Špatné ukládání dokumentů a riziko kybernetické bezpečnosti jdou ruku v ruce. IBM uvádí, že od doby, kdy se začalo s hybridní prací, jsou úniky dat nákladnější než kdykoli předtím. Její zpráva uvádí, že současné celosvětové průměrné náklady na únik dat činí neuvěřitelných 4,35 milionu eur. Pro mnoho malých a středních podniků by tyto značné náklady mohly znamenat ukončení činnosti.Případně, pokud se organizacím podaří finanční dopady překonat, je ztráta dat nenapravitelná, přičemž způsobené poškození pověsti bude mít pro podnikání dlouhodobé důsledky.
Zásadně v oddělení lidských zdrojů je riziko úniku dat vysoké vzhledem ke každodenní manipulaci s důvěrnými dokumenty. A vzhledem k tomu, že mnoho zaměstnanců personálního oddělení stále ukládá a spravuje citlivé informace o zaměstnancích ve stovkách složek v podnikové síti nebo ve správci souborů systému Windows, je to katastrofa, která může nastat kdykoliv.
Investujte do nástrojů digitálního zabezpečení
Ruční správa dokumentů dává velký prostor pro chyby a lidské selhání, které je podle studie společnosti IBM hlavní příčinou v 95 % případů narušení kybernetické bezpečnosti. Nemluvě o tom, že mobilita moderních profesionálů představuje velkou hrozbu pro zabezpečení souborů, protože zaměstnanci dojíždějí mezi jednotlivými lokalitami nebo nesprávně ukládají soubory ve svém osobním pracovním prostoru. Bez vícevrstvého přístupu k zabezpečení jsou tyto soubory snadným cílem hackerů.
Je to naprosto jasné: personální oddělení musí investovat do moderních technologií, které zajistí bezpečné uložení a snadnou správu záznamů zaměstnanců a dodají jim klid, který si zaslouží.
Společnost Kyocera již od roku 1959 navrhuje své produkty tak, aby zákazníkům poskytovaly dlouhodobá a kvalitní řešení. Současná doba vyžaduje řešení, která umožňují flexibilní práci a zvyšují produktivitu a zároveň zpřísňují zabezpečení.
A přední představitelé tohoto odvětví s tím souhlasí. Josh Bersin, analytik v oblasti lidských zdrojů a zakladatel společnosti Bersin by Deloitte, uvádí: "Oddělení lidských zdrojů a IT chtějí něco, co by pomohlo tyto aplikace standardizovat a sjednotit." Představujeme Kyocera Cloud Information Manager (KCIM), nejnovější bezpečnostní software, který vedoucí pracovníci v oblasti lidských zdrojů používají nejen k řešení svých problémů, ale i k jejich odstraňování.
Centralizovaná platforma: Personalisté, ať už pracují kdekoli, potřebují každý den přistupovat k tisícům dokumentů. Podle společnosti Bersin někteří odborníci v současné době používají ke zvládání svých úkolů přibližně 120 různých nástrojů. S KCIM potřebují profesionálové pro správu dokumentů pouze jeden! Software poskytuje centralizovanou platformu, ke které mají uživatelé přístup, aby mohli nahrávat, stahovat a sdílet své dokumenty, a seskupuje soubory bezpečně na jednom místě bez ohledu na jejich formát.
Standardizované procesy: Odborníci na lidské zdroje, kteří využívají KCIM, si mohou rychle osvojit intuitivní platformu, protože uživatelé si mohou přizpůsobit způsob své práce. Odborníci proto mohou uspořádat dokumenty do struktury složek, která je pohodlná a bezpečná pro prohlížení.
Ochrana heslem a šifrování: Přestože profesionálové mohou snadno najít digitální i fyzické dokumenty na cestách, jedním z charakteristických znaků aplikace Kyocera Cloud Information Manager je zabezpečení. Platforma ukládá dokumenty na šifrovaný server, kde si je uživatelé mohou prohlížet po předložení správných přihlašovacích údajů. Uživatelé mohou např. musí zadat heslo, aby získali přístup do systému. V opačném případě nemohou dokumenty upravovat ani prohlížet.
Správa dokumentů v cloudu: Díky inteligentní cloudové architektuře KCIM lze řešení rychle nainstalovat a odpadají jakékoli další náklady na server. Navíc odpadá problém se správou a ukládáním dat zaměstnanců na nechráněném souborovém systému Windows vaší organizace, protože všechny dokumenty jsou snadno dostupné z prohlížeče.
Zvýšení produktivity: Díky standardizovanému uložení všech dokumentů pod jednou střechou mohou týmy personálního oddělení pracovat chytřeji, nikoli náročněji. KCIM má přístup ke správě dokumentů ve stylu vyhledávání a nalezení, což znamená, že profesionálové mohou rychle najít tisíce souborů díky vyhledávacímu panelu ve stylu Google. Na druhou stranu odpadají další papírové procesy používané k ukládání informací o zaměstnancích v tradiční kartotéce.
Soulad s nařízením GDPR: Personalisté pracují s citlivými údaji. Evropská unie a nezávislé regulační orgány neustále zpřísňují předpisy GDPR a personalisté na ně musí reagovat, což způsobuje tlak na odborníky, kteří musí bezpečně spravovat tisíce datových vláken. "KCIM přebírá kontrolu nad správou informací." Platforma má vícevrstvý přístup k zabezpečení, chrání dokumenty před zvědavýma očima a zároveň umožňuje uživatelům mít přehled o nejnovějších verzích podnikových souborů.
KCIM usnadňuje ukládání digitálních i fyzických dokumentů. Profesionálové si mohou nadále užívat nově nabyté svobody s komfortem vědomí, že data jejich zaměstnanců jsou bezpečně uložena v centrálním digitálním úložišti.
Rozhodněte se pro tento krok. Nebudete litovat.
