Prohlášení o ochraně osobních údajů služby KYOCERA Fleet Services

Toto Prohlášení o ochraně osobních údajů (dále jako „Prohlášení“) se vztahuje na společnost KYOCERA Document Solutions sídlící v zemi, ve které vaše firma využívá služeb KYOCERA Fleet Services (dále jako „KFS“). Pokud KYOCERA Document Solutions nesídlí v zemi, ve které vaše firma využívá služeb KFS, pak se toto prohlášení vztahuje na společnost KYOCERA Document Solutions Europe Management B.V. Seznam příslušných společností KYOCERA Document Solutions najdete v části ‘Uplatňování vašich práv a kontakt na nás’.

Toto Prohlášení se vztahuje na sběr osobních údajů společností KYOCERA Document Solutions ve vztahu ke KYOCERA Fleet Services.

Toto prohlášení si můžete stáhnout ve formátu PDF níže:

Úvod

KYOCERA Fleet Services je účinnou webovou službou pro správu zařízení a dálkovou údržbu parku síťových zařízení firmy. KYOCERA Fleet Services umožňuje firmám a jejich obslužnému personálu sledovat stav zařízení, rychle a snadno identifikovat problémy a reagovat na ně a provádět klíčové úkony údržby, to vše z jednoho místa.V tomto

Prohlášení podrobně vysvětlíme následující body:

• Proč zpracováváme vaše osobní údaje;
• Na jakém právním základě zpracováváme vaše osobní údaje;
• S kým sdílíme vaše osobní údaje;
• Do kterých zemí zasíláme vaše osobní údaje;
• Jak dlouho uchováváme vaše osobní údaje;
• Jaká technická a organizační opatření jsme přijali;
• Jaká jsou vaše zákonná práva týkající se zpracování vašich osobních údajů námi; 
• Jak náš můžete kontaktovat a další důležité informace. 

Proč zpracováváme vaše osobní údaje?
 

A. Fakturace a řízení dodávek. Informace z počítadel na vašem firemním zařízení (vašich firemních zařízeních) jsou sdíleny za účelem fakturace a řízení dodávek.
 

B. Správa uživatelských účtů. Vaše firma vám může přímo nebo nepřímo poskytnout vaše jméno a e-mailovou adresu, abychom vám mohli nastavit uživatelský účet a spravovat jej. Vezměte na vědomí, že tuto službu poskytujeme jako zpracovatel údajů podle našich Podmínek zpracování údajů, které jsou k dispozici na adrese www.kyoceradocumentsolutions.eu.
 

C. Správa zařízení. Konfigurace a údržba zařízení, nastavení zabezpečení, správa majetku, všeobecné administrativní úkoly (například přidávání a odebírání zařízení). Vezměte na vědomí, že tuto službu poskytujeme jako zpracovatel údajů podle našich Podmínek zpracování údajů, které jsou k dispozici na ww.kyoceradocumentsolutions.eu.
 

D. Vzdálený přístup. V některých případech jsou po výslovném souhlasu uživatele vytvářeny protokolové soubory s údaji zařízení, odesílány na server KFS a používány pro účely vzdálené údržby příslušného zařízení. Vezměte na vědomí, že tuto službu poskytujeme jako zpracovatel údajů podle našich Podmínek zpracování údajů, které jsou k dispozici na www.kyoceradocumentsolutions.eu.
 

E. Zlepšování kvality. Údaje zařízení, včetně IP adresy a sériového čísla zařízení, se používají ke zlepšování kvality a spolehlivosti zařízení s pomocnými materiály a škálovatelnosti systému a sítě.

Na jakém právním základě zpracováváme vaše osobní údaje??
 

Právním základem pro zpracování vašich osobních údajů za účely uvedenými v bodech A a E je, že máme oprávněný obchodní zájem tak činit. Zde je vysvětlení:

• Pro účel (A) máme oprávněný zájem mít k dispozici kontaktní osobu pro fakturaci a řízení dodávek.
• Pro účel (E) potřebujeme mít možnost posoudit a zlepšovat spolehlivost, kvalitu a výkon systému a zařízení zákazníků společnosti Kyocera.
• Pro účely B - D jednáme vaším jménem jako zpracovatel údajů podle našich Podmínek zpracování údajů, které jsou k dispozici na ww.kyoceradocumentsolutions.eu.
  
  

Pečlivě jsme posoudili vaše základní práva a svobody a naše oprávněné obchodní zájmy a neustále monitorujeme vyváženost. Pokud však chcete podat námitku proti zpracování vašich osobních údajů založeném našich oprávněných obchodních zájmech, přečtěte si prosím níže článek „Vaše práva“.

