Tři způsoby, jak digitální archivace minimalizuje rizika

Neaktivním datovým souborům není věnována taková péče a pozornost, jaká by měla. To, že je nepoužíváte každý den, neznamená, že můžete polevit v ostražitosti. Kyberzločinci by se rádi dostali k vašim informacím a špatně chráněná data jsou jako nízko visící ovoce - pokud je uvidí nesprávná osoba, je pryč.

Nejchytřejším způsobem, jak posílit zabezpečení dat, je investovat do nejnovějších technologií, jako jsou například obsahové služby. Tato digitální řešení jsou navržena tak, aby přidávala další vrstvy obrany, které fungují tak, aby udržely nebezpečí na uzdě. Omezením přístupu, sledováním činnosti uživatelů a odstraněním možnosti lidské chyby můžete výrazně snížit riziko a udržet svůj podnik v chodu tak, jak má.
Translated with www.DeepL.com/Translator (free version)

Zabezpečení cloudu

Společnosti, které se nadále ve velké míře spoléhají na zastaralé metody ukládání dat, zbytečně riskují. Je neuvěřitelně obtížné zabránit tomu, aby se papírové dokumenty dostaly do nesprávných rukou. Stačí, aby jeden zaměstnanec vyjmul z archivu důvěrný soubor, například smlouvu nebo fakturu, a nechal ho na stole, zatímco si odskočí na toaletu. Soukromé informace pak může vidět doslova kdokoli, kdo projde kolem, včetně neoprávněných kolegů, uklízeček nebo dokonce návštěv klientů.

Je pravda, že některé společnosti podnikají kroky, aby tomu zabránily, a to buď spuštěním kampaní o osvědčených bezpečnostních postupech, nebo převedením svých papírových archivů na digitální soubory na firemních serverech. Ani jedno z těchto řešení však není účinné. Mnoho malých společností se navíc mylně domnívá, že jejich velikost znamená, že se žádný kyberzločinec nebude obtěžovat je napadnout. Ve skutečnosti je opak pravdou, protože menší společnosti mají obecně nižší rozpočty na zabezpečení, což z nich činí snadný cíl.

Pokud jsou vaše data uložena v digitálních archivech v cloudu, nemusíte se obávat narušení dat, ať už úmyslného nebo jiného. Omezení přístupu zajišťuje, že soubory uložené v digitálních archivech mohou prohlížet, upravovat nebo kopírovat pouze oprávněné osoby, přičemž oprávnění mohou manažeři pomocí kontrol oprávnění okamžitě udělit nebo zamítnout. Díky pokročilým bezpečnostním funkcím služby Content Services s digitální archivací je toto řešení podstatně bezpečnější než ukládání dat v kartotékách nebo na vlastních serverech.

Kontrolní prvky sledování

Vzhledem k tomu, že dnešní společnosti shromažďují, ukládají a zpracovávají tak obrovské množství dat, stává se jejich organizace velkou výzvou. Dříve by stačila kartotéka se všemi soubory seřazenými podle abecedy. V digitální éře je však spoléhání se na papír příliš neefektivní. Fyzické dokumenty jsou pro moderní podnikatelské prostředí nevhodné, protože je příliš snadné je špatně založit, ztratit nebo poškodit. Pokud nevíte, kde se vaše data nacházejí, nemůžete je použít a nepoužitelná data jsou bezcenná.

Ztráta přehledu o tom, kde jsou data uložena, však představuje další, závažnější problém. Dne 25. května 2018 vstoupilo v Evropě v platnost obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR), které má přimět více společností, aby zabezpečení dat braly vážně. Tento nový zákon dává občanům právo vědět, jakými osobními údaji společnosti disponují, a mohou dokonce požádat o jejich vymazání. Dobrá zpráva pro zákazníky, špatná zpráva pro podniky se špatnou organizací a správou dat. Najít konkrétní soubor mezi hromadami papírů je prakticky nemožné a firemní servery mohou být stejně chaotické. Za nedodržení těchto nových zákonů hrozí vysoké pokuty.

