KYOCERA Document Solutions
Žádná firma nechce ztrácet čas. Přesto každý den firmy ztrácejí hodiny hledáním dokumentů, duplicitními úkoly a opravováním zbytečných chyb. V pozadí zastaralé systémy a manuální pracovní postupy snižují ziskové marže a vyčerpávají zdroje. Zlepšení těchto každodenních procesů může vést k významným a smysluplným ziskům v celé organizaci.
Řešení pro správu dokumentů (DMS) nabízejí přímou cestu k lepším obchodním výsledkům. Od snížení závislosti na papíru až po zlepšení přístupu a zabezpečení – moderní nástroje DMS odstraňují neefektivitu, která brzdí týmy. Díky cloudové kancelářské technologii, jako je Kyocera Cloud Information Manager (KCIM), mohou firmy bezpečně organizovat, ukládat a vyhledávat své dokumenty odkudkoli, což snižuje zpoždění a zvyšuje výkon.
Níže se podíváme na čtyři způsoby, jak může správa dokumentů transformovat vaši firmu.
Zvýšení produktivity díky lepším pracovním postupům
Ruční zpracování dokumentů má často za následek roztříštěné procesy a duplicitní práci. Když jsou informace rozptýleny na více platformách nebo fyzických místech, zaměstnanci ztrácejí čas hledáním a ověřováním dokumentů. Podle společnosti McKinsey tráví zaměstnanci téměř 20 % svého času „hledáním interních informací nebo vyhledáváním kolegů, kteří jim mohou pomoci s konkrétními úkoly“.
Řešení pro správu dokumentů zefektivňují tyto pracovní postupy centralizací přístupu. S KCIM lze dokumenty zachytit, indexovat a kategorizovat pomocí předdefinovaných šablon. Zaměstnanci již nemusí ztrácet čas hledáním nejnovější verze souboru ani se starat o správu verzí. Veškeré informace jsou uloženy ve strukturovaném, bezpečném systému s přístupem v reálném čase.
Kromě toho integrace cloudového tisku umožňuje zaměstnancům tisknout nebo skenovat přímo do svého cloudového úložiště z jakéhokoli zařízení Kyocera. To nejen urychluje zpracování dokumentů, ale také podporuje hybridní pracovní modely tím, že týmům poskytuje flexibilitu pracovat odkudkoli bez snížení produktivity.
Chytřejší a bezpečnější řešení pro správu dokumentů v právním sektoru
Kyocera podporuje právní týmy spolehlivými a vysoce výkonnými řešeními pro práci s dokumenty, která jsou navržena s ohledem na přesnost, bezpečnost a produktivitu. Od zařízení s dlouhou životností až po pokročilý software pro bezpečnou integraci do cloudu – naše technologie pomáhají právníkům efektivně zvládat náročné pracovní postupy.Kyocera podporuje právní týmy spolehlivými a vysoce výkonnými řešeními pro práci s dokumenty, která jsou navržena s ohledem na přesnost, bezpečnost a produktivitu. Od zařízení s dlouhou životností až po pokročilý software pro bezpečnou integraci do cloudu – naše technologie pomáhají právníkům efektivně zvládat náročné pracovní postupy.
Ztráta času a dat se málokdy sleduje, ale vždy je to nákladné."
Vyšší bezpečnost dat a dodržování předpisů
Ruční správa citlivých dat představuje vážná rizika. Ztráta souborů, nezabezpečené úložiště a neoprávněný přístup jsou častými úskalími, která mohou vést k porušení bezpečnosti dat nebo problémům s dodržováním předpisů. Vzhledem k tomu, že předpisy jako GDPR vyžadují přísnější postupy při nakládání s daty, si firmy již nemohou dovolit riskovat a spoléhat se na zastaralé systémy ukládání dat.
Moderní řešení pro správu dokumentů zahrnují integrované kontroly přístupu, šifrování a auditní stopy. KCIM například umožňuje správcům nastavit oprávnění uživatelů a sledovat historii dokumentů, aby měli úplný přehled o tom, kdo k souboru přistupoval nebo jej upravoval. To pomáhá snižovat rizika a zároveň zachovávat soulad s předpisy v daném odvětví.
Díky cloudovému úložišti jsou navíc dokumenty méně náchylné ke ztrátě v důsledku fyzického poškození, krádeže nebo náhodného smazání. Automatické zálohy zajišťují, že i v případě narušení bude zachována kontinuita firmy.
Udržitelnější kancelářské prostředí
Odklon od procesů s velkým množstvím papíru není jen otázkou úspory času, ale také podporuje cíle udržitelnosti firmy. Kanceláře produkují velké množství odpadu, z čehož je vysoké procento papírového odpadu, kterému lze zabránit.
Řešení pro správu dokumentů výrazně snižují potřebu tisku, kopírování a ukládání fyzických dokumentů. Díky digitálním pracovním postupům a cloudovému úložišti mohou firmy snížit spotřebu papíru, ušetřit energii a snížit svou uhlíkovou stopu. Řešení KCIM společnosti Kyocera podporuje tento přechod tím, že uživatelům usnadňuje digitalizaci, sdílení a bezpečné ukládání dokumentů, čímž eliminuje potřebu zbytečného tisku.
Tyto změny mohou také snížit požadavky na kancelářské prostory. Méně kartoték a skladovacích místností otevírá možnosti pro více spolupracující a flexibilní pracovní prostory, které odrážejí moderní způsoby práce.
Dlouhodobá nákladová efektivita a ziskovost
Ačkoli počáteční náklady na implementaci řešení pro správu dokumentů mohou vypadat jako překážka, dlouhodobé finanční výhody jsou zřejmé. Automatizace dokumentových pracovních postupů snižuje potřebu manuální práce, snižuje náklady na tisk a úložiště a minimalizuje riziko pokut za nedodržení předpisů.
Investice do správy dokumentů nabízí firmám návratnost investic v podobě produktivity a úspor nákladů. U rostoucích firem se tyto úspory a zvýšení efektivity mohou rychle znásobit.
Řešení Kyocera jsou navržena s ohledem na nákladovou efektivitu. KCIM nabízí firmám flexibilní cloudovou platformu, která nevyžaduje velké investice do infrastruktury. Namísto spoléhání se na drahé lokální servery a IT podporu mohou uživatelé těžit z modelu založeného na předplatném, který roste spolu s firmou.
Ztráta času a dat se málokdy sleduje, ale vždy je nákladná. Správa dokumentů odhaluje tyto skryté neefektivnosti a poskytuje firmám nástroje k jejich nápravě.
Jak transformovat svou firmu pomocí řešení pro správu dokumentů
Řešení pro správu dokumentů nabízejí jasnou cestu k produktivnějšímu, bezpečnějšímu a udržitelnějšímu pracovišti. Eliminací manuálních chyb, snížením plýtvání a zefektivněním přístupu k důležitým informacím mohou firmy dosáhnout vyššího výkonu na všech úrovních.
Přístup společnosti Kyocera se zaměřuje na integraci inteligentních kancelářských technologií do reálného firemního prostředí. Nástroje jako Kyocera Cloud Information Manager poskytují základ pro cloudový tisk, digitální spolupráci a škálovatelné pracovní postupy s dokumenty a dávají týmům více času soustředit se na to, co je důležité.
Aby zůstaly konkurenceschopné, potřebují firmy více než jen rychlé stroje. Potřebují inteligentní systémy. Kyocera pomáhá firmám implementovat systémy, které fungují pro jejich konkrétní situace. Kontaktujte odborníka společnosti Kyocera zde.