Špatně vybavená infrastruktura pro správu dokumentů neúnosně komplikuje život profesionálům, kteří se zabývají smlouvami a dohodami.
Odhaduje se, že průměrná společnost Fortune 1000 má v daný den v průměru 40 000 aktivních smluv. Čtyřicet tisíc.
Smlouvy, dohody a další právní dokumenty jsou hybnou silou podnikání, ale jejich množství se vymyká kontrole. Svět se v mžiku změnil z úhledně abecedně seřazených dokumentů v kartotékách na nebývalé objemy informací v cloudu, e-mailu, na flash discích, v osobních a sdílených sítích a ve složkách naskládaných pod ranními novinami. Naprostý chaos. Není divu, že se tolik organizací cítí zahlceno.
Tento problém se však netýká pouze velkých korporací, ale odčerpává čas a finanční zdroje malých a středních podniků ve všech odvětvích. Svět správy dokumentů se stal zbytečně složitým. Problémy jako nemožnost najít smlouvu X nebo neznalost toho, který z pěti dokumentů je nejnovější verzí smlouvy Y, se nemusí zdát jako naléhavé, ale vedlejší dopady na všechny ostatní části organizace by se neměly podceňovat.
Mezi ně patří:
Produktivita: Bez mechanismu, který mi umožňuje snadný přístup k nejnovější verzi smlouvy, mohu požadovat změny, které již byly provedeny. Špatný přehled vede k duplicitě práce.
Promarněný čas: Pokud musím svolat schůzku týmu, abych získal aktuální informace o stavu dohody, které jsem mohl obdržet automaticky, neplýtvám jen svým časem, ale i časem všech ostatních.
Frustrace: Je 11:30 a majitel domu z Elm Road bude za 30 minut podepisovat kupní smlouvu. Moje šéfová provedla v dokumentu několik posledních změn, ale nyní je na dovolené. Kam by ho uložila? Mohl by to být jeden z 500 dokumentů v naší složce "Prodejní smlouvy 2022" na sdíleném disku, ale názvy souborů jsou téměř totožné. Doufám, že si ho neuložila na plochu. Nebo si ho už vytiskla a nechala mi ho na recepci? Teď je 11:55 dopoledne. Najít dokument by nemělo být tak těžké.
Organizační riziko: Absence robustní informační struktury způsobuje nedostatek kontroly. A nedostatek kontroly znamená zvýšené riziko. Chaos, který vzniká v důsledku uložení fyzických a digitálních dokumentů na více místech, může vést k tomu, že se smlouvy dostanou do nesprávných rukou. To je špatné. Poškození pověsti je často nenapravitelné.
Naštěstí lze všem těmto problémům předejít jedním jednoduchým řešením: Kyocera Cloud Information Manager.
Vaše kompletní řešení pro správu dokumentů
Kyocera Cloud Information Manager (KCIM) je cloudová platforma pro správu dokumentů, která usnadňuje ukládání a správu všech dokumentů, fyzických i digitálních, v bezpečném online archivu. Služba KCIM, přístupná z prohlížeče, umožňuje nahrávat dokumenty prostřednictvím mobilního telefonu, prohlížeče a systému HyPAS. Jeho bezproblémová integrace do stávající internetové infrastruktury znamená, že můžete okamžitě začít znovu získávat kontrolu nad dohodami a smlouvami bez narušení pracovních postupů.
Pomocí KCIM mohou profesionálové v realitách, notáři, v pojišťovnách a v dalších odvětvích, kde se hodně pracuje se smlouvami, přidávat v reálném čase komentáře k dohodám a smlouvám, aby si je ostatní mohli prohlédnout, aniž by museli upravovat samotný dokument. Funkce řízení verzí v systému KCIM navíc umožňuje všem uživatelům přístup k aktuální verzi dokumentu. Ukládá také všechny předchozí verze pro případ, že by uživatel chtěl starší verzi přepracovat. Platforma pro správu dokumentů Kyocera také umožňuje týmům ukládat specifická klíčová slova pro každý dokument. Díky této funkci jsem mohl okamžitě najít kupní smlouvu Elm Road!
Tyto inovativní funkce vytvářejí plynulé pracovní postupy, zvyšují transparentnost a zlepšují spolupráci. A to nemluvíme o obrovské úspoře cenného času zaměstnanců. KCIM uchovává důvěrná firemní data v bezpečí bez ohledu na to, kde se pracuje, což je v době hybridní práce, kdy zaměstnanci pracují mezi kanceláří, domovem a sdílenými pracovišti, velkou výhodou.
Kyocera Cloud Information Manager zjednodušuje celý proces správy dokumentů. Vedoucí pracovníci firem mají svých starostí dost - s nástrojem KCIM mají o jednu starost méně.
Chcete se dozvědět více o tom, jak může Kyocera Cloud Information Manager podpořit vaše podnikání?
Právě takto!