S kým sdílíme vaše osobní údaje?

Vaše osobní údaje budou sdíleny pouze s těmito subjekty:

• KYOCERA Document Solutions Europe Management B.V. (Nizozemsko)  za účelem správy uživatelských účtů a zlepšování kvality;
• KYOCERA Document Solutions Inc. (Japonsko) za účelem zlepšování kvality a správy hostingu platformy KFS a údajů;
• Externí poskytovatel hostingu KFS v Nizozemsku (Microsoft Azure pro oblast západní Evropy);
• Externí poskytovatel služeb za účelem zlepšování kvality výrobků a služeb společnosti KYOCERA;
• Je možné, že budeme nuceni sdílet vaše osobní údaje, pokud nám jejich zpřístupnění bude nařizovat zákon, nařízení nebo soudní příkaz, a to v rozsahu nařizovaném příslušným zákonem, nařízením nebo soudním příkazem.

Mezinárodní předávání

V případě předávání (viz výše s kým sdílíme vaše osobní údaje) vašich osobních údajů do země, jejíž vnitrostátní právní předpisy dle Evropské komise neposkytují dostatečnou úroveň ochrany, jsme zajistili přiměřenou úroveň ochrany prostřednictvím dohody s příslušnou společností skupiny nebo třetí stranou o dodatečných vhodných zárukách prostřednictvím Standardních doložek o ochraně osobních údajů přijatých Evropskou komisí. Seznam zemí, které zajistily odpovídající úroveň ochrany podle Evropské komise, najdete zde.

Pokud využíváme služeb poskytovatelů služeb z USA, je příslušný poskytovatel služeb sídlící v USA účastníkem programu štítu na ochranu soukromí EU/US Privacy Shield  a provedl samocertifikaci u ministerstva obchodu USA. Podrobnější informace o rozhodnutí Evropské komise o přiměřenosti štítu na ochranu soukromí EU/USA Privacy Shield najdete zde.

Eventuálně vás můžeme požádat o výslovný souhlas s navrhovaným předáním. O kopii Standardních doložek o ochraně osobních údajů můžete požádat tím, že nám pošlete e-mail s motivací vaší žádosti.

Jak dlouho uchováváme vaše osobní údaje?

Pokud to bylo možné, stanovili jsme specifické lhůty pro uchovávání vašich osobních údajů. Tyto specifické lhůty pro uchovávání jsou uvedeny níže nebo vám je sdělíme před zahájením zpracování vašich osobních údajů.

V případech, kdy není možné využívat stanovených lhůt pro uchovávání, uvádíme níže kritéria, která používáme k určování lhůt pro uchovávání.

Specifické lhůty pro uchovávání

Účel (A) - správa uživatelských účtů. Vaše osobní údaje související s vaším uživatelským účtem budeme uchovávat, dokud u nás budete mít aktivní účet. Neaktivní uživatelské účty budou zrušeny po uplynutí jednoho roku od posledního použití. Z naší strany nemáte povinnost si svůj účet nastavit; pokud do 30 dnů od vytvoření účtu neprovedete první přihlášení, zrušíme jej. Vždy nás můžete požádat o zrušení uživatelského účtu. Váš uživatelský účet zrušíme do 30 dnů od takové žádosti.

Účel (B) - fakturace a řízení dodávek. Veškeré (osobní) informace související s tímto účelem uchováváme po dobu 6 let (obchodní informace) nebo 10 let (účetní informace).

Účel (C a D) - správa zařízení a vzdálený přístup. Soubory protokolu zařízení odstraníme po uplynutí jednoho roku od jejich vytvoření. Pokud během relace vzdálené údržby servisní technik narazí na  adresář zařízení, nebudou z adresáře uloženy žádné informace.

Kritéria pro stanovení lhůty pro uchovávání

Za jiných okolností použijeme k určení příslušné lhůty pro uchovávání následující kritéria:

• Posouzení vašich základních práv a svobod;
• Účel(y) zpracování vašich osobních údajů. Vaše osobní údaje nebudeme uchovávat déle, než je nezbytné pro účel(y), pro který (které) jsme je shromáždili;
• Jakékoli příslušné postupy v průmyslovém odvětví nebo kodexy chování při uchovávání osobních údajů;
• Úroveň rizika a náklady spojené s uchováváním vašich osobních údajů (přesné a aktuální);
• Zda máme platný právní základ pro uchovávání vašich osobních údajů;
• Povaha, rozsah a kontext zpracování vašich osobních údajů a náš vztah s vámi;
• Jakékoli další relevantní okolnosti, které mohou být použitelné.

