Prohlášení o ochraně osobních údajů online

Toto prohlášení o ochraně osobních údajů online (dále jen „prohlášení“) se vztahuje na naši společnost: KYOCERA Document Solutions Czech, s.r.o., se sídlem Českomoravská 2420/15, 190 00 Praha 9, Česká republika.

Toto prohlášení se vztahuje na shromažďování osobních údajů společností KYOCERA Document Solutions Czech, s.r.o. prostřednictvím těchto webů a portálů Kyocera, kde je toto prohlášení zveřejněno.

Toto prohlášení si můžete stáhnout ve formátu PDF níže:

Úvod

Při návštěvě našeho webu shromažďujeme určité informace týkající se vašeho používání webu pomocí cookies a souvisejících technologií.

Můžete se rozhodnout, že nám poskytnete své osobní informace v různých situacích, nebo v případě, že Vaše osobní údaje dostaneme prostřednictvím někoho jiného (např. Zaměstnavatele). Můžete se u nás například zaregistrovat, abyste dostali jeden z našich whitepapers / newsletterů, zaregistrovali se na jednu z našich akcí, zaregistrovali se na našem partnerském portálu, zaregistrovali se pro online průzkum, nebo nás budete kontaktovat e-mailem nebo telefonicky.

V tomto prohlášení podrobně vysvětlíme následující:
 

• Proč zpracováváme Vaše osobní údaje
  
• Na jakém právním základě zpracováváme vaše osobní údaje;
• S kým sdílíme vaše osobní údaje;
• Do kterých zemí zasíláme vaše osobní údaje;
• Jak dlouho uchováváme vaše osobní údaje;
• Jaká jsou vaše zákonná práva týkající se zpracování vašich osobních údajů námi; 

Proč zpracováváme vaše osobní údaje?

A. Registrace na akci/událost. Pokud se zaregistrujete na některou z našich akcí prostřednictvím našeho webu, použijeme vaše informace k vaší registraci na akci a k zaznamenání preferencí, které můžete mít, například preferencí jídla. Vaše osobní údaje sdílíme s našimi partnery podílejícími se na organizaci akce, abychom zajistili všechna nezbytná opatření. 

B. Marketing. Vaše údaje můžeme použít pro následující marketingové účely:

1.    Pokud jste partnerem KYOCERA nebo naším klientem, můžeme vás kontaktovat za účelem propagace našich vlastních produktů a služeb. Tuto službu si můžete snadno odhlásit kliknutím na tlačítko odhlásit v e-mailu.

2.    Pokud nám zašlete své údaje, abychom vám zaslali whitepapers / newsletters e-mailem, použijeme vaše informace k tomuto účelu. Tuto službu si můžete snadno odhlásit kliknutím na tlačítko Odhlásit, které je uvedeno v patičce e-mailu.

3.    Na našich webových stránkách neposkytujeme prostor pro online reklamy třetích stran, ale můžeme naše produkty a služby inzerovat na webových stránkách třetích stran při dodržení zásad ochrany osobních údajů / prohlášení o cookies na těchto webových stránkách.

Vaše osobní údaje jsou bezpečně uloženy ve službě Amazon Web Services (AWS).

C. Registrace na webových stránkách / portálu. Na našich webových stránkách, kde je toto Prohlášení zveřejněno, existuje možnost registrace za účelem přístupu k dalšímu obsahu nebo obchodování s naší firmou. Za účelem zpracování vaší registrace a poskytnutí požadovaného obsahu zpracovává KYOCERA vaše jméno, název společnosti, obchodní e-mailovou adresu a funkci zaměstnání, kterou nám poskytnete vy nebo váš zaměstnavatel.

D. Online průzkumy/dotazníky. Občas požádáme účastníky o účast na online průzkumu, který nám umožní vylepšit naše produkty a služby. V takovém případě můžeme sdílet vaše kontaktní údaje s naším partnerem pro organizaci a zabezpečení tohoto průzkumu.

E. Kontakt s vámi. Když nás kontaktujete, např. prostřednictvím jednoho z kontaktních formulářů na našem webu nebo v případě naší spolupráce, použijeme vaše osobní údaje k zodpovězení vašich požadavků, např. poskytnutí podpory pro naše produkty a služby.

