Řízená data jsou zlatým dolem příležitostí pro vaši firmu

Společnosti dnes nepřetržitě shromažďují obrovské množství dat ze stále většího množství informačních zdrojů, jako jsou připojená zařízení nebo webové stránky společnosti. Tento neustálý proud dat o demografických údajích a chování zákazníků se neustále doplňuje.

Inteligentní společnosti, které je chtějí dobře využít, však musí nejprve vědět, jak je správně zpracovat a kontrolovat pomocí správné technologie. Tyto obrovské soubory dat, označované jako Big Data, definují to, že je lze analyzovat a odhalit tak vzorce, trendy nebo nesrovnalosti, a to jak v kanceláři, tak mimo ni.

Dopad, který to má na moderní podnikání, je značný. Ve studii společnosti McKinsey "Analytics comes of age" 70 % vedoucích pracovníků uvedlo, že data a analytika způsobily v posledních letech alespoň mírné změny v konkurenčním prostředí jejich odvětví. To ukazuje, jak společnosti objevují skrytou hodnotu shromažďovaných dat a mění je v Business Intelligence (BI). Technologie jsou sice zdrojem většího množství dat, ale jsou také klíčem k jejich inteligentnějšímu ovládání a využívání.

Řešení pro správu obsahu, jako jsou Content Services, umožňují firmám porozumět svým zákazníkům a vhodně na ně reagovat. Využití síly těchto dat pomáhá vedoucím pracovníkům podniků identifikovat způsoby, jak zefektivnit procesy a zvýšit efektivitu celé organizace. To jim dává náskok před konkurencí, která je v digitalizaci pomalejší. Technologie jsou klíčem k maximálnímu využití potenciálu podnikových dat, protože umožňují jejich kontrolu pro efektivnější využití, ať už jde o kontrolu přístupu, možnosti monitorování nebo analýzy.

V kancelářích, které jsou stále analogové, je prakticky nemožné sledovat, co se děje s uloženými informacemi. Papírové dokumenty představují skutečné riziko, které se často přehlíží, protože neoprávněné osoby mohou snadno ukrást nebo zkopírovat cenná data, pokud jedinou překážkou je otevření kartotéky. Dokonce i oprávnění zaměstnanci, kteří nemají žádný zlý úmysl, mohou právnímu oddělení způsobit vážné bolesti hlavy. Jen si představte, že zaměstnanec získá dokument s oprávněním, ale pak ho z nějakého důvodu zapomene znovu založit do systému. Tyto informace jsou nyní ztraceny, a pokud se na tuto ztrátu přijde při auditu, může vaše firma čelit vážným pokutám za nedodržení zákonů na ochranu osobních údajů.

Řešení pro správu obsahu jsou od základu navržena tak, aby toto zbytečné riziko zmírnila. Pokud jsou data uložena digitálně, lze k nim omezit přístup. Dokumenty si mohou prohlížet pouze uživatelé, kteří k tomu byli výslovně oprávněni, a další úroveň zabezpečení je doplněna omezením toho, kdo má právo obsah upravovat nebo stahovat.

Kromě toho je každé jednotlivé zobrazení, úprava nebo stažení zaznamenáno. Jinými slovy, každá akce se po přenosu dat do digitálního prostoru stává sledovatelnou, což zajišťuje jejich ochranu před úmyslnou i neúmyslnou sabotáží.

Zefektivněte, abyste uspěli

Síla řešení pro správu obsahu však dalece přesahuje sledování změn provedených v jednotlivých dokumentech. Jednou z velkých výhod je možnost, kterou poskytuje nadřízeným pracovníkům, aby sledovali celé pracovní postupy od začátku až do konce, a to z ptačí perspektivy zahrnující každý jednotlivý proces, aby bylo možné odhalit případnou neefektivitu nebo chybu.

To v sobě skrývá velký potenciál pro zvýšení efektivity obchodních projektů. Zaměstnavatelé i zaměstnanci mohou kontrolovat projekty několika kliknutími z jakéhokoli připojeného zařízení a okamžitě zjistit, kdo na čem a kdy pracoval. Je to také účinný způsob, jak zajistit, aby každý člen projektového týmu používal vždy nejnovější verzi každého dokumentu, což šetří čas a posouvá projekt kupředu. Celkově tak podnik získá mnohem ucelenější dohled nad pracovními postupy i nad informacemi a jednotlivci, kteří se na nich podílejí.

Nejvíce z této technologie mohou těžit výrobní a produkční oddělení, která se těší lepší kontrole se schopností rychle přinášet znatelné výhody; problémy v dodavatelském řetězci jsou rychleji odhalovány a odstraňovány, nebo se jim dokonce zcela předchází. Díky lepší kontrole mohou podniky zefektivnit budoucí projekty s využitím dat z těch předchozích, optimalizovat výkonnost na základě minulých zkušeností a připravit tak půdu pro budoucí úspěch.

Důležitost převzetí kontroly

Využitím moderních digitálních technologií mohou podniky najít a zavést efektivnější způsoby, jak zjistit, co se skutečně děje. Větší kontrola nad přístupem výrazně snižuje riziko, zatímco registry činností pomáhají zlepšit transparentnost a umožňují manažerům soustředit se na důležitější úkoly. Řešení pro správu obsahu také poskytují nové způsoby monitorování pracovních postupů, což vede k důležitým poznatkům o potenciální neefektivitě, kterou lze následně odstranit. Stručně řečeno, je nezbytné, aby podniky získaly kontrolu nad svými daty, aby mohly plně využít jejich potenciál a optimalizovat pracovní postupy v budoucnosti.