V každém případě vaše osobní údaje budeme uchovávat v souladu s platnými právními předpisy a provádíme pravidelné revize osobních údajů, které vedeme.

Jaká technická a organizační opatření jsme přijali?

Bezpečnost vašich osobních údajů bereme velmi vážně a vynakládáme veškeré přiměřené úsilí na ochranu vašich osobních údajů před ztrátou, zneužitím, krádeží, neoprávněným přístupem, zpřístupněním nebo úpravou.

V rámci neustálého úsilí o dosažení dokonalosti v oblasti bezpečnosti získaly všechny podniky společnosti KYOCERA Document Solutions, které jsou uvedeny v tomto Prohlášení, certifikaci ISO/IEC 27001 pro systém managementu bezpečnosti informací. Kromě toho získala společnost KYOCERA Document Solutions Inc.  speciálně pro službu KFS certifikaci ISO/IEC 27017, která zajišťuje doplňkové kontroly bezpečnosti informací ve vztahu k poskytování služeb KFS.

Vaše práva

Máte určitá zákonná práva, o kterých vás chceme informovat.

Přístup. Máte právo být informováni o tom, zda vaše osobní údaje zpracováváme či ne a o informacích souvisejících s tímto zpracováním.

Oprava. Máte právo, abychom vaše osobní údaje bez zbytečného odkladu opravili nebo doplnili. Pokud jste si u nás vytvořili účet, máte možnost své osobní údaje sami opravit nebo doplnit.

Právo být zapomenut. Máte právo, abychom vaše osobní údaje bez zbytečného odkladu vymazali. Toto právo je omezeno konkrétními důvody, například odvoláte-li svůj souhlas nebo máte-li námitky a neexistují-li žádné nadřazené oprávněné důvody, abychom pokračovali ve zpracování. Pokud u nás máte účet, máte v řadě případů možnost svůj účet sami smazat, v takovém případě jsou všechny vaše osobní údaje trvale odstraněny.

Omezení zpracování. Máte právo požadovat, abychom z konkrétních důvodů omezili zpracování vašich osobních údajů. Tyto důvody mohou být: (1) doba potřebná pro ověření přesnosti vašich osobních údajů na základě vašeho požadavku; (2) namísto vymazání protiprávního zpracování požadujete omezení používání; (3) osobní údaje potřebujete pro soudní řízení; nebo (4) ověřujeme, zda naše oprávněné důvody převažují nad vašimi námitkami proti zpracování.

Právo vznést námitku. Máte právo kdykoli vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů, pokud je toto zpracování (1) založeno na našem oprávněném zájmu (včetně sestavení vašeho profilu na základě vašeho souhlasu); (2) pro účely přímého marketingu; nebo (3) nezbytné pro plnění úkolů vykonávaných ve veřejném zájmu nebo pro výkon veřejné moci, jež nám byly svěřeny. Na základě vaší námitky přestaneme zpracovávat vaše osobní údaje, pokud neprokážeme závažné oprávněné důvody, které budou převažovat nad vašimi zájmy, právy a svobodami, nebo pokud vaše osobní údaje budeme potřebovat v soudním řízení.

Přenositelnost údajů. Jsme povinni vás informovat o vašem právu získat od nás své osobní údaje, abyste tyto osobní údaje mohli předat jinému poskytovateli služeb. Pro KFS to znamená, že vám na vaši žádost dodáme vaše osobní údaje týkající se vašeho uživatelského účtu. Tyto údaje nezahrnují žádné údaje zařízení ani údaje, které nám byly předány v souboru protokolu.

Odnětí souhlasu. Pokud jste nám své osobní údaje poskytli na základě svého souhlasu, máte právo tento souhlas kdykoliv odvolat. Můžete tak případně učinit odhlášením se od služby, ke které jste se přihlásili. Svůj souhlas můžete odvolat i zasláním e-mailu na příslušnou níže uvedenou e-mailovou adresu určenou pro ochranu osobních údajů. Poté vaše osobní údaje z naší databáze trvale odstraníme.

Podání stížnosti. Máte právo podat stížnost na zpracování vašich osobních údajů u dozorového úřadu, především v zemi vašeho bydliště.  Kompletní seznam dozorových úřadů najdete zde.

