KYOCERA Document Solutions
Ať už řídíte provoz, IT nebo zajišťujete dodržování předpisů, výzva je vždy stejná: jak překlenout propast mezi papírovými procesy a digitálními systémy, aniž byste ztratili čas, přesnost nebo kontrolu?
Využití cloudového tisku roste, protože firmy zjednodušují infrastrukturu, hybridní práce odhaluje tření mezi fyzickou papírovou dokumentací a digitální spoluprací a technologie OCR se stala přesnější a snáze nasaditelnou ve velkém měřítku.
Realita je taková, že i firmy, které upřednostňují digitální technologie, se stále setkávají s papírovými dokumenty v klíčových bodech: podepsané smlouvy, faktury dodavatelů, dodací listy, úřední formuláře. Pokud tyto dokumenty zůstávají odpojené od vašich hlavních systémů, trpí tím produktivita.
Příležitost spočívá v propojení skenování z multifunkčních zařízení, inteligentního skenování s OCR a cloudového tisku s vaším softwarem pro správu dokumentů, aby pracovní postupy fungovaly bez problémů. Kyocera Document Solutions pomáhá týmům provést tuto změnu tím, že poskytuje software pro správu dokumentů, bezpečné skenování z multifunkčních tiskáren a řešení cloudového tisku, které transformují papírové dokumenty na řízené digitální záznamy s kompletními auditními záznamy.
Podívejme se, jak to funguje.
Náklady na nepropojené papírové a digitální pracovní postupy
- I v organizacích, které se pyšní digitální transformací, některé pracovní postupy stále začínají papírem. Podepsané formuláře přicházejí poštou. Dodavatelé zasílají papírové faktury. Terénní týmy vrací ručně psané poznámky. Zákazníci předkládají fyzické účtenky. Každý z těchto kontaktních bodů vytváří mezeru, která se projevuje jako provozní překážka.
Přepisování a duplikace
- Pokud dokumenty nejsou digitalizovány u zdroje, zaměstnanci ručně zadávají informace do systémů. To vede ke ztrátě času, vzniku chyb a duplikátům v e-mailech, sdílených discích a lokálních složkách.
Chybějící auditní záznamy
- Papíry uložené v kartotékách nebo osobních stolech neobsahují metadata, historii verzí ani přístupové protokoly. Když týmy pro audit nebo dodržování předpisů potřebují důkaz o činnosti, stopa se ztratí.
Pomalé vyhledávání a rozhodování
- Hledání informací ve fyzických archivech a nepropojených digitálních složkách zpožďuje schvalování, odpovědi zákazníkům a podávání zpráv. Týmy tráví hodiny hledáním dokumentů, které by se měly objevit během několika sekund.
Slepá místa v oblasti bezpečnosti a správy
- Nesledované papírové dokumenty představují riziko. Bez znalosti toho, kdo k dokumentu přistupoval, upravoval jej nebo sdílel, mají organizace potíže prokázat kontrolu, zejména pokud předpisy vyžadují transparentnost a ochranu dat.
Úzká místa v hybridní práci
- Když někteří členové týmu pracují na dálku a jiní zpracovávají papírové dokumenty na místě, stává se předávání dokumentů zdrojem třenic. Skenování, odesílání e-mailů a stahování vytvářejí zpoždění, která zpomalují spolupráci.
Produktivita se zvyšuje, když se papír změní na prohledávatelná a sdíletelná data.
Jak inteligentní skenování, OCR a software pro správu dokumentů překlenují propast
Překlenutí propasti mezi papírovými a digitálními dokumenty začíná zachycením dokumentů u zdroje a aplikováním stejných pravidel správy, jaká používáte pro digitální soubory. Moderní technologie multifunkčních zařízení to činí praktickým a škálovatelným.
MFP s funkcemi inteligentního skenování:
- Dnešní MFP umí víc než jen tisknout a kopírovat. Fungují jako inteligentní zařízení pro zachycování dat. MFP Kyocera umožňují uživatelům skenovat přímo ze zařízení do řízeného úložiště a používat šablony, které při zachycení dat přiřazují metadata, vlastnictví a zásady uchovávání. Jednoduchá přednastavení na obrazovce provádějí uživatele procesem, snižují počet kliknutí a standardně prosazují osvědčené postupy.
