Tři způsoby, jak může správa obsahu zvýšit vaši produktivitu

Svět podnikání funguje stále rychleji a každý den se vytváří a zpracovává stále více informací. To představuje pro společnosti, které se snaží zvýšit efektivitu, výzvu i příležitost. Velký objem úsilí spojeného s kancelářskými pracovními postupy není spojen s úkoly odborníků, ale týká se správy a plánování projektů a vyhledávání informací.

S ohledem na tuto skutečnost umožňuje schopnost zefektivnit tyto činnosti efektivnější pracovní postupy a v konečném důsledku i rychlejší chod podniku. Obsahové služby poskytují dokonalý nástroj pro archivaci a snaží se využívat informace k optimalizaci pracovních postupů a zvyšování efektivity.

1. Automatické přidělování úloh

Přidělování úkolů je samo o sobě úkolem, který je časově náročný a kterému se lze částečně vyhnout. Místo toho, aby členové týmu spotřebovávali drahocenný čas na přiřazování dokumentů k jednotlivým pracovním postupům, mohou služby správy obsahu poskytnout přehled o úkolech a odpovědnosti všech a o potřebných informacích v kterékoli fázi procesu.

Klíčovou vlastností řešení služeb správy obsahu je, že mohou úkoly a fáze pracovního postupu přidělovat přímo příslušným osobám, týmům nebo oddělením. Úsilí těchto osob se tak může soustředit na konkrétní úkol, což šetří čas a zvyšuje efektivitu. A co víc, pokud jsou zaměstnanci mimo kancelář nebo nejsou k dispozici pro provedení úkolu, lze úkol přeřadit, čímž se zefektivní pracovní postupy a zamezí se prodlevám. Aby bylo možné využít zvýšení efektivity obsahových služeb, musí být jasně definovány pracovní postupy.

2. Rozhodujte se během sekundy

Technologie lze využít nejen k přidělování úkolů, ale také k automatickému schvalování rozhodnutí. Tato funkce umožňuje rychlejší kontrolu, nákup a schvalování na pracovišti. Přezkoumání a schválení dokumentu jsou běžné úkoly v rámci pracovního postupu, které zahrnují řadu jednotlivých úkolů a korespondenci mezi různými osobami.

Vytištění, naskenování a schválení dokumentu více než jednou osobou by mohlo způsobit zdržení, kterému by se podniky raději vyhnuly. Řešení Content Services může umožnit automatické přezkoumání nebo schválení dokumentů na základě obchodních pravidel definovaných zákazníkem.

Kromě toho lze nákupy v určitém hodnotovém pásmu zpracovat okamžitě, místo aby to záviselo na schválení manažerů, které mohou nějakou dobu trvat. Automatizace těchto procesů znamená, že se lze vyhnout časově náročným úkolům s minimální hodnotou, čímž se pracovníkům v rámci pracovního postupu uvolní čas na dosažení obchodních cílů, které mohou mít vyšší prioritu.

3. Rychlejší vyhledání potřebných informací

A konečně, obsahové služby mohou skutečně urychlit jednotlivé fáze automatizovaného pracovního postupu. Toto zrychlení vyplývá především z rychlejšího vyhledávání informací. Vyhledávání a získávání informací jsou úkony, které snižují efektivitu na pracovišti. Kanceláře, které stále setrvávají v analogovém prostředí, musí často fyzicky hledat dokumenty, které by s využitím obsahových služeb mohly být nalezeny během několika sekund.

Namísto hledání v kartotékách, e-mailech nebo složkách na pracovní ploše může technologie umožnit uživatelům zadat klíčová slova a použít filtry, které zúží okruh dokumentů ve výrazně kratším čase. Umožňuje rychlejší a přehlednější realizaci procesů a zároveň sjednocuje formáty a verze dokumentů, aby se předešlo náročnému a neefektivnímu vyřizování protichůdných formátů dokumentů. Když mohou odborníci rychleji vyhledávat informace a mají přístup ke kompatibilním souborům, nevyhnutelně to povede k zefektivnění pracovních postupů.

V moderním podnikatelském prostředí jsou optimalizace pracovních postupů a snaha o zvýšení efektivity atraktivní a nezbytné. Rychlost a efektivita umožňují podnikům držet krok s neustále se měnícím prostředím. Díky obsahovým službám lze tyto výhody realizovat bez nutnosti časově náročných a nákladných restrukturalizačních programů. Možná by se pozornost měla zaměřit méně na vnější a více na vnitřní prostředí; méně na vnější a více na vnitřní. Tyto platformy umožňují podnikům zefektivnit vnitřní činnost, aby mohly čelit výzvám a využívat příležitostí navenek.

Tento white paper, který vychází ze zjištění studie Kyocera Business Digitalisation in Europe Outlook 2019, obsahuje analýzu některých klíčových výzev, kterým organizace čelí při investicích do digitální transformace. Takové závazky představují nejen nové příležitosti, ale také obtíže v rámci dlouhého procesu adaptace s cílem uvést pracoviště do stále digitálnějšího světa a zajistit tak skutečnou produktivitu.