Proč jsou technologie základem chytrého růstu firmy

Zeptejte se jakéhokoli vedoucího pracovníka, co je jeho hlavním cílem, a dostanete jednoslovnou odpověď: růst. Je to univerzální cíl, ale může být velmi obtížné ho dosáhnout kvůli výzvám a překážkám, které se na této cestě vyskytují. Chcete-li zaručit úspěšný růst, musíte se nejprve ujistit, že je vaše firma na rozšiřování odpovídajícím způsobem připravena. Jakákoli přítomná neefektivita se jen zhorší, pokud váš plán růstu nebude realizován správně.

Naštěstí jsou služby Content Services speciálně navrženy tak, aby pomohly vašemu podniku vymanit se z neefektivních procesů, které ho brzdí. Odstranění zbytečných kroků v pracovních postupech, intuitivnější organizace dat a kontrola jejich využití jsou jen tři ze způsobů, jak může nová technologie zefektivnit vaši organizaci.

Automatizace zefektivňuje pracovní postupy

Pracovní postupy v některých firmách jsou nakonec tak složité, že i ty nejjednodušší úkoly trvají zbytečně dlouho. Představte si, že si zaměstnanec jednoho oddělení potřebuje vyžádat data od obchodního oddělení, ale ta jsou uložena na papíře v kartotéce. Musel by je přinést osobně nebo naskenovat; a to v případě, že je najde mezi všemi ostatními fakturami. Poté má někdo odpovědnost za to, že se dostala zpět do skladu, a vždy existuje riziko, že byla v určitém bodě své cesty upravena, ztracena nebo zničena. Navíc v každém kontaktním místě může tento proces vyžadovat rozhodnutí, která je třeba ověřit. To vše v konečném důsledku zpomaluje podnikové pracovní postupy a výrazně snižuje produktivitu.

Content Services naštěstí nabízí neuvěřitelně jednoduché řešení: automatizaci pracovních postupů. Odstraňte zbytečné kroky a nechte své zaměstnance věnovat se práci. S automatizovaným systémem by se stejný příběh odehrál úplně jinak. Díky rychlému požadavku by se schválení a ověření provedlo jedním kliknutím, faktura by se díky inteligentnímu indexování využívajícímu značky okamžitě našla a bylo by možné k ní ihned přistupovat. Jakmile pracovní postupy fungují efektivněji, zvyšuje se úroveň produktivity, protože zaměstnanci se soustředí na plnění úkolů s vysokou hodnotou, pro které byli najati. Efektivita a produktivita jsou nakonec základními kameny růstu.

Chytřejší organizace dat zvyšuje efektivitu

Pokud jsou data uložena na papíře nebo třeba i na serverech, ale bez jasného systému, pak neúmyslně brzdíte svůj vlastní růst. Pokud je obtížné informace dohledat, zaměstnanci ztrácejí drahocenný čas jejich hledáním. To je pro ně frustrující a pro zákazníky, kteří mají tu smůlu, že se s těmito prodlevami musí potýkat, je to k vzteku. Stručně řečeno, špatná organizace dat způsobí pokles produktivity a váš vztah se zákazníky pravděpodobně utrpí.

Řešení je opět jednoduché. Obsahové služby poskytují inteligentní systémy pro organizaci vašich dat, přičemž papírové dokumenty se skenují do digitálního úložného systému, například do cloudu. Během tohoto procesu lze přidávat značky pro pokročilé indexování. To v podstatě znamená, že v budoucnu stačí vyhledat klíčová slova, například datum a typ dokumentu, a okamžitě najdete to, co hledáte. Jakmile budou všechna vaše data digitalizována, budou bezpečně uložena a kdykoli k nim bude mít přístup kdokoli s oprávněním.

Pokud váš plán růstu zahrnuje i přijímání nových zaměstnanců, nebudou se muset orientovat ve složitém a neefektivním systému ukládání, který by nakonec jen dále komplikoval situaci, protože by sami přidávali data. Místo toho se mohou rovnou věnovat své práci. Spokojení a efektivní zaměstnanci pomáhají budovat pevné a trvalé vztahy se zákazníky.

Kontrola dat podporuje spolupráci

Data jsou v dnešní době pro podniky klíčová, ale pokud je nebudete mít pod efektivní kontrolou, nebudete moci využít jejich plný potenciál. Obrovské množství dat je k ničemu, pokud k nim vaši zaměstnanci nemají přístup, protože to vede k plýtvání časem. Pro ukázku, je to problematické zejména pro mezinárodní společnosti s pobočkami působícími v různých časových pásmech po celém světě. Čekat na potřebné informace do druhého dne je v dnešním světě okamžitého vyřizování prostě nepřijatelné; nemůžete nechat zákazníky čekat donekonečna, jinak přejdou ke konkurenci, která s nimi jedná lépe.

Aby se to napravilo a podpořil se růst, měly by podniky zvážit investici do obsahových služeb. Pokud je platforma Content Services nastavena správným způsobem, lze data ukládat digitálně, což znamená, že k nim lze podle potřeby získat přístup. Pokud zaměstnanec, který se nachází v jiné zemi, potřebuje vidět nebo upravit dokument, který byl založen jiným oddělením, může požádat o přístup a okamžitě jej získat. To podporuje spolupráci mezi týmy a pobočkami téže společnosti, které se nacházejí v různých oblastech. Tímto způsobem již nejsou problémy, jako jsou rozdíly v časových pásmech, problémem a žádní zákazníci nezůstávají netrpělivě čekat. Spokojenost zákazníků je koneckonců hlavní hnací silou obchodního úspěchu.

Jednoduchá zlepšení s měřitelným dopadem

Stručně řečeno, většinu neefektivit v oblasti podnikového obsahu, které brzdí růst, lze vyřešit pomocí technologie Content Services. Snižte časové ztráty a zajistěte, aby celý váš podnik pracoval jednotně bez ohledu na časové pásmo nebo fyzickou polohu. Digitální data jsou kdykoli k dispozici každému, kdo je potřebuje, a usnadňují spolupráci mezi odděleními a kancelářemi. Konečným cílem všech těchto změn je zvýšení efektivity a zefektivnění vašeho podnikání, abyste zvýšili produktivitu a poskytovali lepší služby zákazníkům. Spokojenost zákazníků a produktivní podnikání jsou zásadní pro dosažení růstu, o který usilujete.

Tento white paper vychází ze zjištění studie Kyocera Business Digitalisation in Europe Outlook 2019. Vychází z obtíží a výzev, které identifikovaly podniky z celé Evropy na základě výzkumu napříč kontinentem, což vytváří širší obraz o stavu digitální transformace.