Vzhledem k tomu, že organizace usilují o snížení odpadu z tisku, nástroje Kyocera pro správu informací mění data v konkurenční výhodu a zvyšují efektivitu, bezpečnost a přizpůsobení.
„Každá společnost se musí neustále přetvářet,“ říká Oscar Sanchez, prezident a výkonný ředitel společnosti Kyocera Document Solutions America. A protože stále více společností přechází na bezpapírové prostředí, Kyocera na to reaguje přechodem „od tištěného dokumentu k digitálnímu“.
Společnost Kyocera, která je tradičně známá svými tiskárnami a multifunkčními zařízeními, je nyní lídrem v oblasti zlepšování správy informací a udržitelnosti dokumentů. Ačkoli určitá část tisku zůstane nevyhnutelná, pan Sanchez uznává, že nejudržitelnější dokument je ten, který se vůbec netiskne.
Stojí v čele změny způsobu, jakým organizace vytvářejí, sdílejí a využívají informace, v návaznosti na slib společnosti Kyocera pomáhat zákazníkům „Využívat znalosti k práci“. Ústředním bodem tohoto úsilí je digitalizace, přičemž společnost Kyocera usnadňuje nejen tisk, ale také skenování dokumentů pomocí multifunkčních zařízení. Firmy mohou tyto dokumenty shromažďovat v systémech pro správu podnikového obsahu (ECM) společnosti Kyocera, takže analýza dat, která obsahují, a údajů o jejich využití může přinést poznatky a vést k lepšímu rozhodování.
„Digitalizace vám pomůže být efektivnější a rychleji reagovat na měnící se dynamiku trhu,“ říká pan Sanchez. K tomu musí být informace nejen okamžitě dostupné, ale také strukturované.
Správa informací pomocí cloudového tisku
V kombinaci s technologií cloudového tisku pomáhají tiskárny a systémy ECM společnosti Kyocera také organizacím zlepšit správu. V diskurzu o udržitelnosti je písmeno „G“ ve slově ESG často až na třetím místě za životním prostředím a společností a cloudový tisk dává firmám jasnou příležitost, jak se tímto problémem zabývat. Používání těchto systémů nabízí kontrolu nad tím, kdo co tiskne, minimalizuje plýtvání tím, že zabraňuje chybám při tisku, a chrání důvěrnost tím, že tiskové úlohy uvolňuje pouze tehdy, když se k tiskárně dostaví osoba, která si je zadala.
„Je velmi obtížné kontrolovat naše informace pomocí papírových procesů,“ říká pan Sanchez. "Proto nám pomáhá digitalizace. A zároveň snižujete spotřebu papíru a energie." Cloudový tisk a ECM také zlepšují bezpečnost, protože organizace zavádějí vzdálené a hybridní pracovní postupy. „Mít fyzické dokumenty je vždy rizikem, protože se pohybují napříč organizací a někdy putují i do soukromých domácností; digitalizace vám pomáhá kontrolovat jejich používání a přístup k nim.“ K zabezpečení přispívá i to, že nové dokumenty přicházející do systému jsou automaticky šifrovány.
Správa podnikového obsahu a vývoj platforem obsahových služeb
Pan Sanchez vysvětluje koncept ECM jako jednoduchou správu celého životního cyklu dokumentu: „Zachytíte je, uložíte, uspořádáte a spustíte pracovní postupy s těmito informacemi.“
Tištěné dokumenty naskenované do systému ECM lze prohledávat pomocí optického rozpoznávání znaků, které je také připraví na analýzu velkých dat. Nástroje využívající umělou inteligenci (AI) mohou totéž provést s ručně psanými dokumenty, zatímco rozpoznávání hlasu může převést zvukové soubory na text.
Metadata o tom, kdo vlastní, přistupuje, sdílí a tiskne dokumenty, jsou rovněž vypovídající a mohou odhalit nejcennější znalosti organizace. Tyto poznatky mohou přispět ke stanovení ukazatelů výkonnosti, měření výsledků a přijímání rozhodnutí založených na datech. „Prodáváme technologii, která mění informace na znalosti, jež lze využít jako konkurenční výhodu,“ říká pan Sanchez.
Platformy obsahových služeb (CSP) jsou přirozeným vývojem ECM. Vzhledem k tomu, že organizace přijaly řadu systémů pro správu informací - včetně nástrojů pro účetnictví, řízení vztahů se zákazníky a plánování podnikových zdrojů - mohou CSP tyto znalosti konsolidovat a usnadnit jejich využití.
