Odborný pohled na digitalizaci podnikání v Evropě - výhled na rok 2019

Co odhalila naše studie Business Digitalisation in Europe Outlook 2019?

Požádali jsme Michaela Powella, odborníka na správu softwaru ve společnosti Kyocera Document Solutions Europe, aby nám poskytl svůj pohled na výsledky našeho průzkumu. 

1. Jak byste definovali oblast správy obsahu?

Organizace musí zpracovávat obrovské množství dat. Je důležité si uvědomit, že všechna tato data mají nějakou hodnotu. Dalo by se říci, že data jsou novou ropou. Společnosti si začínají uvědomovat, že mají všechny tyto informace k dispozici, a pokud se jimi začnou hlouběji zabývat, mohou získat skutečné obchodní poznatky, které jim pomohou analyzovat minulé i současné obchodní aktivity. To zase může usnadnit budoucí rozhodování. Právě zde začíná hrát zásadní roli správa obsahu a správa dokumentů. Systémy správy dokumentů jsou systémy, které umožňují podnikům získat další hodnotu z obsahu v jejich organizaci.

2. Jaké jsou hlavní příležitosti pro společnosti?

Řekl bych, že jsou to systémy pro správu podnikového obsahu, systémy pro správu dokumentů a služby obsahu. Věřím, že čím více technologií společnost používá, tím lepších výsledků může dosáhnout. Prvním důvodem, proč používat systémy pro správu obsahu, je to, že umožňují ukládat obsah ve strukturované podobě ve formě databáze. Poté se společnost může začít zabývat systémem pro business intelligence, jako jsou systémy pro správu dokumentů nebo řešení pro správu obsahu, které jí umožní získat další data a pomohou vytvořit základ obsahu, do kterého mohou odborníci zapojit další technologie, které přidají další hodnotu. Více technologií může znamenat více výsledků. Společnosti by však měly na počátku vypracovat strategii, která by definovala, čeho přesně chtějí dosáhnout. Pouhá investice do systému pro správu obsahu automaticky neznamená, že se podnik stane efektivnějším. Je třeba definovat jasné cíle.

3. Jak mohou tato řešení pomoci podnikům čelit jejich výzvám?

Všechny společnosti chtějí ušetřit peníze a zvýšit efektivitu. Proto je důležité svěřit se do rukou společnosti, která dokáže najít optimální řešení pro minimalizaci nákladů a maximalizaci přínosů. V závislosti na obchodním modelu a potřebách lze investovat prostřednictvím kapitálových výdajů nebo provozních výdajů, přičemž v druhém případě se jedná o měsíční nebo pravidelné platby. Je nezbytné znát všechny možnosti a hledat silného partnera, který společnosti pomůže najít nejvhodnější řešení.

4. Podle studie Kyocera Document Solutions Europe - Digitalizace podnikání v Evropě 2019 (Business Digitalisation in Europe Outlook 2019) 30 % podniků neuvažuje o integraci systému pro správu obsahu z důvodu nedostatku finančních prostředků. Vidíte zde nutnost osvěty pro podniky, aby viděli návratnost své investice?

Ano, 100%. Podniky by měly být natolik vyspělé, aby si uvědomily, že pouhé investování peněz do technologií jim nepomůže. Jakmile jsou však cíle jasné, lze vybrat správnou technologii k jejich dosažení a výsledky budou zřejmé. Přijetí technologie a obchodní strategie by měly být vždy koordinovány. To je klíčové.

5. Integrace řešení pro správu obsahu je sice investicí, ale jakým způsobem může podnikům pomoci snížit náklady?

Dobrý poskytovatel služeb vás upozorní na všechny výhody pro snížení nákladů. Za zdůraznění stojí například snížení nákladů na skladování papíru. Také čas jsou peníze a obsahové služby a podobné technologie šetří podnikům spoustu času tím, že zefektivňují procesy. Cenné hodiny práce budou využity efektivněji a kancelářské prostory budou využity jinak, a to vše produktivnějším způsobem, který může ušetřit peníze. Firmy často zapomínají brát v úvahu všechny tyto neviditelné náklady, které hrají důležitou roli při zvažování technologie správy obsahu.

6. Existují oddělení, která mohou z této technologie vytěžit více? Nebo která se zatím nepřizpůsobují tak rychle, jak by měla?

Nejrychlejší návratnost investic se obvykle projeví tam, kde je velké množství papíru. Obvykle se jedná o oddělení, jako jsou právní oddělení, logistika, doprava, finance a oblast nákupu, protože obvykle mají vysokou spotřebu papíru.

7. Podle studie Kyocera Document Solutions Europe - Digitalizace podnikání v Evropě 2019 (Business Digitalisation in Europe Outlook 2019) jsou tři ze šesti hlavních výzev, kterým podniky čelí, spojeny s papírem. Řekli byste, že budoucnost je bez papíru a že tato řešení jsou klíčová?

