Bezpečnost tisku v právním sektoru: ochrana důvěrných dokumentů

Běžná bezpečnostní rizika tisku v právním sektoru

Nevyzvednuté tiskové úlohy – Citlivé dokumenty klientů mají často tendenci zůstat na výstupních zásobnících, kde je mohou vidět nebo vzít neoprávněné osoby. Jedná se o jedno z nejjednodušších, ale nejčastějších rizik v rušném kancelářském prostředí.

Nebezpečné pracovní postupy skenování – Skenování důvěrných souborů do e-mailu nebo sdílených složek bez šifrování nebo řádné kontroly přístupu může vystavit informace riziku zachycení nebo nesprávného doručení.

Zranitelnost firmwaru a sítě – Multifunkční zařízení jsou počítače připojené k síti. Pokud nejsou pravidelně aktualizována nebo izolována v rámci sítě, mohou se stát vstupními body pro kybernetické útoky.

Smíšené nebo zastaralé zařízení – Starší tiskárny mohou postrádat funkce šifrování a ověřování a smíšené zařízení od různých výrobců ztěžují prosazování jednotných bezpečnostních zásad napříč zařízeními.

Vzdálená a hybridní práce – Když právníci tisknou nebo skenují z domova nebo z mobilních zařízení, bezpečnostní kontroly mají často slabší charakter. Bez centralizované správy je obtížnější sledovat a chránit citlivé tiskové aktivity.

Osvědčené postupy pro zabezpečení právních tiskových pracovních postupů

Aby chránily důvěrné informace, měly by se právní organizace zaměřit na čtyři hlavní oblasti:

1. Ověřování a bezpečné uvolňování úloh: Vyžadujte od uživatelů ověření před vyzvednutím tiskových úloh. PIN kódy, identifikační karty nebo přihlašovací údaje uživatelů zajišťují, že k tištěným materiálům mají přístup pouze oprávnění zaměstnanci.

2. Šifrování, protokolování a audit: Šifrujte data během přenosu i v klidu a udržujte podrobné protokoly tiskových a skenovacích činností. Auditní stopy pomáhají prokázat dodržování předpisů a v případě potřeby podporují vyšetřování.

3. Správa zařízení a firmwaru: Udržujte všechna zařízení aktuální, aplikujte bezpečnostní záplaty a spravujte flotily centrálně, abyste udrželi konzistentní bezpečnostní postoj. Omezte externí přístup k tiskovým zařízením a zajistěte, aby byla data před vyřazením zařízení vymazána.

4. Pravidla pro uživatele a školení: Stanovte jasná pravidla pro tisk a skenování citlivých informací a proškolte zaměstnance, aby je dodržovali. Lidská chyba je stále jednou z hlavních příčin ztráty dat a povědomí o tom je jednou z nejúčinnějších obran.

Řešení Kyocera pro zabezpečený tisk právních dokumentů

Kyocera poskytuje sadu technologií určených k zabezpečení pracovních postupů s dokumenty v náročných prostředích, jako jsou například právnické firmy, prostřednictvím našeho řešení K-Level Security.

• Holistický přístup společnosti Kyocera: Bezpečnost je zabudována do každé úrovně návrhu produktu. Od digitálně podepsaného firmwaru a bezpečného spouštění až po kontrolu integrity v reálném čase (RTIC) jsou zařízení konstruována tak, aby odolávala neustále se vyvíjejícím kybernetickým hrozbám.
• Kyocera Fleet Services: Cloudová platforma, která umožňuje IT týmům vzdáleně monitorovat, spravovat a aktualizovat zařízení. Zajišťuje konzistentní verze firmwaru, přehled o tiskových aktivitách a rychlou reakci na potenciální zranitelnosti.
  
• Multifunkční zařízení Kyocera: Nejnovější multifunkční zařízení Kyocera jsou vybavena pokročilým firmwarem a bezpečnostní architekturou, která chrání data po celou dobu životního cyklu dokumentů. Jsou hladce integrována s zabezpečeným tiskem, šifrovaným skenováním a centralizovanou správou flotily.
  

Díky kombinaci bezpečného hardwaru s komplexními nástroji pro správu a šifrování mohou právní organizace vytvořit tiskové prostředí, které odpovídá stejným standardům ochrany dat, jaké se používají pro digitální systémy.

Výsledky a výhody

Implementace strategie zabezpečeného tisku přináší měřitelné výhody pro právnické firmy a právní oddělení:

• Zvýšená důvěrnost díky eliminaci nevyzvednutých úloh a nezabezpečených skenovacích pracovních postupů.
• Soulad s předpisy GDPR a dalšími standardy ochrany dat.
• Zvýšená důvěra klientů díky prokazatelné kontrole nad citlivými materiály.
• Provozní efektivita díky centralizované správě a menším požadavkům na manuální dohled.
• Snížené riziko a nižší potenciální náklady v důsledku porušení ochrany dat nebo vyšetřování.

Jak můžete zabezpečit své tiskové úlohy ještě dnes?

Právníci si nemohou dovolit přehlížet bezpečnost tisku a skenování. Každé zařízení připojené k vaší síti, které zpracovává důvěrné informace, by mělo být považováno za součást širšího ekosystému kybernetické bezpečnosti. Prvním krokem je posouzení vašeho současného vybavení a identifikace případných nedostatků, jako je zastaralý firmware, sdílený přístup nebo nezabezpečené skenovací trasy. Dále zavedete zabezpečený tisk a šifrování pro všechna zařízení, která zpracovávají data klientů nebo případů. Nakonec použijte centralizované nástroje pro správu, jako je Kyocera Fleet Services, k monitorování aktivity zařízení, vynucování aktualizací a udržování auditních stop.

Kombinací těchto osvědčených postupů s bezpečným hardwarem, jako jsou multifunkční tiskárny Kyocera TASKalfa, a holistickým přístupem společnosti Kyocera k bezpečnosti mohou právní týmy zajistit, že každá vytištěná nebo naskenovaná stránka je chráněna od začátku do konce, čímž se zachová důvěra klientů a integrita citlivých informací.