Netušené výhody digitální archivace

Archivaci dat se nevěnuje zdaleka tolik pozornosti, kolik by si zasloužila. Ačkoli se neaktivní data podle své definice nepoužívají pravidelně, je stále důležité je uchovávat. Některé dokumenty je nutné uchovávat pro právní účely, například smlouvy a faktury, zatímco GDPR vyžaduje, aby společnosti přesně věděly, kde jsou data jejich zákazníků uložena, aby mohly například dodržet právo na výmaz.

Ukládání firemních dat v papírové podobě je však neuvěřitelně neefektivní a brzdí růst celé organizace. Papírové dokumenty vyžadují úložný prostor, který je třeba zaplatit, zabezpečit a udržovat. V dnešním vysoce konkurenčním prostředí si firmy nemohou dovolit plýtvat penězi a potřeba kontrolovat výdaje je jedním z katalyzátorů, které vedou k hledání alternativ. Jedním z nejlepších řešení je přechod na bezpapírovou formu, která umožňuje převést dokumenty na digitální data, jejichž uchovávání je levnější a jejich používání jednodušší.

Navzdory těmto výhodám se mnoho společností zdráhá přejít na digitální technologie, protože se obávají, že by se jim náklady mohly vymknout kontrole nebo že by mohl nastat problém s bezpečností. Některým se podaří proces digitalizace zahájit, ale nejsou plně odhodlány. Výsledkem je, že data jsou stále nedostatečně využívána, což znamená, že nadále zabírají místo a stojí peníze, zatímco jejich skutečný potenciál ještě nebyl využit.

Lidé si také více než kdy jindy uvědomují důležitost řádné ochrany dat ve všech jejich formách. Nedávné skandály a kybernetické útoky, které se dostaly do popředí zájmu, přitáhly pozornost k zabezpečení dat ze všech možných důvodů. Veřejnost je opatrnější, pokud jde o předávání osobních údajů, a společnosti berou tuto problematiku vážně. Zdá se však, že stále panuje velký zmatek v tom, jak přesně by se s údaji mělo nakládat, a skutečně chybí povědomí o řešeních, která v boji proti tomuto problému existují.

Abychom do této situace vnesli trochu světla, náš nejnovější whitepaper identifikuje různé problematické body a zkoumá, jak by obsahové služby mohly každý z nich napravit. Digitální archivace je víc než jen úspora peněz za úložný prostor. Tato technologie by mohla přepsat pravidla pro ochranu dat a odstranit několik negativních dopadů způsobených nesprávnou správou informací. Výhod archivace je celá řada, ale podniky se k myšlence investovat do této technologie staví vlažně, protože výhody nejsou vždy zřejmé.

Objevte výhody digitální archivace, včetně efektů, které jsou často skryté, ale ve skutečnosti přispívají k dosažení cílů, které si většina firem určí jako prioritní.