Myslím, že systémy jako ECM (Entreprise Content Management) a DMS (Document Management Systems) hrají velmi důležitou roli, ale velké množství podnikového obsahu je stále uloženo na papíře. Dalším krokem pro podniky je zachycení informací z papírových dokumentů do podnikového systému. Teprve pak lze správně použít obsahová řešení, jak bylo popsáno dříve. Bohužel, k bezpapírovým dokumentům je ještě daleko, protože i podniky, které jsou technologicky velmi vyspělé, jako například mobilní operátoři, mají zákazníky, kteří třeba nejsou technologicky vyspělí a stále dávají přednost papíru.

8. Proč si myslíte, že menší společnosti v oblasti automatizace zaostávají?

Domnívám se, že existují dva hlavní důvody. Zaprvé je to otázka finančních prostředků, i když hostované cloudové technologie a podobné služby jsou stále dostupnější. Za druhé, a to je pravděpodobně hlavní faktor, si společnosti často neuvědomují, že mají potíže. Nevědí, že existují řešení, která mohou jejich procesy výrazně usnadnit. Proto je důležité, aby poskytovatelé služeb podniky o svých možnostech informovali.

9. Podle studie Kyocera Document Solutions Europe Business Digitalisation in Europe Outlook 2019, 11 % společností uvedlo, že nepovažují automatizaci za strategický cíl v blízké budoucnosti. Myslíte si, že je to způsobeno především nedostatkem informovanosti, nebo to může souviset s odmítaním uživatelů?

Myslím, že hlavním důvodem je nedostatek informací. Automatizace je poměrně nejednoznačné slovo, protože se dá vykládat mnoha způsoby. Pokud však dostanou konkrétní příklady, řekněme, že nyní budou posílat faktury e-mailem, čímž se sníží manuální práce a poplatky za poštovné, myšlenka automatizace už nebude znít tak hrozivě. Může být obtížné přimět zaměstnance, aby vložili důvěru do nového systému, který neznají, ale jakmile se vše řádně rozebere a vysvětlí, měly by být výhody pro všechny zřejmější.

10. Myslíte si, že by podnik mohl přežít v moderní ekonomice, pokud by se nepřizpůsobil těmto novým technologiím?

Pokud mluvíme o přežití, myslím, že podniky přežijí. Nakonec však budou muset začít hledat způsoby, jak zlepšit svou práci. Podniky, které se odváží uvažovat o nových možnostech, budou efektivnější. Ty, které to neudělají, prozatím přežijí, ale budou zaostávat za konkurencí. Domnívám se, že je nevyhnutelné se nakonec přiklonit k technologiím.

11. Co je největší výzvou pro rozšíření této technologie?

Na začátku bude hlavní výzvou čelit nedostatku znalostí o systémech a nedostatku znalostí o vlastních interních procesech společností. Klíčové je vzdělávat podniky a ukázat jim, jak mohou tuto technologii využít, a dokázat, že je dostupná. Po získání řešení je dalším velkým problémem neochota ke změnám. Klíčové je, aby společnosti prošly řádným procesem řízení změn a zdůraznily, proč se systém vyplatí a jak pomůže při dosahování strategických cílů a umožní společnosti prosperovat.

12. Při pohledu na výhled digitalizace podnikání v Evropě 2019 je překvapivé, že některé země s nejrozvinutějšími ekonomikami, jako je Německo a Spojené království, vykazují nejnižší úroveň automatizace a digitalizace. Jakým překážkám tyto země čelí?

Myslím, že součástí problému je nechuť ke změnám. Ve velkých organizacích ve vyspělých zemích dochází k brzkému zavádění. Zbytek trhu však bude zaostávat. Dodavatelé se také často zaměřují na horní část trhu a zapomínají pomáhat i malým a středním podnikům. Domnívám se, že odpovědí je kombinace neochoty ke změnám, nedostatečného porozumění a přesvědčení, že technologie není jednoduše dostupná.

13. Co podle vás podporuje rozšíření této technologie a její větší popularitu?

Myslím, že je to kombinace stále dostupnější a levnější technologie a vývoje technologie samotné. Technologie se mění. Umělá inteligence a strojové učení si razí cestu na pracoviště. Inovace jsou stále dostupnější a lidé o ně projevují zájem a dělají si průzkumy. Pozorujeme nástup mileniálů do pracovního procesu, kteří s technologiemi vyrostli, což je také faktor, který bude podniky pohánět k většímu zavádění technologií.

14. Jaké jsou vaše prognózy do budoucna, pokud jde o automatizaci a digitalizaci?

Mnoho uživatelů se brzy pustí do nejnovějších podnikových technologií, což bude nezbytné pro udržení konkurenceschopnosti. Bude se stále více monitorovat, což povede k ještě většímu nárůstu obchodních informací, které jim umožní činit lepší rozhodnutí.

15. Jakou roli bude při tomto přechodu hrát Kyocera Document Solutions Europe?

Především se snažíme odbourat složitost tématu. Chceme, aby uživatelé pochopili, že naše řešení jsou pro ně dostupná. Samozřejmě chceme také zdůraznit, jak může přijetí takových řešení přinést podnikům skutečnou hodnotu. Chceme ukázat, že jde o jednoduché řešení, které může mít skvělé výsledky. Může zefektivnit podnikání a my chceme hrát roli v tom, že uživatelům pomůžeme získat výhody těchto systémů, protože nemusíte být odborník, abyste tato řešení mohli používat.