Zlepšení zabezpečení dokumentů digitalizací ve třech snadných krocích

Lidé na celém světě žijí stále více digitálním životem. Přesto jsou v mnoha ohledech stále závislí na papíru. Svět obchodu není výjimkou. Firmy po celém světě mají přímé zkušenosti s obtížemi spojenými se zabezpečením a nakládáním s papírovými dokumenty v digitálním věku. Ať už je to způsobeno platnou legislativou, interní spisovou politikou nebo její absencí, mnoho organizací má stále spisovny na pracovišti, které se snaží spravovat a chránit. Zabezpečení informací je důležitější než kdy jindy. 

Jednoduše řečeno, papírové dokumenty jsou vždy ohroženy. I když jsou pod zámkem, mohou je snadno vidět nepovolané osoby ve firmě nebo dokonce i návštěvník, který soubor omylem vezme do ruky. Kromě toho mohou být papírové dokumenty ztraceny, poškozeny nebo dokonce omylem vyhozeny a podniky jsou pod stále větším tlakem, aby tyto problémy řešily.

Řešení zde spočívá v digitalizaci. Zavedením řešení pro správu obsahu, jako jsou služby Content Services - nástroje určeného k automatizaci manuálních procesů a efektivnímu využívání podnikového obsahu a dat - budou moci firmy ukládat dokumenty v digitální podobě, což jim umožní kontrolovat přístup a chránit informace pomocí automatického pravidelného zálohování a nejnovějších technologií v oblasti zabezpečení dat.

Digitalizujte svou spisovnu

Ztráta nebo špatné umístění dokumentu již není platnou výmluvou, když zaměstnanec nemůže obsloužit zákazníka nebo podepsat obchod. Klienti očekávají, že firmy budou chránit svá data a přijmou příslušná opatření na jejich ochranu, ale rizika, která jsou spojena s uchováváním vlastních papírových dokumentů, jsou příliš velká.

Je zcela evidentní, že firemní spisovna není žádná pevnost, protože většina z nich ani neobsahuje odpovídající bezpečnostní opatření, která by omezila přístup k ní. Papírové spisy lze stále vynést a už nikdy nevrátit zpět, mohou zmizet a jsou dokonce náchylné k jakémukoli většímu poškození způsobenému požárem nebo povodní. Vzhledem ke všem těmto potenciálním nebezpečím, kterým podniky denně čelí, je načase digitalizovat vaši spisovnu a snížit riziko.

Přechod na digitalizaci v podstatě znamená, že je nižší riziko, že se dokumenty dostanou do nepovolaných rukou, dokumenty jsou vždy snadno dostupné a plně obnovitelné - to vše lze prakticky dosáhnout pomocí nástrojů pro správu obsahu. Toto řešení pro správu obsahu obsahuje technologie, jako je end-to-end šifrování, které zajišťuje bezpečnost dat tím, že zabraňuje jejich čtení neoprávněnou osobou, zatímco automatické zálohování zajišťuje, že se data neztratí tím, že se ukládají na centralizovaném místě mimo firmu, pokud máte k dispozici zálohování mimo firmu nebo používáte cloudové řešení.

Pouze pro oprávněné pracovníky

Hlavní obavy podniků se soustředí na to, jak zabránit neoprávněným osobám v přístupu k vysoce citlivým údajům. Papírové dokumenty se mohou dostat do rukou prakticky komukoli a není možné sledovat, kdo je viděl nebo upravoval. Jinými slovy, je na čase dát sbohem staromódním uzamykatelným kartotékám a naskočit na digitální vlnu.

Podniky dnes potřebují nástroje, které jim pomohou zajistit bezpečnost a integritu dat, a právě zde přicházejí ke slovu nejnovější digitální řešení. Bez digitalizace dokumentů není možné, aby firmy řádně sledovaly, kdy přesně a kdo k souborům přistupuje a upravuje je. Nicméně přístup lze nyní přísně kontrolovat a auditovat pomocí nástrojů, které jsou součástí řešení pro správu obsahu.

S takovým nástrojem mají manažeři možnost udělovat oprávnění nebo přístupová práva ke konkrétním digitalizovaným dokumentům jednotlivcům nebo skupinám uvnitř společnosti i mimo ni, pokud byla aktivována funkce externího přístupu. Navíc lze stanovit pravidla, aby k určitým datům měly přístup pouze osoby na příslušné úrovni řízení.

Sledování přístupu k dokumentům

Kromě zabezpečení toho, kdo má přístup k informacím, umožňují platformy, jako je Enterprise Content Management nebo Content Services, podnikům sledovat, kdo k dokumentu přistupuje, k jaké části dokumentu přistupuje, kdy k němu přistupuje a jakým způsobem k němu přistupuje. To zajišťuje mnohem větší přehlednost a transparentnost, což je klíčové, protože společnosti usilují o zajištění důvěrnosti a integrity.

Tato funkce je nejcennější, pokud jde o audity, pokud by v procesu došlo k chybě, nebo v případě stížností. Změny lze sledovat a problémy lze rychle identifikovat, čímž se lze vyhnout roušce anonymity. Díky využití tohoto aspektu digitalizace dokumentů mohou firmy zajistit, že jejich nejdůvěrnější informace budou v bezpečí i po udělení přístupových práv.

Díky možnosti analyzovat každý přístup k dokumentu mohou firmy zajistit, že jejich bezpečnostní politika funguje podle plánu a že zaměstnanci mají správná oprávnění. Pokud jde o ochranu dat, ostražitost je vším. Sledování přístupů je nejlepší způsob, jak dohlížet na veškerou dokumentaci organizace.

Když to vezmeme kolem a kolem, obsahové služby jsou užitečné nejen z hlediska efektivity a organizace v kancelářích - hrají významnou roli v moderních bezpečnostních strategiích podniků. Digitální správa dokumentů umožňuje podnikům sledovat všechny činnosti a eliminuje riziko ztráty, poškození nebo zničení dokumentu. To je nakonec zásadní nejen s ohledem na interní informace společnosti, ale také na informace zákazníků, kteří společnostem svěřují své osobní údaje, což lze zajistit zavedením těchto digitálních řešení.

Pokud se vám tento článek líbil, mohla by vás také zajímat naše nedávná studie o rozsahu digitalizace ve firmách v Evropě. (v angličtině)