Prohlášení o ochraně osobních údajů pro uchazeče o zaměstnání

Toto prohlášení o ochraně osobních údajů (dále jen „prohlášení“) se vztahuje na společnost Kyocera Document Solutions („Kyocera“), která vypsala výběrové řízení na některou pozici. Seznam příslušných společností Kyocera se nachází pod nadpisem „Uplatňování vašich práv a kontakt“.

Toto prohlášení se vztahuje na shromažďování osobních údajů společností Kyocera v souvislosti s procesem Žádosti o zaměstnání a procesem nástupu do zaměstnání před uzavřením pracovní smlouvy se společností Kyocera.

Toto prohlášení si můžete stáhnout ve formátu PDF níže:

V tomto prohlášení podrobně vysvětlíme následující:

• Proč zpracováváme vaše osobní údaje a na jakém právním základě;
  
• Jaké osobní údaje zpracováváme;
• S kým sdílíme vaše osobní údaje;
• Do kterých zemí jsou vaše osobní údaje zasílány;
• Jak dlouho uchováváme vaše osobní údaje;
• Jaká technická a organizační opatření jsme přijali;
• Jaká vaše zákonná práva se nás týkají zpracování vašich osobních údajů;

Proč zpracováváme vaše osobní údaje a na jakém právním základě?
 

A. Správa vaší žádosti o zaměstnání. Máme oprávněný zájem na zpracování vašich osobních údajů, abychom mohli posoudit, kdo je pro danou pozici nejvhodnější. V procesu žádosti o zaměstnání můžeme požadovat ověření jakékoli reference, ale pouze s vaším souhlasem. Můžeme také požadovat zobrazení vašich veřejných profilů na sociálních sítích, další veřejné informace, které se vás dotýkají nebo provést námatkovou kontrolu, ale učiníme tak pouze tehdy, pokud je to nezbytné a relevantní vzhledem k pozici, o kterou se ucházíte.
 

B. Nástup. V případě, že vaše žádost bude úspěšná, máme oprávněný zájem zpracovat vaše osobní údaje, abychom vám mohli nabídnout danou pozici, zahájit pracovní proces a přivítat vás v zaměstnání.
 

C. Budoucí příležitosti. Pokud bychom vás chtěli kontaktovat v případě budoucích pracovních příležitostí, pro které byste mohli být vhodní, požádáme vás o váš souhlas s uchováním vašich osobních údajů v evidenci po dobu maximálně jednoho roku. Svůj souhlas můžete kdykoli odvolat.

D. Právní účely. Někdy potřebujeme vaše informace použít k vyřízení právních nároků nebo ke splnění příslušných zákonných povinností nebo požadavků správních orgánů.
 

Provedli jsme pečlivé posouzení vašich základních práv a svobod a našich oprávněných obchodních zájmů a průběžně sledujeme jejich rovnováhu. Pokud si však přejete vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů i v případě našeho oprávněného obchodního zájmu, přečtěte si prosím sekci „Vaše práva“ níže.

Jaké osobní údaje zpracováváme?
 

Kromě informací, které jste nám poskytli, můžeme o vás zpracovat následující osobní údaje:
 

• Informace o charakteru a / nebo výkonu od posuzovatelů;
• Informace od veřejných orgánů;
• Informace o hodnocení od poskytovatelů hodnotících služeb před zaměstnáním;
• Osobní údaje z veřejné části vašich účtů na sociálních sítích nebo jiné vaše veřejné informace;

S kým sdílíme vaše osobní údaje?
 

