Dovolte Kyocera Cloud Information Manager (KCIM), aby se postaral o vaše starosti.
Průzkum trhu provedený společností Time Finance ukázal, že každý třetí podnik považuje opožděné platby za jednu z největších hrozeb pro své přežití. Pro mnoho podniků je to skutečně otázka života a smrti.
Ačkoli se jedná o rozšířený problém ve všech odvětvích, opakované opožděné platby mohou mít pro malé a střední podniky ještě závažnější důsledky - 40 % z nich se v důsledku toho obává o cashflow. Malé a střední podniky, které nejsou schopny absorbovat náklady na zmeškané nebo opožděné platby, na to doplácejí nejvíce, ale to neznamená, že větší podniky jsou bez úhony. Nedodržení platebních termínů může negativně ovlivnit partnerství, zmařit budoucí investice, vést ke špatné úrovni služeb zákazníkům a vyvolat vysoké finanční ztráty.
Proč se vaše platby zpožďují
Odborníci ze společnosti Amalto odhadují, že 61 % opožděných plateb faktur vzniká kvůli nesprávným fakturám, zatímco 11 % zákazníků uvádí, že své faktury nikdy neobdrží. Všechny výmluvy na opožděné platby však nakonec vedou k jedinému důvodu: neefektivní správě dokumentů. Mnoho oddělení pohledávek a administrativních oddělení stále dostává dokumenty, jako jsou objednávky, dodací listy nebo faktury, e-mailem, které až příliš často končí v nevyžádané poště nebo se nepřepošlou, když je klíčový zaměstnanec na dovolené. Nemluvě o tom, že manuální fakturace a dohledávací procesy jsou časově náročné a náchylné k lidským chybám.
Na druhou stranu digitální věk postavil podniky před nový soubor jedinečných výzev, díky nimž je téměř nemožné spoléhat se pouze na papírové dokumentové procesy. Dnešní pracovníci vyžadují okamžitý přístup k dokumentům a informacím z různých míst a zařízení. Předávání papírových dokumentů ke schválení od jedné osoby ke druhé je nejen neuvěřitelně neefektivní, ale také vystavuje cenné dokumenty riziku ztráty nebo krádeže.
Jak zrychlit platební procesy ve vaší společnosti
Nyní, když se všichni shodneme na tom, že manuální procesy zpracování dokumentů již nejsou pro moderní firmy vhodnou volbou, je čas poohlédnout se po lepším řešení. Zaprvé, aby mohly podniky zpracovávat platby včas, potřebují mít všechny své dokumenty snadno dostupné v bezpečném digitálním úložišti. Dále je nutná automatizace, která urychlí procesy a sníží pravděpodobnost chyb. Abyste díky všem těmto a dalším funkcím dosáhli bezchybného pracovního postupu, potřebuje vaše firma aplikaci Kyocera Cloud Information Manager (KCIM).
Rychlý přístup k souborům a jejich vyhledávání
Díky jedinému referenčnímu místu pro všechny obchodní dokumenty můžete zapomenout na ztrátu času hledáním ve stovkách online složek uložených ve firemní síti nebo v kartotékách v kanceláři. KCIM poskytuje bezpečný a strukturovaný způsob ukládání a archivace dokumentů v cloudu. Vzhledem k povaze cloudové architektury lze KCIM zprovoznit během několika minut bez jakýchkoli složitých požadavků na nastavení, což umožňuje rychlý a bezpečný přístup k vašim firemním dokumentům prostřednictvím webového prohlížeče. To znamená, že k souborům můžete přistupovat prostřednictvím telefonu, počítače, a dokonce i HyPAS, čímž vytvoříte dokonalé hybridní pracovní prostředí již od prvního dne.
Platforma KCIM navíc nabízí funkci "indexování jedním kliknutím", která dále zjednodušuje označování dokumentů a zvýrazňuje konkrétní klíčová slova. Tato funkce je nesmírně užitečná pro administrátory a účetní pracovníky, protože mohou jednoduše vyhledávat faktury podle jejich jedinečného čísla nebo názvu zákazníka. Stručně řečeno, KCIM je především o chytřejší práci.
Automatizujte procesy zpracování dokumentů
Představte si, že by všechny vaše e-maily mohly být odesílány do centrálního digitálního úložiště bez jakéhokoli lidského zásahu. Díky integraci aplikace Kyocera Capture Manager to dokáží. Abyste svým zaměstnancům ušetřili práci navíc, lze aplikaci Kyocera Capture Manager nastavit tak, aby sledovala všechny e-maily odeslané na konkrétní adresu a hledala k nim přiložené dokumenty. Všechny tyto dokumenty pak mohou být automaticky odeslány do systému KCIM ke zpracování, čímž se zajistí, že v organizaci nedojde k jejich ztrátě nebo chybnému uložení, a tím se sníží riziko opožděných plateb.
Díky výkonné kombinaci služeb KCIM a Kyocera Capture Manager bude mít váš administrativní tým více času na to, aby se stal strategickým partnerem vedení a poskytoval důležité finanční informace, které pomáhají při přijímání obchodních rozhodnutí a udržování dobré pověsti u dodavatelů. KCIM je tu od toho, aby dal vašemu týmu svobodu soustředit se na to, co je pro vaši firmu skutečně důležité, a umožnil vašim talentům lépe využít jejich mozek. Navíc už nikdy neuslyšíte, že by si váš dodavatel stěžoval na neuhrazení plateb včas - vyhrávají všichni!
Čas jsou peníze. A společnost Kyocera je zde, aby vám pomohla ho co nejlépe využít.
Tak co na to říkáte?
