KYOCERA Document Solutions
„Opravdu si nemůžeme dovolit utrácet tolik peněz za bezpečnost.“
Ale možná by otázka měla znít: „Můžete si dovolit to nedělat?“
Rizika se zvýšila: IBM Cost of a Data Breach 2025 odhaduje globální průměrnou škodu způsobenou porušením bezpečnosti dat na přibližně 4,44 milionu dolarů a poukazuje na mezery v řízení rychle zaváděných systémů umělé inteligence. Studie ENISA Threat Landscape 2025 také sleduje tisíce incidentů v EU od poloviny roku 2024 do poloviny roku 2025 a poukazuje na přetrvávající rizika ohrožení dat na kontinentu.
Tyto dvě studie společně ukazují, že bezpečné řešení pro ukládání dokumentů se stává základním prostředkem kontroly rizik. Kyocera Document Solutions pomáhá organizacím tento princip uvádět do praxe: díky zabudování kontroly do každodenní práce s dokumenty se ani ty nejjednodušší pracovní postupy nestanou vaší největší slabinou.
Podívejme se, jak to funguje.
Výzvy v oblasti zabezpečení digitálních dokumentů
Nekontrolované sdílení a roztříštěné ukládání způsobují narušení bezpečnosti při manipulaci s dokumenty. Mezi typické slabiny patří:
- Nadměrné sdílení odkazů
- Duplicitní kopie s různými oprávněními
- Chybějící auditní stopa o tom, kdo k čemu přistupoval
Výsledkem je riziko bez přehledu o tom, kde může dojít k narušení bezpečnosti.
Kyocera vnáší do tohoto chaosu pořádek tím, že vede týmy k řízeným úložištím a konzistentním pravidlům přístupu, čímž snižuje úniky dat a zároveň udržuje plynulý chod práce.
Kontrola rizik: Role ECM/DMS
Strategie ECM (Enterprise Content Management) s moderním DMS (Document Management System) vám poskytuje strukturovanou kontrolu:
- Správa oprávnění: Omezte přístup k citlivým složkám (HR, právní, finanční) na správné role pomocí podrobných kontrol přístupu. Oprávnění založená na rolích zajišťují, že zaměstnanci vidí pouze to, co potřebují, což snižuje riziko neoprávněného přístupu nebo náhodného odhalení důvěrných informací.
- Šifrování: Chraňte soubory jak v úložišti, tak při přenosu, a zajistěte, že data zůstanou nečitelná, pokud budou během přenosu zachycena nebo pokud dojde k narušení úložiště. Moderní standardy šifrování poskytují kritickou bezpečnostní vrstvu, která chrání váš obsah před vnějšími hrozbami a pokusy o neoprávněný přístup.
- Správa verzí: Udržujte jeden autoritativní zdroj pravdivých informací s kompletní auditní stopou a historií revizí. Tím se zabrání zmatkům způsobeným více kopiemi souborů cirkulujících prostřednictvím e-mailu nebo sdílených disků, eliminuje se riziko nadměrného sdílení zastaralých verzí a zajišťuje se odpovědnost sledováním toho, kdo a kdy provedl změny.
Jakmile se váš ECM/DMS stane operačním centrem pro dokumentově náročné procesy, dalším důležitým úkolem je začlenění zásad ochrany dat přímo do vašich pracovních postupů.
Kyocera Cloud Information Manager: Intuitivní způsob přechodu na digitální technologie
Digitální transformace je nezbytnou podmínkou pro úspěch moderní firmy. A KCIM je řešením, které vám na této cestě pomůže. Zůstaňte v souladu s předpisy, jako je GDPR, usnadněte přístup vzdáleným týmům, zlepšete spolupráci a mnoho dalšího. Jste připraveni začít?
Ochrana dat již od projektu a revizní stopy
Ochrana dat již od projektu znamená, že bezpečnost je zabudována do pracovního postupu.
Co umožňuje systém ECM/DMS
S ECM/DMS můžete:
- Automatizovat kontrolu uchovávání a životního cyklu, aby záznamy nikdy nepřekročily svůj právní účel a soubory byly archivovány nebo mazány podle definovaného harmonogramu.
- Prosazovat výchozí nastavení zabezpečení, které udržuje dokumenty v soukromí, pokud nejsou výslovně sdíleny.