Vaše osobní údaje budou sdíleny pouze s:
 

• Odpovědnými zaměstnanci společnosti Kyocera, kteří se podílejí na procesu náboru, včetně členů HR, zaměstnanci odpovídající za osobní pohovory, manažery oddělení, kterých se nábor dotýká, potenciálními interními spolupracovníky a zaměstnanci IT.
• Vaším bývalým zaměstnavatelem (y) kvůli referenci nebo s jinými vašimi referencemi, ale pouze po vašem souhlasu;
• Personální agenturou v případě, že by pro nás zpracovávala a připravovala nábor;
• Orgány veřejné správy v případě, že by byla vaše žádost o zaměstnání úspěšná;
• Další společnosti skupiny Kyocera, jako je Kyocera Document Solutions Inc. (Japonsko) v případě, že by vaše žádost o pracovní místo byla úspěšná a vyžaduje další interní schválení ;
• Je možné, budeme muset sdílet vaše osobní údaje na základě nařízení, soudního příkazu nebo zákonné povinnosti, nicméně pouze v rozsahu, který je v souladu se zákonem, nařízením nebo soudním příkazem.

Mezinárodní předávání

Je možné, že nastane potřeba přesunu Vašich osobních údajů do společnosti ve skupině Kyocera nebo na třetí stranu, která se nachází v jiné zemi, než se nachází společnost Kyocera Document Solutions Czech. s.r.o. V případě předávání (viz výše s kým sdílíme vaše osobní údaje) vašich osobních údajů do země, jejíž vnitrostátní právní předpisy dle Evropské komise neposkytují dostatečnou úroveň ochrany, jsme zajistili přiměřenou úroveň ochrany prostřednictvím dohody s příslušnou společností skupiny nebo třetí stranou o dodatečných vhodných zárukách prostřednictvím Standardních doložek o ochraně osobních údajů přijatých Evropskou komisí.

Pokud využíváme služeb poskytovatelů služeb z USA, je příslušný poskytovatel služeb sídlící v USA účastníkem programu štítu na ochranu soukromí EU/US Privacy Shield  a provedl samocertifikaci u ministerstva obchodu USA.

Eventuálně vás můžeme požádat o výslovný souhlas s navrhovaným předáním. O kopii Standardních doložek o ochraně osobních údajů můžete požádat tím, že nám pošlete e-mail s důvodem vaší žádosti.

Jak dlouho uchováváme vaše osobní údaje?

Pokud to bylo možné, stanovili jsme specifické lhůty pro uchovávání vašich osobních údajů. Tyto specifické lhůty pro uchovávání jsou uvedeny níže nebo vám je sdělíme před zahájením zpracování vašich osobních údajů.

Specifické lhůty pro uchovávání

Účel (A) Správa vaší žádosti o zaměstnání. V případě neúspěšné žádosti o zaměstnání uchováme vaše osobní údaje po dobu nejvýše čtyř týdnů po ukončení procesu podání vaší žádosti o zaměstnání.

Účel (B) Nástup do zaměstnání. V případě, že je žádost o zaměstnání úspěšná a můžeme vás přivítat mezi námi, uložíme vaše osobní údaje do našich osobních složek, které uchováváme v souladu s dobami uchovávání osobních údajů definovaných v Prohlášení o ochraně osobních údajů Kyocera.

Účel (C) Budoucí příležitosti. V případě, že budete souhlasit s uchováním vašich osobních údajů pro možné budoucí příležitosti, uchováme vaše osobní údaje po dobu maximálně jednoho roku od skončení procesu podání vaší aktuální žádosti o zaměstnání.

Kritéria pro stanovení lhůty pro uchovávání

V ostatních případech používáme následující kritéria pro stanovení doby uchovávání:

• Posouzení vašich základních práv a svobod;
• Účel(y) zpracování vašich osobních údajů. Vaše osobní údaje nebudeme uchovávat déle, než je nezbytné pro účel(y), pro který (které) jsme je shromáždili;
• Jakékoli příslušné postupy v průmyslovém odvětví nebo kodexy chování při uchovávání osobních údajů;
• Úroveň rizika a náklady spojené s uchováváním vašich osobních údajů (přesné a aktuální);
• Zda máme platný právní základ pro uchovávání vašich osobních údajů;
• Povaha, rozsah a kontext zpracování vašich osobních údajů a náš vztah s vámi.

V každém případě vaše osobní údaje budeme uchovávat v souladu s platnými právními předpisy a provádíme pravidelné revize osobních údajů, které vedeme.