F. Prevence podvodů a zabezpečení našich produktů a služeb. Vaše informace můžeme použít, abychom předešli podvodům a zachovali bezpečnost našich produktů a služeb, .

G. Monitoring telefonních hovorů. Pokud nám zavoláte, můžeme zaznamenat konverzaci pro účely zvyšování kvality služeb a prevence podvodů. Budeme vás informovat předem, pokud bude konverzace skutečně zaznamenána.

H. Vylepšení uživatelského komfortu našich webových stránek. Osobní údaje používáme k vyhodnocení používání našich webových stránek, produktů a služeb za účelem zlepšení uživatelského komfortu našich webových stránek.

I. Právní účely. Někdy potřebujeme vaše informace použít k vyřízení právních požadavků nebo ke splnění příslušných zákonných povinností nebo požadavků správních orgánů.

Na jakém právním základě zpracováváme vaše osobní údaje?
 

1. Souhlas. Pro naše marketingové aktivity vás v rámci účelu (B) (ii) a (iii) požádáme o váš souhlas. Z odběru marketingové komunikace se můžete kdykoliv snadno odhlásit.

Pro účel (G) je pro nás nezbytné, abychom byli schopni vyhodnotit vaši zkušenost při prohlížení stránek, a mohli vylepšovat naše produkty, služby a komunikaci.
 

2. Plnění smlouvy nebo přípravné kroky před uzavřením smlouvy

Pro účely (A) musíme zpracovat vaše osobní údaje, abychom vás byli schopni zaregistrovat na příslušnou akci/událost a dále ji spravovali pomocí vašich preferencí.

Pro účely (C) je pro vztah s obchodním partnerem bezpodmínečně nutné, aby účet spravovala kontaktní osoba obchodního partnera. Vaše osobní údaje jste nám takto přímo poskytli.

Pro účely (E) musíme být samozřejmě schopni reagovat na vaše požadavky a dále musíme být schopni poskytnout nezbytnou podporu pro naše produkty a služby.

3. Oprávněný zájem. Právní základ pro zpracování vašich osobních údajů pro účely uvedené v A - H je, že máme legitimní oprávněný obchodní zájem vaše údaje zpracovat. Zde jsou důvody:

• V případě marketingové činnosti podle účelu (B) (i) vás můžeme kontaktovat na základě oprávněného zájmu. Pokud jste si u nás objednali produkt nebo službu, je v našem oprávněném zájmu vás informovat o našich podobných produktech a službách.
  
• Pro účely (D) je důležité, abychom měli možnost získat zpětnou vazbu k našim produktům a službám. Pokud nám zpětnou vazbu nechcete poskytnout, nebudeme vaše osobní údaje pro tento účel používat. Na našich stránkách můžete vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů.
  
• Pro účely (F) musíme být schopni v případě potřeby zabránit podvodům a bojovat proti nim.
  
• Pro účely (G) a (H) je nezbytné, abychom mohli hodnotit vaši zkušenost s naším webem a mohli nadále vylepšovat naše produkty, služby a komunikaci.
   

Provedli jsme pečlivé posouzení vašich základních práv a svobod a našich oprávněných obchodních zájmů a průběžně sledujeme jejich rovnováhu. Pokud si však přejete vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů i v případě našeho oprávněného obchodního zájmu, přečtěte si prosím sekci „Vaše práva“ níže.
 

4.Plnění zákonné povinnosti. Pro účely (I) může vyplynout naše povinnost sdílet vaše osobní údaje za účelem vyřizování právních nároků, splnění příslušných zákonných povinností nebo požadavků správních orgánů.

S kým sdílíme vaše osobní údaje?

KYOCERA Document Solutions Europe je celosvětově působící společnost a různé funkce se nacházejí v různých zemích. Je zde tedy možnost, že vaše osobní údaje budeme sdílet s těmi společnostmi ve skupině Kyocera, které poskytují služby pro KYOCERA Document Solutions.

Naše globální sídlo KYOCERA Document Solutions Inc. se nachází v Japonsku.

Pro marketingové účely v bodě (B) sdílíme vaše osobní údaje s naší dceřinou společností se sídlem ve vaší zemi.

