Každá firma vytváří data, ale jejich pouhé shromažďování nestačí. Potřebujete správné nástroje, které zajistí, že shromážděné informace budou efektivně digitalizovány, sdíleny a uloženy. Efektivní sběr dat urychluje rozhodování, snižuje náklady a omezuje rizika tím, že zajišťuje snadný přístup k cenným informacím, jejich vyhledávání a sdílení v rámci celé organizace.
Řada TASKalfa MZ7001ci/MZ7001i společnosti Kyocera je navržena pro připojení multifunkčních zařízení a zajišťuje hladkou integraci s cloudovými systémy pro správu dokumentů, jako je Kyocera Cloud Information Manager (KCIM)* a cloudové platformy třetích stran, jako jsou Microsoft OneDrive, Google Drive a Sharepoint. Zařízení jsou standardně vybavena předinstalovanou a aktivovanou funkcí Scan to Cloud (skenování do cloudu) Kyocera Cloud Capture (KCC)*. Navíc lze snadno aktivovat a nastavit naše řešení pro správu dokumentů KCIM a Kyocera Cloud Print and Scan (KCPS)*, což zjednodušuje proces implementace.
1. Rychlejší zpracování a vyhledávání dokumentů
Tradiční zachycování dat je pomalé. Zaměstnanci tráví zbytečný čas skenováním, přejmenováváním a ručním tříděním souborů, což zvyšuje riziko nesprávného zařazení nebo ztráty důležitých dokumentů. Multifunkční zařízení připravená pro cloud, jako je řada TASKalfa MZ7001ci/MZ7001i, tento proces zjednodušují a umožňují uživatelům skenovat a směrovat dokumenty přímo do určených složek, cloudového úložiště nebo podnikových aplikací.
S řešeními jako Kyocera Cloud Capture přebírá automatizace kontrolu. Technologie optického rozpoznávání znaků (OCR) převádí naskenované dokumenty do prohledávatelných souborů, což usnadňuje jejich vyhledávání. Zaměstnanci již nemusí prohledávat neuspořádané složky – důležitá data jsou k dispozici pouhým kliknutím. To šetří čas, snižuje frustraci a zlepšuje efektivitu pracovních postupů.
2. Zvýšená přesnost a snížení chybovosti
Ruční zadávání dat z papírových dokumentů je náchylné k chybám. I malé chyby při zpracování faktur, zákaznických záznamů nebo dokumentů týkajících se dodržování předpisů mohou vést ke zpožděním a finančním ztrátám. Automatizované snímání dat tato rizika eliminuje tím, že informace extrahuje, třídí a ověřuje s vysokou přesností.
Řada TASKalfa MZ7001ci/MZ7001i nabízí volitelnou integraci s řešením Kyocera Print and Scan (KCPS), které podnikům umožňuje standardizovat pracovní postupy s dokumenty a zajistit jednotnost napříč odděleními. Ať už se jedná o digitalizaci faktur, formulářů nebo smluv, digitální pracovní postupy snižují závislost na ručním zadávání dat, čímž se snižuje riziko chyb a zajišťuje soulad s předpisy pro ochranu osobních údajů.
3. Bezpečná a normám vyhovující správa dokumentů
Zabezpečení dat je stále důležitějším tématem, zejména při nakládání s citlivými informacemi. Papírové procesy zvyšují riziko ztráty nebo založení dokumentů na nesprávném místě, zatímco neoprávněný přístup k digitálním souborům může vést k úniku dat. Optimalizované zachycování dat zajišťuje, že dokumenty jsou bezpečně uloženy a přístupné pouze oprávněným uživatelům.
S pomocí Kyocera Cloud Information Manager (KCIM) mohou podniky prosazovat kontrolu přístupu, sledovat aktivitu dokumentů a udržovat soulad s předpisy, jako je GDPR. Bezpečné cloudové úložiště zabraňuje ztrátě dat, zatímco šifrovaný přenos zajišťuje ochranu důvěrných informací. Řada TASKalfa MZ7001ci/MZ7001i dále zvyšuje bezpečnost díky integrovaným funkcím ověřování, které zajišťují, že k důležitým dokumentům mají přístup a mohou je zpracovávat pouze schválení uživatelé. Tato bezpečnostní a regulační opatření zabraňují nákladným únikům dat, které mohou mít vážné dopady na reputaci a finance.
4. Hladká integrace s podnikovými aplikacemi
Klíčovou výhodou optimalizovaného sběru dat je jeho schopnost integrovat se do stávajících podnikových systémů. Mnoho organizací se při svém provozu spoléhá na řešení pro plánování podnikových zdrojů (ERP), řízení vztahů se zákazníky (CRM) a správu dokumentů. Ruční zadávání dat však vytváří úzká místa, která snižují efektivitu těchto systémů.
Řada TASKalfa MZ7001ci/MZ7001i nabízí plynulé skenování do cloudu (KCC) a kompatibilitu s dalšími obchodními aplikacemi, což umožňuje automatické extrahování a přenos dat. Ať už zpracováváte faktury do účetního systému nebo aktualizujete záznamy o zákaznících v CRM, integrované snímání dat zefektivňuje provoz, eliminuje neefektivitu a zvyšuje produktivitu.
5. Nákladová efektivita a snížení množství odpadu
Náklady na tisk a správu dokumentů se mohou rychle navyšovat, zejména u firem, které využívají pracovní postupy s velkým objemem papírové dokumentace. Neefektivní procesy sběru dat často vedou k zbytečnému tisku, zvýšeným nákladům na skladování a plýtvání zdroji.
Optimalizací sběru dat mohou organizace výrazně snížit náklady. Inteligentní pracovní postupy omezují potřebu papírových procesů, čímž se snižují náklady na tisk a minimalizuje se množství odpadu. Digitální ukládání dokumentů také snižuje potřebu fyzických archivačních systémů, čímž se uvolňuje prostor v kancelářích a snižují se režijní náklady.
Kromě toho multifunkční zařízení připravená pro cloud pomáhají firmám optimalizovat jejich tiskové prostředí. Díky funkcím, jako je sledování tisku a ověřování uživatelů, mohou společnosti monitorovat a kontrolovat tiskové aktivity a zabránit tak nadměrnému nebo neoprávněnému používání. V průběhu času vedou tyto úspory k měřitelným úsporám nákladů a udržitelnějšímu přístupu ke správě dokumentů.