Uplatňování vašich práv a kontakt 
 

KYOCERA Document Solutions má k dispozici síť odborníků na ochranu soukromí, včetně pověřenců pro ochranu osobních údajů, kteří vám pomůžou s řešením vašich dotazů. Pokud si přejete uplatnit některá z vašich práv nebo pokud máte dotaz ohledně tohoto dokumentu, kontaktujte nás prosím e-mailem nebo zašlete dopis příslušné společnosti KYOCERA Document Solutions uvedené v následujícím seznamu. Pokud vaše země v seznamu chybí, obraťte se na pověřence pro ochranu osobních údajů celé naší skupiny:

KYOCERA Document Solutions Europe Management B.V.

Attn.: Data Protection Office

Beechavenue 27

1119 RA Schiphol-Rijk

The Netherlands

e: privacy@deu.kyocera.com

Vezměte prosím na vědomí, že při výkonu vašich práv vás můžeme požádat o vyplnění formuláře žádosti. Následně vás budeme informovat o stavu vyřízení vašeho požadavku.

Změny tohoto dokumentu

V případě, že tento dokument změníme, zveřejníme ho na našich webových stránkách s revidovaným datem zveřejnění a případně vám změny tohoto dokumentu oznámíme prostřednictvím vašeho uživatelského účtu.

Belgie
Kyocera Document Solutions Belgium N.V.
Attn.: Data Protection Officer
Sint-Martinusweg 199-201
1930 Zaventem
e: privacy@dbe.kyocera.com

Dánsko
Kyocera Document Solutions Danmark A/S
Attn.: Data Protection Officer
Eljby Industrivej 60
2600 Glostrup
e: privacy@ddk.kyocera.com

Španělsko
Kyocera Document Solutions España SA
Attn.: Data Protection Officer
Avenida Manacor 2, Parque Rozas, 28290 Las Rozas, Madrid
e: privacy@des.kyocera.com

Francie
Kyocera Document Solutions France S.A.S.
Attn.: Data Protection Officer
Parc Technologique Route de l’Orme
91195 Saint Aubin
e: privacy@dfr.kyocera.com

Nizozemsko
Kyocera Document Solutions Nederland B.V.
Attn.: Data Protection Officer
Beechavenue 25
1119 RA Schiphol-Rijk
e: privacy@dnl.kyocera.com

Portugalsko
Kyocera Document Solutions Portugal Lda.
Attn.: Data Protection Officer
Ruaa do Centro Cultural 41
1700-106 Lisbon
e: privacy@dpt.kyocera.com

Švédsko
Kyocera Document Solutions Nordic AB
Attn.: Data Protection Officer
Box 1273
164 29 Kista
e: privacy@dnr.kyocera.com

Turecko
Kyocera Bilgitaş Turkey Doküman Çözümleri A.Ş
Attn.: Data Protection Officer
Altunizade Mah. Prof. Fahrettin Kerim Gökay Cad.
No:45 34662 ÜSKÜDAR İSTANBUL
e: privacy@deu.kyocera.com

Česká republika a Slovenská republika
Kyocera Document Solutions Czech, s.r.o.
Attn.: Data Protection Officer
Harfa Office Park Českomoravská 2420/15
Praha 9, 190 00
e: privacy@deu.kyocera.com

Německo
Kyocera Document Solutions Deutschland GmbH
Attn.: Data Protection Officer
Otto Hahnstrasse 12
40670 Meerbusch
e: datenschutz@dde.kyocera.com

Finsko
Kyocera Document Solutions Finland oy
Attn.: Data Protection Officer
Atomite 5 C, 4 krs
00370 Helsinki
e: privacy@dfi.kyocera.com

Itálie
Kyocera Document Solutions Italy S.P.A.
Attn.: Data Protection Officer
Via Monfalcone 15
20132 Milan
e: privacy@dit.kyocera.com

Rakousko
Kyocera Document Solutions Austria GmbH
Attn.: Data Protection Officer
Wienerbergstrasse 11
Turm A, 18. OG, 1100, Vienna
e: privacy@dat.kyocera.com

Rusko
Kyocera Document Solutions Russia L.L.C.
Attn.: Data Protection Officer
Shchepkina Street, Building 51/4, Block 2
129110 Moscow
e: privacy@deu.kyocera.com

Jižní Afrika
Kyocera Document Solutions South Africa Pty. Ltd.
Attn.: Data Protection Officer
Hertford Office Park, 90 Bekker Road CNR Allandale, Vorna Valley, 1682
e: privacy@deu.kyocera.com

Spojené království
Kyocera Document Solutions (U.K.) Limited
Attn.: Data Protection Officer
Eldon Court 75-77 London Road, Berkshire
RG1 5BS Reading
e: privacy@duk.kyocera.com