Pro moderního profesionála je čas vždy velmi důležitý. Společnost Reclaim AI tuto myšlenku posiluje a uvádí, že "týmy jsou vystaveny většímu množství úkolů, většímu počtu schůzek, konkurenčním výzvám a mají méně času na to, aby vše stihly, což způsobuje nebývalý stres a zátěž pro zaměstnance nebo jednotlivé spolupracovníky". To se týká zejména odvětví a organizací, které denně zpracovávají obrovské množství zakázek. Mnohé z nich stále žonglují s fyzickými a digitálními dokumenty bez definované infrastruktury - nevyhnutelné problémy vyplývající z tohoto přístupu se zhmotnily.
Navzdory obrovskému technologickému pokroku dnešní profesionálové stále tráví každý týden několik hodin hledáním dokumentů. Po celou dobu na ně klienti a kolegové čekají. Kromě kartoték a stohů papírů se náročnost nalezení důležitých pracovních dohod nebo smluv ještě zvyšuje, pokud jsou tyto dokumenty naskenovány do otevřené složky a nelze je vyhledávat podle konkrétních klíčových slov. Často to znamená, že pracovníci musí věnovat další čas opětovnému vytvoření celého dokumentu. Tomu všemu by se dalo předejít pomocí jednoho jednoduchého řešení pro správu dokumentů: Kyocera Cloud Information Manager.
Kyocera Cloud Information Manager
Ve společnosti Kyocera jsme hrdí na to, že naše klienty vybavujeme technologiemi určenými k řešení jejich obtíží. Kyocera Cloud Information Manager (KCIM) je jedním z takových nástrojů navržených tak, aby pomáhal profesionálům, kteří pracují na cestách s dokumenty v digitální i papírové podobě. Díky svým schopnostem se dokonale hodí pro profesionály v oblasti realit, notáře a pojišťovny, nebo HR pracovníky, kteří denně zpracovávají smlouvy a další důležité obchodní dokumenty. Je na čase dát sbohem hodinám stráveným hledáním dokumentů a nekonečným cyklům kontrol!
Rychlé vyhledávání dokumentů
S aplikací KCIM mohou profesionálové pracovat chytřeji, protože toho zvládnou více a s menším úsilím. Software disponuje funkcemi vyhledávání podobnými vyhledávači Google, takže uživatelé mohou potřebné informace najít během okamžiku. Pomocí serverů proto mohou profesionálové filtrovat vyhledávání podle data, uživatele, relevantních klíčových slov a dalších parametrů! Tato funkce však není vyhrazena pouze pro fyzické soubory.
KCIM dokáže analyzovat a ukládat až 12 různých typů dokumentů a snadno vyhledávat klíčová slova ve fotografiích nebo naskenovaných položkách, jako jsou například smlouvy. Tím však přidané výhody nekončí: dokumenty zachycené systémem KCIM budou zpracovány pomocí technologie OCR, což profesionálům umožní znovu vytvořit dokument v editovatelném formátu. Potřebujete na poslední chvíli provést změnu v kupní smlouvě? Žádný problém!
Intuitivní software
V ideálním světě by se nové technologie snadno používaly a byly připraveny k okamžitému nasazení - to je právě kouzlo softwaru Kyocera Cloud Information Manager! Umožňuje profesionálům řešit jejich problémy s produktivitou od samého začátku, s minimálními nároky na školení. KCIM má funkci indexování "jedním kliknutím", která zjednodušuje označování dokumentů a zvýrazňování klíčových slov. Díky tomu lze všechny dokumenty v budoucnu snadno najít. Platforma je navíc dostupná prostřednictvím rozhraní webového prohlížeče z libovolného místa s připojením k internetu, což uživatelům umožňuje bezproblémově nahrát soubor v jedné lokalitě a pracovat na něm v jiné lokalitě, takže snadno použitelná platforma je k dispozici na osobním pracovišti nebo v kanceláři.
Zvýšení bezpečnosti dokumentů
Realitní agenti, pojišťovací makléři a notáři denně pracují s citlivými informacemi. Většina smluv se sice stále podepisuje na papíře, ale obvykle se skenují a převádějído digitální podoby. Technologie proto musí být nejen flexibilní, ale i bezpečná - dodržování požadavků GDPR je prioritou.
Šifrovaný software Kyocera Cloud Information Manager má několik vrstev ochrany, které jdou nad rámec zajištění bezpečnosti klientských dat. KCIM kontroluje přístup k dokumentům: soubory a složky mohou prohlížet pouze ověření uživatelé. Kontrola časových razítek navíc zajišťuje, že odborníci mají vždy po ruce nejnovější verzi smlouvy.
KCIM otevírá svět možností produktivity a zároveň zajišťuje základní požadavky, jako je efektivita pracovních postupů a bezpečnost. Profesionálové mají k dispozici dokumenty, které potřebují, kdykoli je potřebují, což jim umožňuje být produktivnější než kdykoli předtím bez ohledu na to, kde pracují.
