• Změnit jazyk
    Změnit zemi

    Výhody digitální archivace

    Jak může ukládání dat do cloudu optimalizovat výdaje, bezpečnost a efektivitu.
    man watching pc

    Firmy dnes shromažďují a zpracovávají tolik dat, že jejich ukládání začíná být problém. Dříve stačilo několik kartoték, které poskytovaly více než dostatečný prostor a bezpečnost. Doba se však změnila a podniky musí v této rychle se vyvíjející digitální éře aktualizovat způsob svého fungování.

    Je na čase opustit analogové technologie a plně se věnovat digitálním. Ukládání dat na papíře nebo na vlastních serverech je drahé, nebezpečné a neefektivní, ale firmy odrazuje tradiční předpoklad, že nové technologie jsou cenově nedostupné a rizikové. Ve skutečnosti by investice do správné technologie mohla snížit náklady, zvýšit bezpečnost a zrychlit pracovní postupy, což jsou všechno priority, které podniky v Evropě označily za prioritní v nedávné studii provedené společností Kyocera.

    Podívejme se tedy blíže na výhody digitální archivace.

     

    Snížení nákladů

    Příliš mnoho podniků si neuvědomuje, kolik peněz zbytečně utrácí, když odmítají digitalizaci. Denně přijímáme obrovské množství dat a jejich ukládání na papír je z finančního hlediska již neúnosné. Avšak ani nahrávání všech těchto informací na lokální servery není vždy řešením. To platí zejména pro neaktivní data, která se používají tak zřídka, že platit za jejich ukládání na místě je neopodstatněné.

    Jednoduše řečeno, pokud ukládáte data lokálně, vyhazujete peníze. Pokud odhlédneme od nákladů na samotné skladovací prostory, které budou vzhledem k růstu nájmů v celé Evropě pravděpodobně vysoké, je třeba vzít v úvahu také související náklady na údržbu a zabezpečení, jako je prevence proti požáru nebo povodním. Nabízí se otázka, zda se opravdu vyplatí utrácet tolik peněz za data, která téměř nikdy nepoužijete.

    Podle studie Kyocera Business Digitalisation in Europe Outlook 2019 je kontrola výrobních nákladů hlavní prioritou pro velké množství podniků na celém kontinentu, což poukazuje na tlak, který vedoucí pracovníci pociťují, aby výdaje byly co nejnižší. Snižování nákladů je naštěstí často katalyzátorem inovací a v současné době jsou k dispozici levnější alternativy, například digitální archivace.

    Řešení pro správu obsahu, jako jsou služby Content Services, umožňují digitalizovat neaktivní data a přesunout je do cloudu, čímž se uvolní fyzický prostor, který lze využít lépe. Potenciální úspory jsou obrovské, protože náklady na cloudové úložiště jsou minimální ve srovnání s nákupem, údržbou a ochranou kartoték nebo serverů na pracovišti. Ušetřené peníze lze dokonce znovu investovat do digitální transformace a rozvoje firmy.

    woman with a pc

    Minimalizace rizika

    Dalším závažným problémem analogových pracovišť je sledování jejich dat. Je velmi obtížné zabránit neoprávněnému přístupu k papírovým dokumentům, což může vést k jejich ztrátě, špatnému uložení nebo zničení. Špatná organizace navíc může vést k tomu, že licence nebo smlouvy nebudou včas obnoveny, což způsobí prostoje a zpoždění výroby, případně pokuty za nedodržení předpisů při auditech.

    Některé společnosti vidí řešení v přesunu svých dat na lokální servery, ale to není vždy nejlepší řešení. Servery s nedostatečnou správou a ochranou mohou ve skutečnosti zvýšit riziko narušení bezpečnosti dat. Žádná firma není před kybernetickými útoky v bezpečí; ačkoli se na titulních stranách novin mohou objevovat známé firmy, je stejně pravděpodobné, že se cílem kyberzločinců stanou i menší firmy. Pokud by jakákoli firma ztratila přístup ke svým datům, přestala by fungovat.

    Naopak při digitální archivaci dat pomocí obsahových služeb a cloudové technologie lze přístup omezit na oprávněné pracovníky. Tato funkce zvyšuje odpovědnost tím, že odstraňuje možnost anonymních úprav. Toto řešení navíc nabízí možnost naprogramovat oznámení, takže se můžete přestat obávat pokut za prošlé smlouvy nebo licence, protože vám bude s předstihem zaslána upomínka na jejich obnovení.

    Studie společnosti Kyocera z roku 2019 odhalila, že více než polovina evropských společností (56,2 %) a jejich zákazníků si uvědomuje důležitost správné ochrany dat ve všech jejich formách. Vzhledem k pokročilým bezpečnostním funkcím cloudu má smysl přesunout nejcennější aktiva vaší společnosti do nejbezpečnějšího prostředí. Jsou vedeny protokoly, aby bylo možné sledovat, kdo informace prohlíží, upravuje nebo stahuje, takže si můžete být jisti, že vaše data jsou v bezpečí.

