Strategie hybridního IT a řešení pro správu dokumentů | Kyocera

Hybridní práce již není otázkou „zda“, ale „jak“.

V mnoha firmách jsou hybridní modely již v nějaké formě zavedeny. Skutečná diskuse se nyní soustředí na to, jak zajistit, aby byly bezpečné, podporovaly produktivitu a byly v souladu s cíli firmy.

Odpověď začíná jasnou IT strategií.

Posílením řešení pro práci s dokumenty a využitím bezpečné cloudové technologie mohou IT týmy budovat odolné systémy, které podporují hybridní práci, aniž by zvyšovaly složitost.

Výhody hybridní práce

Navzdory popularitě práce na dálku někteří manažeři stále zpochybňují její dopad na výkonnost a kulturu firmy. Ve skutečnosti se tyto obavy ne vždy shodují s tím, co zaměstnanci považují za prioritu.

Podle výzkumu zůstává hybridní práce nejběžnějším způsobem práce (44 %) mezi zaměstnanci v EU, jejichž pracovní pozice lze vykonávat na dálku.

Výrazně vzrostla také touha pracovat výhradně z domova, a to z 13 % v roce 2020 na 24 % v roce 2024.

Pro organizace to má strategické důsledky. Flexibilní modely práce mohou ovlivnit přilákání talentů, jejich udržení a angažovanost zaměstnanců na konkurenčních trzích.

Hybridní práce také urychluje digitální transformaci. Investice do cloudových technologií a moderních řešení pro práci s dokumenty činí práci na dálku nejen možnou, ale i efektivní.

Dobře navržená hybridní prostředí přinášejí:

• Intenzivnější digitální transformaci: Investice do platforem pro spolupráci a cloudových nástrojů urychlují digitální transformaci.
• Nákladovou efektivitu: Optimalizované kancelářské prostory a chytřejší alokace zdrojů snižují režijní náklady.
• Pokrok v oblasti udržitelnosti: Méně dojíždění přispívá ke snížení emisí a k lepšímu souladu s cíli ESG.

Jak navrhnout moderní a úspěšnou IT strategii

Hybridní práce klade na IT týmy nové požadavky. Aby hybridní práce fungovala, odolná IT strategie se obvykle zaměřuje na:

1. Sladění s modely práce na dálku

Systémy, hardware i software musí podporovat zaměstnance bez ohledu na jejich umístění. Výběr IT řešení, která se hladce integrují do kancelářského i vzdáleného prostředí, zefektivňuje pracovní toky.

2. Spolehlivá technická podpora

Technické problémy jsou v distribuovaných prostředích nevyhnutelné. IT týmy potřebují strukturované rámce podpory, aby minimalizovaly narušení provozu a udržely produktivitu.

3. Silné bezpečnostní postupy

Ochrana dat a zařízení je hlavní výzvou hybridního prostředí. Odolný přístup zahrnuje:

• Šifrování dat.
• Vícestupňové ověřování.
• Nástroje na ochranu sítě.
• Pravidelné aktualizace a správu oprav.
• Zvyšování povědomí zaměstnanců o kyberbezpečnosti.
• Řízenou správu přístupu.

Jak zařízení Kyocera podporují hybridní práci

Spolehlivý hardware zůstává klíčovým základem jakékoli hybridní IT strategie. Zařízení musí fungovat konzistentně v kancelářském i vzdáleném prostředí a zároveň se hladce integrovat do bezpečných digitálních pracovních postupů.

Multifunkční tiskárny (MFP) zjednodušují nastavení tím, že kombinují funkce tisku, skenování a kopírování v jediném zařízení.

Při hodnocení multifunkčních tiskáren pro hybridní prostředí by IT týmy měly zohlednit:

• Tiskové potřeby: Objem, požadavky na barvy a počet uživatelů.
• Celkové náklady na vlastnictví: Včetně spotřebního materiálu a údržby v průběhu času.
• Dopad na životní prostředí: Energetická účinnost a snižování množství odpadu.
• Snadná integrace: Kompatibilita se stávajícími systémy.

Například řada ECOSYS společnosti Kyocera splňuje všechny tyto priority. Zařízení ECOSYS snižují množství odpadu z spotřebního materiálu díky komponentům s dlouhou životností, čímž podporují jak cíle udržitelnosti, tak předvídatelné řízení nákladů.

Integrované bezpečnostní funkce, jako je šifrované zpracování dat, bezpečné spouštění a automatické přepisování dat, chrání informace v distribuovaných prostředích.