Jaká technická a organizační opatření jsme přijali?

Bezpečnost vašich osobních údajů bereme velmi vážně a vynakládáme veškeré přiměřené úsilí na ochranu vašich osobních údajů před ztrátou, zneužitím, krádeží, neoprávněným přístupem, zpřístupněním nebo úpravou.

Vaše práva

Máte určitá zákonná práva, o kterých vás chceme informovat.

Přístup. Máte právo být informováni o tom, zda vaše osobní údaje zpracováváme či ne a o informacích souvisejících s tímto zpracováním.

Oprava. Máte právo, abychom vaše osobní údaje bez zbytečného odkladu opravili nebo doplnili. Pokud jste si u nás vytvořili účet, máte možnost své osobní údaje sami opravit nebo doplnit.

Právo být zapomenut. Máte právo, abychom vaše osobní údaje bez zbytečného odkladu vymazali. Toto právo je omezeno konkrétními důvody, například odvoláte-li svůj souhlas nebo máte-li námitky a neexistují-li žádné nadřazené oprávněné důvody, abychom pokračovali ve zpracování. Pokud u nás máte účet, máte v řadě případů možnost svůj účet sami smazat, v takovém případě jsou všechny vaše osobní údaje trvale odstraněny.

Omezení zpracování. Máte právo požadovat, abychom z konkrétních důvodů omezili zpracování vašich osobních údajů. Tyto důvody mohou být: (1) doba potřebná pro ověření přesnosti vašich osobních údajů na základě vašeho požadavku; (2) namísto vymazání protiprávního zpracování požadujete omezení používání; (3) osobní údaje potřebujete pro soudní řízení; nebo (4) ověřujeme, zda naše oprávněné důvody převažují nad vašimi námitkami proti zpracování.

Právo vznést námitku. Máte právo kdykoli vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů, pokud je toto zpracování (1) založeno na našem oprávněném zájmu (včetně sestavení vašeho profilu na základě vašeho souhlasu); (2) pro účely přímého marketingu; nebo (3) nezbytné pro plnění úkolů vykonávaných ve veřejném zájmu nebo pro výkon veřejné moci, jež nám byly svěřeny. Na základě vaší námitky přestaneme zpracovávat vaše osobní údaje, pokud neprokážeme závažné oprávněné důvody, které budou převažovat nad vašimi zájmy, právy a svobodami, nebo pokud vaše osobní údaje budeme potřebovat v soudním řízení.

Přenositelnost údajů. Jsme povinni vás informovat o vašem právu získat od nás své osobní údaje, abyste tyto osobní údaje mohli předat jinému poskytovateli služeb. Pro KFS to znamená, že vám na vaši žádost dodáme vaše osobní údaje týkající se vašeho uživatelského účtu. Tyto údaje nezahrnují žádné údaje zařízení ani údaje, které nám byly předány v souboru protokolu.

Odnětí souhlasu. Pokud jste nám své osobní údaje poskytli na základě svého souhlasu, máte právo tento souhlas kdykoliv odvolat. Můžete tak případně učinit odhlášením se od služby, ke které jste se přihlásili. Svůj souhlas můžete odvolat i zasláním e-mailu na příslušnou níže uvedenou e-mailovou adresu určenou pro ochranu osobních údajů. Poté vaše osobní údaje z naší databáze trvale odstraníme.

Podání stížnosti. Máte právo podat stížnost na zpracování vašich osobních údajů u dozorového úřadu, především v zemi vašeho bydliště. Kompletní seznam dozorových úřadů najdete zde.

KYOCERA Document Solutions má k dispozici síť odborníků na ochranu soukromí, včetně pověřenců pro ochranu osobních údajů, kteří vám pomůžou s řešením vašich dotazů. Pokud si přejete uplatnit některá z vašich práv nebo pokud máte dotaz ohledně tohoto dokumentu, kontaktujte nás prosím e-mailem nebo zašlete dopis příslušné společnosti KYOCERA Document Solutions uvedené v následujícím seznamu. Pokud vaše země v seznamu chybí, obraťte se na pověřence pro ochranu osobních údajů celé naší skupiny:

KYOCERA Document Solutions Europe Management B.V.