Používáme také důvěryhodné externí agenty, dodavatele a podnikatele k poskytování určitých služeb v souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů, jako jsou poskytovatelé hostingu a komunikačních služeb.

Je možné, budeme muset sdílet vaše osobní údaje na základě nařízení, soudního příkazu nebo zákonné povinnosti, nicméně pouze v rozsahu, který je v souladu se zákonem, nařízením nebo soudním příkazem.

Mezinárodní předávání

Je možné, že nastane potřeba přesunu Vašich osobních údajů do společnosti ve skupině Kyocera nebo na třetí stranu, která se nachází v jiné zemi, než se nachází společnost Kyocera Document Solutions Czech. s.r.o. V případě předávání (viz výše s kým sdílíme vaše osobní údaje) vašich osobních údajů do země, jejíž vnitrostátní právní předpisy dle Evropské komise neposkytují dostatečnou úroveň ochrany, jsme zajistili přiměřenou úroveň ochrany prostřednictvím dohody s příslušnou společností skupiny nebo třetí stranou o dodatečných vhodných zárukách prostřednictvím Standardních doložek o ochraně osobních údajů přijatých Evropskou komisí. 

Pokud využíváme služeb poskytovatelů služeb z USA, je příslušný poskytovatel služeb sídlící v USA účastníkem programu štítu na ochranu soukromí EU/US Privacy Shield  a provedl samocertifikaci u ministerstva obchodu USA.

Eventuálně vás můžeme požádat o výslovný souhlas s navrhovaným předáním. O kopii Standardních doložek o ochraně osobních údajů můžete požádat tím, že nám pošlete e-mail s důvodem vaší žádosti.

Jak dlouho uchováváme vaše osobní údaje?

Pokud to bylo možné, stanovili jsme specifické lhůty pro uchovávání vašich osobních údajů. Tyto specifické lhůty pro uchovávání jsou uvedeny níže nebo vám je sdělíme před zahájením zpracování vašich osobních údajů.

Specifické lhůty pro uchovávání
 

Účel (B) Marketing. Vaše osobní údaje uchováváme tak dlouho, pokud jste přihlášeni k odběru, nebo dokud nezrušíme službu newsletteru / whitepaper, podle toho, co nastane dříve. Vždy se můžete snadno odhlásit z odběru newsletteru / whitepaperu kliknutím na tlačítko Odhlásit v e-mailu.

Účel (C) Registrace na webových stránkách / portálu. Pokud u nás máte účet, uchováme si vaše osobní údaje tak dlouho, dokud bude váš účet aktivní. V případě, že svůj účet zrušíte, vymažeme vaše osobní údaje co nejdříve, nejpozději do 1 měsíce.

Účel (E) Kontakt. Pokud společně komunikujeme prostřednictvím e-mailu, uchováváme vaše osobní údaje tak dlouho, dokud probíhá vyřízení vaší žádosti/ události.

Kritéria pro stanovení lhůty pro uchovávání
 

Za jiných okolností použijeme k určení příslušné lhůty pro uchovávání následující kritéria:

• Posouzení vašich základních práv a svobod;
• Účel(y) zpracování vašich osobních údajů. Vaše osobní údaje nebudeme uchovávat déle, než je nezbytné pro účel(y), pro který (které) jsme je shromáždili;
• Jakékoli příslušné postupy v průmyslovém odvětví nebo kodexy chování při uchovávání osobních údajů;
• Úroveň rizika a náklady spojené s uchováváním vašich osobních údajů (přesné a aktuální);
• Zda máme platný právní základ pro uchovávání vašich osobních údajů;
• Povaha, rozsah a kontext zpracování vašich osobních údajů a náš vztah s vámi;
• Jakékoli další relevantní okolnosti, které mohou být použitelné.
  

V každém případě vaše osobní údaje budeme uchovávat v souladu s platnými právními předpisy a provádíme pravidelné revize osobních údajů, které vedeme.

Vaše práva
 

Máte určitá zákonná práva, o kterých vás chceme informovat.

Přístup. Máte právo být informováni o tom, zda vaše osobní údaje zpracováváme či ne a o informacích souvisejících s tímto zpracováním.