Obsahové služby mohou poskytnout jednoduché a uživatelsky přívětivé řešení tohoto problému. Papírové soubory lze skenovat a automaticky převádět na digitální kopie pomocí dostatečně výkonné technologie, která dokáže identifikovat typ souboru. Faktury jsou tak identifikovány jako takové a označeny pro rychlejší vyhledávání v budoucnu. Vaše digitální soubory jsou inteligentně uspořádány podle data, jména klienta nebo jiných relevantních informací. Pokud chce zákazník zjistit, jaké informace o něm máte, můžete prohledat svůj digitální archiv pomocí několika klíčových slov a okamžitě vyřešit jeho dotaz. To zajišťuje soulad s předpisy EU, abyste se vyhnuli pokutám, a pomáhá budovat důvěru u zákazníků, kteří budou rádi, že se o jejich údaje účinně staráte.

Žádné lidské chyby

Nakonec existuje jedna univerzální pravda, kterou se musí zabývat všechny podniky: Lidé dělají chyby. Nikdo není dokonalý, ale jednoduchý případ lidské chyby může mít vážné následky. Představte si společnost, která ke své činnosti potřebuje licence, například výrobce, který prodává své výrobky jako certifikované podle ISO. Tyto licence je třeba pravidelně obnovovat, aby si zachovaly platnost, ale bez jasně definovaného systému na to zaneprázdnění zaměstnanci mohou snadno zapomenout. To může zůstat bez povšimnutí po libovolně dlouhou dobu, dokud ve firmě neproběhne audit. Pokud auditoři narazí na prošlé licence, smlouvy nebo bezpečnostní příručky, může vaše společnost očekávat pokutu za nedodržení předpisů i možné poškození pověsti a značky.

Zapomnětlivost je jen jednou z mnoha vad, které lidé mají. Mezi další zdánlivě nevinné chyby patří špatné čtení údajů, chybné zadávání e-mailových adres a špatné vyplňování dokumentů. Každá drobná chyba vašeho týmu přispívá ke zpomalení pracovního procesu. Zadání špatných údajů do systému jej fakticky činí nepoužitelným, zatímco odeslání e-mailů nesprávné osobě může být nebezpečné, pokud se důvěrné informace dostanou do nesprávných rukou. Stejně problematické je i nesprávné ukládání věcí do kartotéky. Pokud soubor není tam, kde má být, jak si můžete být jisti, že se neztratil, nebyl ukraden nebo zničen?

Naštěstí se již firmy nemusí při každém úkolu spoléhat na člověka. Díky digitální archivaci s automatizovanými procesy je nesprávné zacházení s daty vzdálenou vzpomínkou. Veškeré informace přijaté na papíře se automaticky naskenují do systému, čímž se odstraní možnost lidské chyby na začátku životního cyklu dat. Indexovací značky se přidávají intuitivně, aby bylo možné v budoucnu vše snadněji najít, a zároveň lze naprogramovat upozornění, aby se na nic nezapomnělo. Pokud některý soubor vyžaduje pozornost, například licence, kterou je třeba obnovit, je příslušné osobě předem zaslána upomínka. Díky tomu se nemusíte obávat auditů, protože všechna vaše firemní data budou v pořádku.

Co to znamená pro vaši firmu?

Neaktivní data nejsou o nic méně důležitá než jakákoli jiná obchodní data, a proto vyžadují stejnou úroveň ochrany. V moderním světě podnikání je uchovávání informací v papírové podobě jednoduše neudržitelné a jejich přesun na firemní servery problém vždy nevyřeší. Pokud jsou vaše servery nedostatečně zabezpečené nebo špatně organizované, mohou být stejně problematické jako kartotéky. Naštěstí však existují digitální řešení, jako například Content Services, která využívají sílu cloudu a poskytují další vrstvy ochrany.

Díky omezení přístupu mohou firemní soubory prohlížet nebo upravovat pouze oprávnění zaměstnanci a riziko kybernetických útoků je tak omezeno na minimum. Pokud jde o potenciální problémy s nedodržováním předpisů, funkce sledování uživatelů zajišťují, že každá změna je zaznamenána. Kromě toho indexovací značky a oznámení eliminují jeden z největších problémů, s nimiž se podniky potýkají: lidskou chybu. Vaše soubory budou vždy tam, kde je očekáváte, budou okamžitě vyhledatelné pomocí klíčových slov pro vyhledávání a budete upozorněni, abyste se zabývali jakýmkoli souborem vyžadujícím pozornost dříve, než se stane problémem.