Attn.: Data Protection Officer

Beechavenue 27

1119 RA Schiphol-Rijk

The Netherlands

e: privacy@deu.kyocera.com

Belgie
Kyocera Document Solutions Belgium N.V.
Attn.: Data Protection Officer
Sint-Martinusweg 199-201
1930 Zaventem
e: privacy@dbe.kyocera.com

Dánsko
Kyocera Document Solutions Danmark A/S
Attn.: Data Protection Officer
Eljby Industrivej 60
2600 Glostrup
e: privacy@ddk.kyocera.com

Španělsko
Kyocera Document Solutions España SA
Attn.: Data Protection Officer
Avenida Manacor 2, Parque Rozas, 28290 Las Rozas, Madrid
e: privacy@des.kyocera.com

Francie
Kyocera Document Solutions France S.A.S.
Attn.: Data Protection Officer
Parc Technologique Route de l’Orme
91195 Saint Aubin
e: privacy@dfr.kyocera.com

Nizozemí
Kyocera Document Solutions Nederland B.V.
Attn.: Data Protection Officer
Beechavenue 25
1119 RA Schiphol-Rijk
e: privacy@dnl.kyocera.com

Portugalsko
Kyocera Document Solutions Portugal Lda.
Attn.: Data Protection Officer
Ruaa do Centro Cultural 41
1700-106 Lisbon
e: privacy@dpt.kyocera.com

Švédsko
Kyocera Document Solutions Nordic AB
Attn.: Data Protection Officer
Box 1273
164 29 Kista
e: privacy@dnr.kyocera.com

Turecko
Kyocera Bilgitaş Turkey Doküman Çözümleri A.Ş
Attn.: Data Protection Officer
Altunizade Mah. Prof. Fahrettin Kerim Gökay Cad.
No:45 34662 ÜSKÜDAR İSTANBUL
e: privacy@deu.kyocera.com

Česká republika, Slovenská republika
Kyocera Document Solutions Czech, s.r.o.
Attn.: Data Protection Officer
Harfa Office Park
Českomoravská 2420/15
Praha 9, 190 00
e: privacy@deu.kyocera.com

Německo
Kyocera Document Solutions Deutschland GmbH
Attn.: Data Protection Officer
Otto Hahnstrasse 12
40670 Meerbusch
e: datenschutz@dde.kyocera.com

Finsko
Kyocera Document Solutions Finland oy
Attn.: Data Protection Officer
Atomite 5 C, 4 krs
00370 Helsinki
e: privacy@dfi.kyocera.com

Itálie
Kyocera Document Solutions Italy S.P.A.
Attn.: Data Protection Officer
Via Monfalcone 15
20132 Milan
e: privacy@dit.kyocera.com

Rakousko
Kyocera Document Solutions Austria GmbH
Attn.: Data Protection Officer
Wienerbergstrasse 11
Turm A, 18. OG, 1100, Vienna
e: privacy@dat.kyocera.com

Rusko
Kyocera Document Solutions Russia L.L.C.
Attn.: Data Protection Officer
Shchepkina Street, Building 51/4, Block 2
129110 Moscow
e: privacy@deu.kyocera.com

Jižní Afrika
Kyocera Document Solutions South Africa Pty. Ltd.
Attn.: Data Protection Officer
Hertford Office Park, 90 Bekker Road CNR Allandale, Vorna Valley, 1682
e: privacy@deu.kyocera.com

Spojené království
Kyocera Document Solutions (U.K.) Limited
Attn.: Data Protection Officer
Eldon Court 75-77 London Road, Berkshire
RG1 5BS Reading
e: privacy@duk.kyocera.com

Změny tohoto dokumentu

V případě, že tento dokument změníme, zveřejníme ho na našich webových stránkách s revidovaným datem zveřejnění a případně vám změny tohoto dokumentu oznámíme prostřednictvím vašeho uživatelského účtu.