Podle společnosti IBM činily v roce 2023 celosvětové průměrné náklady na únik dat 4,45 milionu dolarů, což představuje 15% nárůst za tři roky a vyvolává naléhavou potřebu, aby organizace zavedly osvědčené postupy pro bezpečnou správu dokumentů.
Jestliže dříve nebylo zabezpečení dokumentů pro podniky prioritou, nedávný výrazný nárůst bezpečnostních hrozeb mnohé motivoval k tomu, aby své organizace vybavily moderními technologiemi a posílily tak své bezpečnostní strategie.
Podniky po celém světě si uvědomují nevýhody manuálního a papírového zpracování citlivých dokumentů kvůli jejich neefektivitě a vysokým nákladům, nemluvě o bezpečnostních rizicích. Přechod na digitální správu dokumentů však není bez vlastních problémů, protože přináší obavy z narušení bezpečnosti dat, kybernetických útoků a neoprávněného přístupu, které je třeba náležitě řešit.
Nicméně, uprostřed těchto obchodních starostí se skrývá dokonalé řešení: systémy pro správu dokumentů.
Proč potřebujete systém správy dokumentů?
Systémy pro správu dokumentů (DMS) poskytují podnikům možnost ukládat, zpracovávat a sledovat dokumenty v digitální podobě a umožňují zaměstnancům organizace bezproblémově organizovat, sdílet a upravovat informace. Díky tomu, že systémy pro správu dokumentů poskytují centralizované úložiště, řízení přístupu k dokumentům, správu hesel a další užitečné funkce, usnadňují podnikům zavádění osvědčených bezpečnostních postupů.
Cloudový systém správy dokumentů, jako je Kyocera Cloud Information Manager (KCIM), může výrazně snížit riziko narušení bezpečnosti dat. Pokud vám záleží na bezpečnosti dokumentů, pak vám systém KCIM může nabídnout významné výhody, které přesahují rámec obecného zabezpečení.
Zde se dozvíte, jak KCIM zajišťuje bezpečnou správu dokumentů:
Zabezpečené cloudové úložiště
Správa dat a informací je náročný úkol. Pokud vaši zaměstnanci tráví příliš mnoho času hledáním informací nebo pokud vaše společnost nemá standardizovaný proces pro sdílení dokumentů ze vzdálených míst, hrozí chaos v dokumentech. Bez systému pro správu dokumentů, jako je KCIM, který odesílá všechny informace do jednoho centrálního digitálního úložiště, se mohou důležité dokumenty snadno ztratit v řetězcích e-mailů, roztrousit po lokálním disku ve firmě nebo zapomenout v přeplněné kartotéce. Pokud nevíte, kde se vaše dokumenty nacházejí, jak je můžete ochránit?
Chaos v dokumentech je synonymem bezpečnostních rizik. Nejmodernější nástroje, jako je KCIM, zefektivňují manipulaci s dokumenty a metodicky uspořádávají informace. Cloudové úložiště je navíc od základu navrženo pro maximální zabezpečení dat, takže důvěrná firemní data jsou v bezpečí bez ohledu na to, kde vaši zaměstnanci pracují.
Možnosti vyhledávání dokumentů
Bezpečné uložení dokumentů je jen prvním krokem ke zvýšení bezpečnosti; pro vaši firmu je také klíčové, abyste mohli snadno najít důležité dokumenty. KCIM umožňuje podnikům převzít kontrolu nad velkými objemy dokumentů tím, že využívá pokročilé techniky pro extrakci a označování klíčových slov z každého dokumentu, což usnadňuje jejich kategorizaci a uspořádání do příslušných složek.
Díky službě KCIM mohou zaměstnanci rychle vyhledat konkrétní dokumenty, čímž se zbaví časově náročného ručního vyhledávání a získají jistotu, že přesně vědí, kde se jejich citlivé dokumenty nacházejí.
Řízení verzování dokumentů
Bezpečná správa dokumentů závisí na transparentnosti. Ztratili jste někdy čas hledáním nejnovější verze smlouvy nebo jiného důležitého dokumentu? Jak poznáte, že s citlivými daty někdo manipuloval?
KCIM vás zbaví tlaku na zabezpečení dokumentů tím, že vám umožní sledovat historii verzí každého dokumentu a monitorovat změny provedené uživateli. Vaše firma může filtrovat dotazy podle několika možností, například "Vytvořeno dne", " Autor" a "Verze". Pokud došlo k neoprávněným změnám nebo potenciálnímu narušení bezpečnosti, nástroj vám pomůže je rychle identifikovat a přijmout příslušná opatření.
Řízení přístupu k dokumentům
A konečně, KCIM umožňuje nastavit podrobné řízení přístupu, které zajistí, že ke konkrétním dokumentům budou mít přístup pouze oprávnění pracovníci. To lze umožnit pomocí uživatelských oprávnění, která omezují přístup k citlivým informacím na příslušné členy týmu a snižují riziko úniku dat. Schopnost systému vynucovat kontroly přístupu také posiluje úsilí o dodržování předpisů a umožňuje podnikům prokázat dodržování oborových předpisů a interních zásad během auditů nebo vyšetřování.
Zavedení systému pro správu dokumentů
Cloudová technologie, jako je KCIM, nabízí komplexní řešení problémů spojených se správou dokumentů. Díky kombinaci zabezpečení, efektivity a dodržování předpisů umožňuje tento inovativní systém podnikům optimalizovat pracovní postupy, zvýšit produktivitu a chránit důležité informace, což v konečném důsledku podporuje dlouhodobý úspěch ve stále více digitalizovaném a konkurenčním podnikatelském prostředí.
Investicí do služby KCIM si mohou být podniky jisté, že jejich data jsou neustále chráněna, a zmírnit tak potenciální právní rizika a rizika poškození pověsti spojená s únikem dat. Pokud chcete svému podniku umožnit bezpečnou orientaci ve složitých podmínkách digitálního věku, pak je Kyocera Cloud Information Manager vaším řešením.