- Zachovat plnou sledovatelnost a zaznamenávat, kdo a kdy každý dokument prohlížel, upravoval, tiskl nebo sdílel.
Společnost Kyocera tyto kontroly rozděluje do praktických kroků: zmapovat kritický obsah, aplikovat přístup založený na rolích a poté přidat pravidla životního cyklu a auditních stop, aby byla shoda s předpisy připravena k doložení, aniž by to vyžadovalo velké úsilí. Pokud zvažujete, kde začít, připravili jsme přehledné kroky ECM, které usnadňují správu pro jakýkoli tým.
Ochrana údajů již od projektu znamená, že bezpečnost je zabudována do pracovního postupu."
Řešení pro bezpečné ukládání dokumentů
Spolupráce v cloudu by neměla znamenat ztrátu kontroly. Cílem je zajistit bezpečnost v cloudu: bezpečně sdílet, udržovat synchronizaci verzí a zachovat sledovatelnost. Přístup společnosti Kyocera podporuje evropské požadavky na ochranu dat a zároveň odstraňuje překážky:
- Kyocera Cloud Information Manager (KCIM): Pomáhá vám zahájit nebo urychlit digitalizaci vaší organizace a transformovat fyzické dokumenty na digitální aktiva pod centralizovanou kontrolou. Od okamžité registrace dokumentů a inteligentního označování pomocí extrahovaných klíčových slov až po snadné vyhledávání důležitých souborů a centralizovaných úložišť obchodních dat. Stručně řečeno, KCIM zefektivňuje procesy správy dokumentů, aby zvýšil provozní efektivitu a produktivitu v dnešních hybridních pracovních prostředích.
- Kyocera Cloud Capture (KCC): KCC je systém pro digitalizaci dokumentů, který optimalizuje pracovní postupy ve firmě tím, že digitalizuje papírové dokumenty pomocí multifunkčního zařízení a odesílá digitalizovaná data prostřednictvím cloudu bezpečně na určený cíl. Tento rychlý a snadný sběr dat, který nabízí KCC, poskytuje bezpečný přístup k vašemu cloudu přímo z multifunkčního zařízení.
- Kyocera Cloud Print and Scan (KCPS): Kyocera Cloud Print and Scan je cloudové řešení pro správu tisku, které bylo navrženo s cílem zvýšit bezpečnost dokumentů a kontrolovat náklady na tisk v celém vašem pracovním prostředí. Funkce Print&Follow umožňuje bezpečně uvolňovat tiskové úlohy z jakéhokoli zařízení Kyocera, což eliminuje potřebu tiskových serverů na místě a zároveň zlepšuje správu nákladů a provozní efektivitu.
Společně tyto nástroje rozšiřují vaše ECM/DMS nad rámec úložiště na komplexní kontrolu (zachycení, ukládání, spolupráce a výstup) bez ztráty uživatelské přívětivosti.
Potřebujete praktickou pomoc s mapováním rizik a odstraňováním nedostatků?
Naši odborníci vám pomohou zavést cloudový tisk a správu dokumentů v cloudu s integrovanou ochranou dat, robustními auditními stopami a bezpečným ukládáním dokumentů, které bude vyhovovat vašim zaměstnancům.
- Strengthen document security with digitalisation
- How KCC supports remote and hybrid workforces
- Why ECM is key for modern business success
FAQ
Více informací o nás
-
FAQ
DMS spravuje soubory a pracovní postupy (ukládání, vyhledávání, sdílení). ECM má širší záběr - řídí obsah napříč odděleními pomocí funkcí řízení přístupu, automatizace, uchovávání a dodržování předpisů.
Auditní protokol zaznamenává, kdo a kdy přistupoval k dokumentu, upravoval jej, sdílel nebo tiskl. Tato sledovatelnost urychluje prověřování a pomáhá prokázat soulad s předpisy na požádání. Průvodce ECM společnosti Kyocera vysvětluje, jak toto čistě implementovat.
Ano. Kyocera kombinuje KCIM pro řízené cloudové úložiště, KCC pro bezpečné skenování do cloudu a KCPS pro bezpečné uvolňování tisku. Díky tomu je přístup jednoduchý, zatímco politiky běží na pozadí.
Začněte v malém: vyberte jeden tým, přesuňte dokumenty s vysokým rizikem do řízeného prostoru, zapněte přístup a uchovávání na základě rolí a změřte dopad.