje tisknout dokumenty kdykoli a kdekoli. Je to poměrně jednoduché, jakmile firmy tento proces plně pochopí. Správné řešení pro mobilní tisk se integruje do stávajících systémů EMM, šetří náklady, udržuje bezpečnost a efektivitu podnikání. Mobilní tisk je v rychle se rozvíjejícím digitálním světě důležitým tématem.

Organizace sice mají tendenci přecházet na koncept bezpapírové kanceláře, ale je neobvyklé, že by přestaly tisknout úplně. Navzdory důležitým inovacím, jako je DocuSign, existuje řada případů, kdy je tisk stále preferovanou možností. Aby firmy mohly co nejlépe využít svá řešení podnikové mobility, musí zajistit, aby mobilní pracovníci měli stejná privilegia jako zaměstnanci v kancelářích. Součástí toho je umožnit jim tisknout důležité dokumenty kdykoli a kdekoli pomocí mobilních zařízení.

Pracovníci potřebují mít možnost tisknout i na cestách, což je stále oblíbenější trend v řadě odvětví a pracovních pozic. Zajištění toho, aby tak mohli činit efektivně a bezpečně bez zbytečných komplikací, je klíčovou součástí dosažení obchodní mobility pro každou společnost, která chce optimalizovat svůj způsob práce.

Práce mimo kancelář

Řízení podnikové mobility je předpokladem moderní organizace. Většina administrativních pracovníků dnes vykonává podstatnou část své práce na mobilních zařízeních mimo své kanceláře. Stále roste ochota pracovat kdekoli s dostupným zařízením. Smartphony, tablety a další přenosná zařízení umožňují rychlou reakci na potřeby zákazníků. Odstranění geografických hranic vede ke snížení nákladů a ke zvýšení produktivity. Měla by také potěšit zákazníky, zejména v odvětvích, jako je bankovnictví, pojišťovnictví a zdravotnictví, kde je rychlost služeb jedním z nejdůležitějších faktorů.

Strategie podnikové mobility však není úplná bez pečlivě zvážené strategie mobilního tisku. Pokud jednotlivci mohou tisknout dokumenty vzdáleně z jakéhokoli zařízení, zvyšuje to jejich flexibilitu, ale příliš mnoho podniků používá primitivní a potenciálně nebezpečné metody. Je běžnou praxí například poskytovat každému mobilnímu zařízení, které je ve stejné síti jako kancelářské počítače, možnost tisku bez omezení. Ale bez oprávnění, analýz a pravidel pro mobilní zařízení se situace může velmi rychle vymknout kontrole. Zaprvé, zařízení se připojují ke stejné síti jako počítače, které musí zpracovávat citlivá firemní data. Zadruhé, poskytnutí přístupu všem uživatelům a všem mobilním zařízením způsobuje tolik zmatku, že oddělení IT jsou zahlcována dotazy.

Nástroje pro správu tisku jsou nezbytné 

Pro bezpečnou správu mobilního tisku je nejlepší integrovat mobilní zařízení do existujícího řešení EMM, jako je MobileIron nebo XenMobile. Jsou různé technologie, které mohou vykonávat proces integrace, včetně technologie ThinPrint Mobile Print. Mobilní zařízení získá profil s podrobnostmi o tom, které tiskárny je oprávněno používat. Po odeslání ze zařízení uživatele lze mobilní tiskové úlohy zašifrovat a uložit do systému. Nejpohodlnější způsob vyhledávání je použití QR kódu z mobilního zařízení, ale dobře funguje také čip nebo karta.

Pro další zabezpečení zařízení je vhodné zabránit tomu, aby mobilní tiskové úlohy procházely veřejným cloudem. Pomocí privátních cloudů je možné nakonfigurovat hardware, úložiště dat a síť tak, aby se zabránilo přístupu nechtěných hostům do sítě. Použití řešení EMM v kombinaci s privátním cloudem vytváří nejvyšší úroveň zabezpečení.

Existují i dostupná řešení

Tato řešení nemusí být drahá. Není třeba investovat do mobilních tiskáren, stávající tiskárny se mohou upravit k tomuto použití. Pokud se používají systémy EMM, není třeba aktualizovat routery ani sítě. Systém je nakonfigurován tak, aby podporoval celou řadu stolních, přenosných a mobilních zařízení. Náklady lze také snížit tak, že systém bude dostatečně jednoduchý. Většina uživatelů mobilních zařízení je velmi důvtipná, pokud jde o pochopení nových aplikací. Uživatelská část se skládá z integrace do tiskového dialogu poskytovaného iOS nebo Android a z aplikací pro připojení k různým tiskárnám v síti. Prioritou všech společností by mělo být zabránění zbytečnému volání na technickou podporu IT. S dobře navrženým řešením by oddělení IT nastavilo přístupová oprávnění a uživatelé by udělali zbytek.

Existují bezpečné a uživatelsky přívětivé možnosti

Řešení podnikové mobility zvyšují efektivitu tím, že zrychlují dobu odezvy. Jde také o snížení nákladů. Mobilní zařízení jsou cenově dostupnější než stolní počítače nebo notebooky, takže většina organizací je ráda, když je zaměstnanci používají. iPady prošly vývojem a nyní je k dispozici technologie rozdělené obrazovky, takže jsou vhodné pro širší škálu pracovních míst. I když se nikdy nebudou používat na všechno, trend je jasný. Mezitím je tisk pro většinu organizací i nadále důležitý, a to navzdory přechodu na bezpapírové kanceláře. Nikdo neví, co bude za dvacet let, ale prozatím je umožnění bezpečného a uživatelsky přívětivého tisku z mobilních zařízení nedílnou součástí vytvoření co nejlepšího řešení podnikové mobility.