    Zvýšení efektivity

    Z hlediska efektivity není ukládání dat na papír v dnešním vysoce konkurenčním digitálním prostředí vhodným řešením. Pouhé skenování firemních dat na servery však také není efektivním řešením, protože špatně organizované firemní servery jsou stejně chaotické jako kartotéky. Zpoždění při vyhledávání dat může způsobit měřitelný pokles produktivity, protože několik minut denně znamená v průběhu roku obrovské množství promarněného času.

    Špatná organizace také brání spolupráci. Pokud různá oddělení omylem používají více verzí téhož dokumentu, i ten nejjednodušší projekt se protáhne. Žádný zaměstnanec nechce ztrácet drahocenný čas telefonováním, aby zjistil, jaké jsou poslední změny nebo co je třeba udělat dál. Taková neefektivita se může zdát neškodná, ale může být pro zaměstnance velmi frustrující, což se projeví na zkušenostech a spokojenosti zákazníků.

    Abyste mohli zefektivnit pracovní postupy, potřebuje vaše firma systém pro správu obsahu, jako je Content Services, s pokročilými funkcemi digitální archivace. Tato technologie dokáže během procesu skenování identifikovat dokumenty podle typu a přidat příslušné indexační značky. Označení nejdůležitějších informací, jako je datum faktury nebo číslo zákazníka, usnadňuje budoucí vyhledávání souborů, takže se zaměstnanci mohou soustředit na úkoly s vyšší hodnotou a zvýšit produktivitu.

    Další výhodou digitální archivace v cloudu je možnost vzdáleného přístupu. Bez ohledu na místo nebo časové pásmo může do stejného souboru nahlížet nebo jej upravovat více oddělení a uživatelů najednou. Tato funkce posiluje spolupráci a pomáhá týmům dodržovat termíny, což bylo ve studii společnosti Kyocera označeno za hlavní prioritu firem v Evropě. Díky použití jediného sdíleného souboru mají všichni jistotu, že používají nejnovější verzi s nejaktuálnějšími informacemi.

     

    Na co ještě čekáte?

    Výhody digitální archivace jsou nepopiratelné. Nejenže můžete uvolnit místo, které lze využít jiným způsobem, ale můžete také snížit výdaje na údržbu a zabezpečení úložných prostor. Digitální datové archivy jsou navíc lépe organizované než staromódní kartotéky a umožňují zaměstnancům okamžité vyhledávání a používání dat. Rychlý a snadný přístup k informacím má pozitivní vliv na zákaznickou zkušenost, protože dotazy lze na základě přesných dat vyřídit okamžitě. V neposlední řadě je ukládání dat v cloudu bezpečnější než v papírové podobě, která může být snadno špatně založena, zničena nebo zobrazena neoprávněným osobám. Přesun dat do digitálních archivů je nejchytřejší způsob, jak pomoci vaší společnosti dosáhnout jejích cílů s minimálními náklady a riziky.

    man watching smartphone

    Skutečné výhody digitální archivace dat

    Neaktivní obchodní data by neměla být přítěží. Digitální archivace představuje inovativní řešení ukládání dat, které přináší mnohem více než jen finanční výhody. Chytrá správa dat slibuje řadu vedlejších výhod pro další oblasti vaší společnosti, včetně robustnějšího zabezpečení, lepšího dodržování předpisů a vyšší efektivity. (v angličtině)

    Jak moc je Evropa digitální?

    Přehled o tom, jak se evropské podniky vyrovnávají s digitální transformací.

    Soubory cookie a Vaše soukromí

    Používáme esenciální soubory cookie, abychom usnadnili a zefektivnili interakce s naším webem, statistické soubory cookie, abychom lépe porozuměli tomu, jak se náš web používá, a marketingové soubory cookie, které vám přizpůsobují reklamu. Předvolby cookie můžete vybrat pomocí níže uvedeného tlačítka „Předvolby“ nebo vybrat „Souhlasím“ a pokračovat se všemi soubory cookie.

    Předvolby souborů cookie

    Používáme cookies, abychom se ujistili, že naše webové stránky fungují správně, nebo příležitostně poskytujeme službu na Vaši žádost (například správu Vašich preferencí cookies). Tyto cookies jsou vždy aktivní, pokud nenastavíte v prohlížeči, aby je blokoval. To může bránit některým částem webu, aby pracovali správně.

    Tyto soubory cookie nám umožňují měřit a zlepšovat výkon našich webových stránek.

    Tyto cookies se ukládají pouze v případě, že s tím souhlasíte. Pomocí marketingových cookies sledujeme, jak kliknete a navštívíte naše webové stránky, abychom Vám ukázali obsah na základě Vašich zájmů a taky personalizovanou reklamu. V současné době tyto cookies nepřijímáte. Pokud je chcete přijímat, zaškrtněte toto políčko.