KYOCERA Document Solutions
Na rušném pracovišti by data neměla být vázána ve skeneru, uložena pouze na jednom pevném disku nebo pohřbena na serveru, kde k nim nikdo nemá přístup. Měly by být snadno dohledatelná a snadno kontrolovatelná.
Auditoři očekávají dodržování pravidel zpětné sledovatelnosti a uchovávání vašich souborů. Správa dokumentů neexistuje, pokud jsou dokumenty roztříštěny mezi různými zařízeními, obtížně vyhledatelné, těžko ověřitelné z hlediska souladu s předpisy a snadno únikové.
Software pro správu cloudu společnosti Kyocera tyto problémy řeší. Některé se zaměřují na digitalizaci dokumentů, jiné na centrální správu obsahu. Všechny jsou však navrženy s ohledem na bezpečnost.
Základní nabídka je jednoduchá: digitalizace, správa a tisk. Tyto tři pilíře společně vytvářejí rámec, který eliminuje úzká místa.
V tomto blogu se podíváme na to, jak můžete plně využít potenciál řešení pro digitalizaci a správu dokumentů společnosti Kyocera ve vaší firmě.
Jednoduchý rámec pro správu dokumentů
Od okamžiku, kdy informace vstoupí do vašeho zařízení firmy, až po okamžik, kdy je vytištěna, je cíl stejný: zajistit, aby byl proces snadný, bezpečný a užitečný. Jinými slovy, zachytit informace přesně, spravovat je tak, aby byly snadno dohledatelné a chráněné, a tisknout je, ať pracujete kdekoli. Společně tyto kroky vytvářejí jasnou cestu k efektivní správě cloudu a silnému zabezpečení cloudu.
Zachycení
Zachycení dokumentů by mělo být výchozím bodem každého vašeho pracovního postupu. Začněte tím, že do své firmy získáte čisté informace: Kyocera Capture Capture (KCC) optimalizuje pracovní postupy firmy digitalizací papírových dokumentů pomocí multifunkčního zařízení a odesíláním zachycených dat přes cloud na určené místo. Toto rychlé a snadné zachycení dat, které nabízí KCC, poskytuje bezpečný přístup k vašemu cloudu přímo z vašeho multifunkčního zařízení. Jinými slovy, od skenování do cloudu. To pomáhá firmám maximálně využít svůj čas a zajistit bezpečnost naskenovaných dat, přičemž maximalizuje produktivitu a zvyšuje efektivitu. Snímání dokumentů není nástroj, který může mírně zvýšit vaši produktivitu: je to nutnost pro efektivní pracovní postupy.
Správa
Jakmile jsou informace nasnímány, musí být snadno dohledatelné a bezpečné. Kyocera Cloud Information Manager (KCIM) poskytuje bezpečné úložiště dokumentů s indexováním a pokročilým vyhledáváním. KCIM je vybaven výkonnými bezpečnostními a přístupovými kontrolami cloudu a správou životního cyklu, což zajišťuje, že soubory zůstanou chráněné, sledovatelné a nikdy se neztratí v zapomenutých složkách.
Tisk
A konečně, když je třeba dokument vytisknout, Kyocera Cloud Print and Scan (KCPS) přesune správu úloh do cloudu. Uživatelé mohou tisknout a odesílat skeny z více míst, aniž by museli provozovat místní servery. To je ideální pro hybridní a vzdálené týmy nebo satelitní kanceláře. KCPS navíc přidává bezpečné uvolňování, kvóty a snadné propojení s cloudovým úložištěm.
Cloudové zabezpečení pro váš rozpočet
Přesunutí tisku do cloudu snižuje náklady na hardware, energii a údržbu spojené s lokálními servery. Uvolňuje rozpočet a zjednodušuje IT podporu.
Společně tyto řešení plní jednoduchý slib: zachytit, spravovat a tisknout – jasná nabídka, která řeší úzká místa. Jasný plán od skenování po cloud.
Pořizujte, spravujte a tiskněte. Jasná nabídka, která řeší problémové oblasti.
Bezpečnost a škálovatelnost zabudované do cloudu
Cloudové služby společnosti Kyocera jsou navrženy s ohledem na evropské zákazníky. KCPS je hostováno v EU (AWS Frankfurt), zatímco KCIM a KCC využívají infrastrukturu Google Cloud v Belgii – dvě důvěryhodné pevnosti v oblasti cloudové infrastruktury, které odrážejí náš závazek k transparentnosti při zpracování dat. Ovládací prvky na zařízení a ve službě pak přidávají další vrstvy ochrany prostřednictvím zásad, šifrování a auditních stop, takže ochrana zůstává konzistentní od multifunkčního zařízení až po cloud.
Výsledkem je cloudový softwarový balík, který se snadno zavádí, vyžaduje minimální údržbu a je připraven růst spolu s vaší organizací. Je navržen jako škálovatelné řešení, které funguje stejně dobře pro jednu kancelář jako pro desítky kanceláří. Je to také jednoduchý způsob, jak digitalizovat váš pracovní postup, snížit závislost na papíru, zlepšit přístup pro váš tým a posílit bezpečnost, protože práce se stává více distribuovanou.
Jak to vypadá v reálném světě
Když inženýrská skupina Arcadis zavedly Kyocera ve všech svých provozech, nasazení kombinovalo přizpůsobené rozhraní MFP prostřednictvím Kyocera Net Manager, pokročilé cloudové snímání a vzdálené monitorování flotily prostřednictvím Kyocera Fleet Services. Výsledkem bylo propojené řešení, které zlepšilo uživatelský komfort a udržovalo zařízení aktuální bez nutnosti neustálých návštěv na místě. Je to jasný příklad přístupu Kyocera „lepší společně“ v praxi.
Proč si vybrat Kyocera pro cloudová firemní řešení?
- Jedno portfolio, mnoho cest. Ať už začnete se snímáním nebo cloudovým tiskem, vše je navrženo tak, aby se propojilo.
- Provozní výhody. Méně času stráveného ručním zadáváním dat, rychlejší vyhledávání a zjednodušený tisk pro hybridní týmy.
- Jasná správa. Kontrola přístupu k dokumentům a bezpečné uvolňování v cloudu snižují riziko a poskytují auditorům potřebné důkazy.
Jste připraveni spojit tečky?
Povězte nám o svých pracovních postupech a my vám navrhneme bezpečné řešení, které vám bude vyhovovat – ať už začínáte v malém nebo rozšiřujete po více lokalitách. Kontaktujte Kyocera Document Solutions ještě dnes a dozvíte se více.
- Benefits of inkjet printing
- An efficient A4 MFP
- Sustainability at Kyocera