Naše způsoby práce se neustále vyvíjejí. Jedním ze způsobů, jak si vaše organizace může udržet náskok a konkurenční výhodu, je digitalizace firemních procesů.
V době po skončení pandemie COVID-19 se digitální transformace zrychlila a ovlivnila podniky napříč všemi obory. Nedávný článek společnosti McKinsey odhaluje, že 85 % podniků v důsledku toho urychlilo implementaci digitálních řešení. Forbes jde ještě dál a tvrdí, že digitalizace podnikových procesů již není pro podniky, které chtějí uspět, jen volbou - je to nutnost.
Výhody digitalizace jsou připraveny a čekají, až je vaše firma využije. Digitální řešení nejenže zvyšují produktivitu práce a zvyšují bezpečnost dokumentů, ale mohou vám také pomoci snížit náklady na tisk a usnadnit hybridní práci.
Pro vedoucí pracovníky, kteří se snaží zefektivnit svůj provoz a zajistit, aby jejich organizace zůstala na špici ve svém odvětví, je digitalizace cestou vpřed.
Co je digitalizace?
Zatímco papírové dokumenty zůstávají nezbytnou součástí tradičních kancelářských pracovních postupů, digitální řešení nabývají na významu. Tato řešení obvykle zahrnují papírové dokumenty do digitálních pracovních postupů nebo vytvářejí způsoby, jak provádět důležité úkoly online, a nikoli prostřednictvím fyzických souborů.
Příkladem může být banka, která zavádí elektronické podpisy. Klienti tak mohou provádět jednoduché transakce prostřednictvím svého počítače nebo mobilní bankovní aplikace a nemusí si hledat čas na návštěvu místní pobočky.
Dalším způsobem digitalizace podnikových procesů je skenování fyzických souborů a jejich ukládání do centrálního úložiště. Tímto způsobem lze úkoly související s tímto souborem dokončit online, místo aby se soubor předával od kolegy ke kolegovi, což zvyšuje možnost záměny a špatného umístění dokumentů.
Jak zvýšit produktivitu
Čím vyšší bude produktivita na pracovišti, tím lepší budou vaše výsledky. Přestože uhodit hřebíček na hlavičku dokonalého způsobu, jak zvýšit produktivitu, je složité, existuje jednoduchý způsob, jak toho vaše organizace může dosáhnout.
Představte si, že máte tým kolegů, kteří spolupracují na dlouhé kontraktaci, aby dosáhli nejlepší možnou podobu. Při předávání stránek, kdy zaměstnanci potřebují fyzické soubory, aby mohli na dokumentu pracovat z domova, a při náhodném pořizování kopií může snadno dojít k rozrůstání obsahu a chaosu v dokumentech. Zanedlouho vznikne zmatek v tom, která verze dokumentu je ta poslední, a možná dojde i k záměně částí.
Naskenováním papírového dokumentu a jeho začleněním do sdíleného digitálního pracovního postupu se spolupráce stává hračkou. Nebudete mít pochybnosti o tom, kdy byl dokument naposledy upraven a kým - software to vyřeší za vás. Dokument také snadno najdete a nebudete se muset vyptávat, v čí zásuvce smlouva leží.
Digitalizace procesů proto nejen usnadňuje spolupráci, ale také zvyšuje produktivitu práce, protože zajišťuje, že drahocenný čas je věnován plnění úkolů, nikoli hledání souborů.
Zlepšení zabezpečení dokumentů
Jednou z hlavních výhod digitalizace je, že můžete posílit bezpečnost dokumentů ve vaší organizaci a snížit riziko narušení bezpečnosti dat. Únik dat může způsobit velké finanční škody a poškození dobré pověsti. Digitalizací procesů však můžete posílit zabezpečení dokumentů a toto riziko minimalizovat.
Papírové dokumenty ponechané na stolech zaměstnanců na viditelném místě představují snadný způsob úniku důvěrných informací. Pokud není fyzická složka uzamčena v zabezpečené skříni, jsou všechny osobní informace, které obsahuje, ohrožené únikem.
Díky skenování souborů a jejich ukládání do zabezpečeného úložiště jsou veškeré citlivé informace v nich obsažené zašifrovány. Software pro správu dokumentů, jako je například Kyocera Smart Information Manager, vám navíc dává možnost spravovat, kdo může k dokumentu přistupovat, a zobrazovat jeho historii.
Snížení nákladů na tisk pomocí cloudového softwaru
Pro vedoucí pracovníky firem, kteří hledají způsob, jak snížit náklady na tisk, jsou digitální řešení cestou vpřed. Přestože tisk zůstává vysoce ceněným a důvěryhodným médiem, digitalizace procesů v případě potřeby může být snadným způsobem, jak ušetřit peníze.
Cloudový software nabízí nový způsob, jak vstoupit do digitální sféry a zároveň si udržet přehled o nákladech. Po začlenění papírových dokumentů do platformy cloudového úložiště mohou správci vytvářet kvóty a pravidla skupinového tisku, aby zabránili zbytečným výtiskům a snížili náklady na tisk přímo u zdroje. Například služba Kyocera Cloud Print and Scan kombinuje jak výhody digitalizace vašich procesů, tak klid, který přináší kvalitní kontrola nákladů.
Nástroj pro hybridní práci
Hybridní práce se stále rozvíjí - 59 % pracovníků v Evropě a Severní Americe pracuje v hybridním pracovním prostředí. Jak však mohou vedoucí pracovníci firem zajistit, aby vzdálení pracovníci měli stejnou produktivitu jako kolegové, kteří jsou v kanceláři?
Digitalizací procesů a využitím cloudových úložišť můžete zajistit, že pracovníci budou mít ke každému dokumentu snadný přístup, ať jsou kdekoli. Pokud jsou papírové dokumenty přístupné prostřednictvím cloudu, stačí vzdáleným pracovníkům pouze připojení k internetu, aby mohli začít pracovat a spolupracovat se svými kolegy. Zaměstnanci již nemusí čekat, až budou moci přijít do kanceláře, aby mohli pracovat s kolegou nebo si vytisknout dokument, který potřebují zkontrolovat.
To je jedna z klíčových výhod digitalizace - bez ohledu na to, kde vaši kolegové pracují, mohou i nadále pracovat se stejnou produktivitou jako na pracovišti.
Proč je digitalizace důležitá
Digitální transformace je tady a podniky, které si neuvědomí její potenciál, riskují, že zůstanou pozadu za svými konkurenty. Naštěstí se mohou vedoucí pracovníci podniků obrátit na širokou škálu digitálních řešení, která zefektivňují jejich procesy a přinášejí nespočet výhod. Pokud jste připraveni prozkoumat, jak vás může partner v oblasti dokumentových řešení posunout do budoucnosti, společnost Kyocera je zde, aby vám pomohla.
