Klíčem k úspěchu ve světě založeném na datech je přeměna dat na užitečné poznatky. Nejprve je však třeba mít všechna data pod kontrolou - dokonalým řešením je správa podnikového obsahu (ECM).
Se zrychlující se digitální transformací jsme svědky toho, že nárůst objemu a rozmanitosti informací představuje pro organizace jeden velký problém: nestrukturovaná data. Podle předpovědí společnosti IDC bude do roku 2025 80 % celosvětových dat nestrukturovaných. V případě mnoha velkých podniků však již bylo dosaženo kolosálního množství dat. A jestliže nestrukturovaná data rostou každoročně o 55-65 %, jak uvádí časopis Forbes, pak jejich správa bude pro organizace všech velikostí a odvětví jen obtížnější.
Špatná správa dat může mít negativní dopad na vaši organizaci, od obchodních operací a dodávek až po služby zákazníkům. Pokud jsou navíc data rozptýlena na nezabezpečených místech, klesá produktivita a je ohrožena bezpečnost vašeho podniku. Proto je pro podniky nezbytné najít způsoby, jak spravovat a analyzovat svá data, aby se vyhnuly jejich narušení, ale také aby na jejich základě mohly činit důležitá obchodní rozhodnutí.
Jaké je tedy řešení? Správa podnikového obsahu. Jak už název napovídá, jedná se o výkonný digitální nástroj, který vaší organizaci pomůže získat přehled nad svými daty. Než se však ponoříme do toho, jak ECM zpracovává nestrukturovaná data; je třeba pochopit, co to nestrukturovaná data jsou.
Nestrukturovaná data
Analytici společnosti Gartner odhadují, že 80 % nebo více podnikových dat je nestrukturovaných. Nejjednodušší způsob, jak definovat nestrukturovaná data, je, že nemají zavedený způsob organizace, což obvykle znamená, že je obtížné je shromažďovat, ukládat a organizovat v typických databázích, jako je Microsoft Access nebo SQL. Protože nestrukturovaná data nelze zobrazit v řádcích, sloupcích a relačních databázích, nelze je analyzovat pomocí tradičních nástrojů. Z těchto důvodů vyžadují více úložného prostoru a je obtížnější je spravovat a chránit.
Nestrukturovaná data lze nalézt v podobě e-mailů, zvukových souborů, videí, příspěvků na sociálních sítích, textových souborů a tabulek. Dokumenty náhodně uložené v jedné obecné složce nebo naskenované dokumenty, například informace o klientech uložené na ploše, jsou jen dvě běžné formy nestrukturovaných dat, které lze nalézt v kancelářích po celém světě.
Jak může ECM pomoci spravovat nestrukturovaná data?
Správa podnikového obsahu je pro efektivní správu nestrukturovaných dat zásadní proto, že se zabývá jádrem problémů, jako je přístup k nestrukturovaným datům, možnost jejich vyhledávání a zabezpečení.
Problém s nestrukturovanými daty spočívá v tom, že jsou obvykle rozptýlena na různých místech, jako jsou e-maily, osobní disky a firemní sítě. Společnost Optimal Systems mezitím tvrdí, že setrvávání u starého archivačního systému "omezuje schopnost společnosti inovovat. S vážnými důsledky: Kvůli riziku nekompatibility s jinými aplikacemi se modernizace celého systémového prostředí stále více odkládá."
Velmi často jsou odborníci nuceni znovu vytvářet dokumenty, které nejsou nikde ve firemní síti k dohledání - to je nejen ztráta času, ale také spousta zbytečné práce pro zaměstnance. Stručně řečeno, pokud podniky nezavedou účinnou strategii pro práci s dokumenty a informacemi, může v mžiku nastat datový chaos. Z tohoto důvodu je ECM neuvěřitelně užitečným nástrojem, protože pomáhá organizacím shromažďovat strukturovaná i nestrukturovaná data a ukládat je do jednoho centralizovaného digitálního úložiště.
ECM umožňuje hladší spolupráci
S nárůstem vzdálené a hybridní práce jsme zaznamenali odklon od každodenní manipulace s fyzickými dokumenty na pracovišti. Ukládání digitálních dokumentů v cloudu se proto stalo pro mnoho podniků velmi oblíbenou možností. Zpráva společnosti McAfee dokonce zjistila, že 80 % dotázaných zaměstnanců chce, aby jejich zaměstnavatelé zpřístupňovali dokumenty prostřednictvím cloudových služeb. Cloudová řešení ECM, jako je například Kyocera Cloud Information Manager (KCIM), nabízejí podnikům cenově dostupnou, škálovatelnou a bezpečnou platformu pro ukládání dokumentů.
Pokud jsou všechna nestrukturovaná data spravována v řešení ECM, mohou zaměstnanci snadno sdílet soubory a spolupracovat na dokumentech odkudkoli. Nezáleží na tom, zda pracujete z domova na svém stolním počítači a váš kolega je v kanceláři - oba získáte rychlý přístup ke všem potřebným informacím. Odpadá výměna e-mailů, tisk nebo hledání v kancelářské kartotéce: všechna data máte k dispozici na jedno kliknutí. ECM navíc umožňuje pracovat na jednom dokumentu s ostatními kolegy v reálném čase a zajišťuje, že vždy pracujete na nejnovější verzi.
Vyřešte své problémy s daty pomocí ECM
Vzhledem k tomu, že většina dat, která dnes vznikají, jsou nestrukturovaná data, je pro podniky nezbytné najít způsoby, jak je spravovat. Správa podnikového obsahu se ukázala být nejefektivnějším způsobem ukládání, zpracování a zabezpečení dat, který pomáhá podnikům zvyšovat produktivitu a prosperovat v konkurenčním prostředí.