Přeměna znalostí na vysoce efektivní komunikaci
Na konci životního cyklu dokumentu mohou organizace vytěžit duševní vlastnictví ze systémů ECM a CSP - včetně údajů o produktech, zákaznících a zaměstnancích - a vytvářet přizpůsobené dokumenty, jako jsou letáky pro direct-mail, faktury a vzdělávací materiály.
Některé z nich vyžadují obrovské objemy tisku, které dosahují 1-2 milionů stran měsíčně v několika menších nákladech. Společnost Kyocera využila této příležitosti, aby ukázala svůj talent pro dosažení nákladové efektivity při současném snížení dopadu na životní prostředí.
Například produkční inkoustový stroj TASKalfa Pro 15000c byl navržen tak, aby nahradil tonerové tiskárny pro velkoobjemový tisk na zakázku. Díky použití vlastní technologie společnosti Kyocera a ekologického inkoustu na vodní bázi vyřešila problémy s udržitelností a vydobyla si místo v novém segmentu trhu.
Dříve mohli zákazníci společnosti Kyocera v rámci direct mailu tisknout personalizovaný černý text na předtištěné barevné archy s logem značky nebo marketingovou grafikou. To mohlo vést k milionům zbytečně vytištěných listů papíru, pokud kampaň skončila dříve, než se očekávalo. TASKalfa Pro 15000c umožňuje uživatelům tisknout plnobarevnou grafiku, případně přizpůsobenou na míru dokumentu pomocí automatizace nebo generativní umělé inteligence, spolu s vlastním textem. To eliminuje plýtvání papírem a podporuje rychlé a kreativní přizpůsobení. Úspora nákladů může být ohromující - pan Sanchez odhaduje, že přechodem na inkoustovou alternativu Kyocera lze eliminovat až 70 % nákladů na tisk. „To je důvod, proč mnoho zákazníků přechází k tomuto druhu řešení,“ říká pan Sanchez. „Stejná kvalita jako u toneru za zlomek nákladů“ je klíčovým prodejním argumentem.
Jedním z klientů, který z toho těží, je společnost JHL Digital Direct, tiskárna direct-mailu se sídlem ve Wisconsinu, která ušetřila přibližně 50 % nákladů a „splnila svůj slib zákazníkům, že nabídne rychlejší, lepší a cenově dostupnější tiskové řešení“.
Společnost Kyocera také využívá vlastní řešení k dosažení větší kontroly nad tiskem a správou informací v 60 pobočkách a 2 000 zaměstnancích ve Spojených státech. Cloudový tisk zlepšil správu, snížil náklady a ušetřil energii tím, že eliminoval potřebu tiskových serverů. Zaměstnanci, kteří technologii používají, ji mohou pomáhat zdokonalovat, což zajišťuje neustálé zlepšování uživatelské přívětivosti a funkčnosti.
Automatizace budoucnosti správy informací
Když se pan Sanchez zamýšlí nad tím, jaká budoucnost může čekat tisk a správu informací, sdílí všeobecné nadšení z potenciálu umělé inteligence změnit přístup průmyslu k různým úkolům. A zdůrazňuje, že AI se již používá u dokumentů, zlepšuje kvalitu skenů s nízkým rozlišením a umožňuje rozpoznávání rukopisu.
V blízké budoucnosti může software využívat automatizaci a umělou inteligenci k vypracování smlouvy na základě informací ze systému ECM nebo CSP. Pan Sanchez zdůrazňuje důležitost stoprocentní přesnosti: „Nabízíte to velmi citlivým odvětvím“ a je důležité vyhnout se ukvapeným řešením se známými problémy, jako jsou „halucinace“ generativní AI. Poznamenává však, že nezohlednění AI při vývoji produktů by bylo promarněnou příležitostí, protože OpenAI již nyní odhaduje, že 80 % pracovníků pravděpodobně zjistí, že některé z jejich úkolů jsou touto technologií ovlivněny.
To bude vyvíjet tlak na všechny, včetně zaměstnanců společnosti Kyocera, aby poskytovali přidanou hodnotu v těch 20 % své práce, kterou počítače nemohou vykonávat. Poháněna příkazem „respektovat božské a milovat lidi“ bude společnost Kyocera i nadále pečovat o lidskost v době, kdy dominuje technologie.
95,7 % vedoucích pracovníků v nejvýznamnějších obchodních centrech po celém světě očekává, že v příštích pěti letech budou ekologické dovednosti nejdůležitější. Je vaše firma připravena stát se součástí hnutí za tuto udržitelnou budoucnost?
Tento článek byl vytvořen společností EI Studios ve spolupráci s Kyocera
Document Solutions.