Oprava. Máte právo, abychom vaše osobní údaje bez zbytečného odkladu opravili nebo doplnili. Pokud jste si u nás vytvořili účet, máte možnost své osobní údaje sami opravit nebo doplnit.

Právo být zapomenut. Máte právo, abychom vaše osobní údaje bez zbytečného odkladu vymazali. Toto právo je omezeno konkrétními důvody, například odvoláte-li svůj souhlas nebo máte-li námitky a neexistují-li žádné nadřazené oprávněné důvody, abychom pokračovali ve zpracování. Pokud u nás máte účet, máte v řadě případů možnost svůj účet sami smazat, v takovém případě jsou všechny vaše osobní údaje trvale odstraněny.

Omezení zpracování. Máte právo požadovat, abychom z konkrétních důvodů omezili zpracování vašich osobních údajů. Tyto důvody mohou být: (1) doba potřebná pro ověření přesnosti vašich osobních údajů na základě vašeho požadavku; (2) namísto vymazání protiprávního zpracování požadujete omezení používání; (3) osobní údaje potřebujete pro soudní řízení; nebo (4) ověřujeme, zda naše oprávněné důvody převažují nad vašimi námitkami proti zpracování.

Právo vznést námitku. Máte právo kdykoli vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů, pokud je toto zpracování (1) založeno na našem oprávněném zájmu (včetně sestavení vašeho profilu na základě vašeho souhlasu); (2) pro účely přímého marketingu; nebo (3) nezbytné pro plnění úkolů vykonávaných ve veřejném zájmu nebo pro výkon veřejné moci, jež nám byly svěřeny. Na základě vaší námitky přestaneme zpracovávat vaše osobní údaje, pokud neprokážeme závažné oprávněné důvody, které budou převažovat nad vašimi zájmy, právy a svobodami, nebo pokud vaše osobní údaje budeme potřebovat v soudním řízení.

Přenositelnost údajů. Jsme povinni vás informovat o vašem právu získat od nás své osobní údaje, abyste tyto osobní údaje mohli předat jinému poskytovateli služeb. Pro KFS to znamená, že vám na vaši žádost dodáme vaše osobní údaje týkající se vašeho uživatelského účtu. Tyto údaje nezahrnují žádné údaje zařízení ani údaje, které nám byly předány v souboru protokolu.

Odnětí souhlasu. Pokud jste nám své osobní údaje poskytli na základě svého souhlasu, máte právo tento souhlas kdykoliv odvolat. Můžete tak případně učinit odhlášením se od služby, ke které jste se přihlásili. Svůj souhlas můžete odvolat i zasláním e-mailu na příslušnou níže uvedenou e-mailovou adresu určenou pro ochranu osobních údajů. Poté vaše osobní údaje z naší databáze trvale odstraníme.

Podání stížnosti. Máte právo podat stížnost na zpracování vašich osobních údajů u dozorového úřadu, především v zemi vašeho bydliště. Kompletní seznam dozorových úřadů najdete zde.

Uplatňování vašich práv a kontakt

KYOCERA Document Solutions má k dispozici síť odborníků na ochranu soukromí, včetně pověřenců pro ochranu osobních údajů, kteří vám pomůžou s řešením vašich dotazů. Pokud si přejete uplatnit některá z vašich práv nebo pokud máte dotaz ohledně tohoto dokumentu, kontaktujte nás prosím e-mailem nebo zašlete dopis příslušné společnosti KYOCERA Document Solutions uvedené v následujícím seznamu. Pokud vaše země v seznamu chybí, obraťte se na pověřence pro ochranu osobních údajů celé naší skupiny:

KYOCERA Document Solutions Europe Management B.V.

Attn.: Data Protection Office

Beechavenue 27

1119 RA Schiphol-Rijk

The Netherlands

e: privacy@deu.kyocera.com

Vezměte prosím na vědomí, že při výkonu vašich práv vás můžeme požádat o vyplnění formuláře žádosti. Následně vás budeme informovat o stavu vyřízení vašeho požadavku.

Změny tohoto dokumentu

V případě, že tento dokument změníme, zveřejníme ho na našich webových stránkách s revidovaným datem zveřejnění a případně vám změny tohoto dokumentu oznámíme prostřednictvím vašeho uživatelského účtu.