Jak vytvořit spolehlivé pracovní postupy pro tisk a skenování v cloudu pro hybridní nastavení

Hlavní pilíře pracovního postupu cloudového tisku a skenování

1. Dostupnost a mobilita zařízení

Uživatelé by měli mít možnost spouštět tiskové/skenovací úlohy ze svých notebooků, smartphonů nebo tabletů, ať už jsou doma, v kavárně, na hotspotu nebo v pobočce. Systém musí podporovat odesílání a uvolňování úloh nezávisle na zařízení z jakéhokoli multifunkčního zařízení v areálu.

2. Bezpečné uvolňování úloh a skenování

Samotné vzdálené odesílání nestačí. Aby se předešlo bezpečnostním mezerám (tisk dokumentů bez dozoru nebo nebezpečné ukládání naskenovaných dat), musí uvolňování úloh vyžadovat ověření uživatele (karta, PIN, přihlašovací údaje) a skenování do cloudu musí být prováděno přes šifrované kanály. Například Kyocera Cloud Print & Scan (KCPS) nabízí zabezpečený tisk a integraci se službami cloudového úložiště.

3. Centralizovaná správa tisku v cloudu

V případě distribuované pracovní síly centralizovaná cloudová platforma pro tisk/skenování zjednodušuje správu: méně lokálních serverů, méně lokálních ovladačů, snazší aktualizace, jednotné zásady napříč lokalitami.

4. Kontrola a monitorování nákladů

Cloudové tiskové systémy by měly umožňovat kvóty, zásady tiskového chování, analytiku a reporting. To pomáhá kontrolovat objemy tisku od vzdálených uživatelů, minimalizovat plýtvání a optimalizovat náklady napříč lokalitami. Řešení Kyocera podporuje tiskové kvóty a monitorování v rámci celé domény.

5. Hybridní nasazení a podpora starších systémů

Ne všechny organizace mohou přes noc odstranit všechny lokální tiskové servery. Hybridní model, který podporuje jak cloudové, tak lokální tiskové/skenovací pracovní postupy, má často nejpragmatičtější řešení.

Jak KCPS podporuje tento přechod

Základní software Kyocera Cloud Print and Scan umožňuje správu cloudového tisku/skenování a ve spojení s multifunkčními tiskárnami Kyocera poskytuje hybridní pracovní postupy. Klíčové vlastnosti, které stojí za zmínku:

• Multi-tenant cloudový software hostovaný na AWS, umožňující škálovatelnost a nižší náklady na infrastrukturu.

• Zabezpečený tisk pomocí uživatelského ID, karty nebo PINu, takže úlohy mohou uvolňovat pouze oprávnění uživatelé.

• Mobilní a vzdálený tisk z jakéhokoli místa, v kombinaci se skenováním do cloudu a integrací s OneDrive, SharePoint Online, Google Drive, Box.

• Správa tiskových zásad a kvót pro skupiny nebo uživatele za účelem snížení plýtvání a kontroly nákladů.

• Možnost nulové lokální infrastruktury (nebo minimální hybridní infrastruktury) pro zjednodušení IT zátěže distribuované pracovní síly.

Výběrem jednoho z multifunkčních zařízení Kyocera s podporou cloudu a spárováním s KCPS mohou organizace podporovat tisk a skenování odkudkoli, přičemž si zachovají kontrolu, bezpečnost a nákladovou efektivitu.

Obchodní výsledky a výhody

• Zvýšená produktivita: Hybridní pracovníci mohou tisknout a skenovat přímo z jakéhokoli místa, aniž by museli být v kanceláři. Díky tomu mohou pracovní postupy pokračovat bez zpoždění.

• Lepší bezpečnost: Pracovní postupy s dokumenty probíhají přes cloud s bezpečným uvolňováním, šifrovaným přenosem a centrálním monitorováním, což snižuje riziko úniku.

• Nižší zátěž IT a náklady na infrastrukturu: Méně lokálně spravovaných tiskových serverů, méně ovladačů, méně lokálních aktualizací. Cloudový tisk zjednodušuje správu.

• Optimalizace nákladů: Díky kvótám, prosazování zásad a analýze využití lze lépe kontrolovat objemy tisku a spotřební materiál u distribuovaných zaměstnanců.

• Flexibilita a škálovatelnost: S vývojem hybridních pracovních modelů je infrastruktura tisku/skenování připravena podporovat změny v umístění, zařízeních nebo chování uživatelů bez větších narušení.

• Výhody z hlediska udržitelnosti: Centralizovaná správa a vzdálený tisk snižují plýtvání tiskovými úlohami, spotřebu energie a spotřebu papíru/toneru.

Začínáme s KCPS

Revoluce v hybridní práci změnila způsob, jakým podniky uvažují o tisku a skenování. Tyto základní pracovní postupy již nejsou omezeny na kancelář, ale musí se nyní plynule přesouvat s zaměstnanci mezi domovy, satelitními kancelářemi a sdílenými pracovními prostory. Flexibilní cloudový přístup zajišťuje plynulou produktivitu při zachování bezpečnosti, kontroly nákladů a standardů dodržování předpisů.

Aby tuto změnu provedly, firmy měly by nejprve posoudit, jak fungují jejich současné tiskové a skenovací procesy, a identifikovat, které úkoly stále závisí na lokálních serverech nebo fyzickém přístupu k zařízením. Odtud umožňuje postupný přechod na cloudovou nebo hybridní infrastrukturu rovnováhu mezi flexibilitou a správou. Implementace kontrol tiskových zásad, jako je ověřování uživatelů, kvóty a oprávnění založená na rolích, pomáhá efektivně spravovat využití a náklady.

Zavedením cloudových platforem, jako je Kyocera Cloud Print & Scan, a jejich spojením se spolehlivými zařízeními připravenými pro cloud, jako je Kyocera TASKalfa MZ7001ci Series, mohou firmy zjednodušit správu, zvýšit bezpečnost dat a umožnit uživatelům tisknout a skenovat odkudkoli. S jasným plánem a postupnou implementací mohou firmy vybudovat tiskové a skenovací prostředí, které je odolné, škálovatelné a dokonale přizpůsobené realitě moderní hybridní práce.