- Inteligentní skenování eliminuje zbytečné kroky. Místo odesílání skenu e-mailem nebo do místní složky si uživatelé mohou vybrat cíl, například složku zákazníka, projektový soubor nebo záznam dodavatele, a dokument dorazí na správné místo, kde je připraven ke spolupráci.
OCR pro prohledávatelný a upravitelný obsah:
- Technologie OCR převádí naskenované obrázky na strojově čitelný text. Jména, čísla faktur, data, smluvní ustanovení: vše se stává prohledávatelným a editovatelným. Odpadá tak nutnost ručního přepisování a historické dokumenty jsou stejně přístupné jako nově vytvořené soubory.
- Inteligentní skenování společnosti Kyocera integruje OCR v okamžiku zachycení a okamžitě převádí papír na strukturovaná data. Týmy mohou prohledávat tisíce naskenovaných dokumentů stejně snadno, jako prohledávají e-maily nebo cloudové úložiště.
Software pro správu dokumentů pro zajištění souladu s předpisy:
- Zachycení je pouze prvním krokem. Aby byla mezera zcela uzavřena, musí být naskenované dokumenty uloženy v systému, který vynucuje oprávnění, sleduje změny a udržuje auditní záznamy. Kyocera Cloud Information Manager (KCIM) poskytuje správu dokumentů založenou na prohlížeči s šifrováním, historií verzí a přístupem na základě rolí, čímž vytváří jeden zdroj pravdivých informací pro naskenované i digitálně vytvořené soubory.
Pracovní postupy skenování do cloudu:
- Kyocera Cloud Capture (KCC) standardizuje proces skenování do cloudu. Ověření uživatelé skenují z multifunkčního zařízení a dokumenty se automaticky přesouvají do vybraného úložiště, přičemž indexování a směrování se provádí na pozadí. Tím se eliminují ruční kroky, snižuje se počet chyb a zajišťuje se, že každý sken je v cloudu zabezpečený od okamžiku jeho zachycení.
Co je Kyocera Cloud Print and Scan?
Je to komplexní způsob, jak mít pod kontrolou náklady na tisk, chránit informace, snižovat náklady a propojovat týmy.
Přednosti a výhody správy dokumentů v cloudu
Přechod tiskových a obsahových služeb na cloudová řešení přináší výhody v provozní, finanční i strategické rovině. Tyto výhody se časem znásobují, transformují náklady na infrastrukturu na předvídatelné investice a zároveň posilují bezpečnost i uživatelský komfort.
- Rychlejší přístup k informacím:
Díky OCR a správě dokumentů v cloudu mohou týmy vyhledávat podle klíčových slov namísto názvů souborů. Vyhledání faktury, smlouvy nebo záznamu o dodržování předpisů trvá sekundy namísto minut. To urychluje schvalování, zákaznický servis a reporting.
- Méně oprav a chyb:
Díky automatickému označování metadat a OCR není nutné přepisovat data. Informace se přenášejí z papíru do systémů bez ručního zásahu, což snižuje počet chyb a uvolňuje zaměstnance pro práci s vyšší přidanou hodnotou.
- Kompletní auditní záznamy:
Každé skenování, úprava a přístup jsou zaznamenány. Pokud regulační orgány, auditoři nebo interní týmy potřebují důkaz o činnosti, auditní záznam poskytuje kompletní záznam s časovým razítkem.
- Hybridní spolupráce:
Správa dokumentů v cloudu a tisk z cloudu umožňují plynulou práci napříč lokalitami. Vzdálené týmy mají přístup ke skenovaným souborům prostřednictvím prohlížeče a zaměstnanci na místě tisknou z cloudu bez desktopového softwaru. Multifunkční tiskárny se stávají sdílenými zdroji, které podporují distribuovanou spolupráci.
- Silnější zabezpečení a správa:
Oprávnění založená na rolích, šifrování a centralizované úložiště nahrazují riziko papírů ponechaných na stolech nebo souborů roztroušených po discích. Software pro správu dokumentů vynucuje, kdo může dokumenty prohlížet, upravovat nebo sdílet.
- Snadná integrace cloudového úložiště třetích stran:
Můžete snadno tisknout z připojeného cloudového úložiště třetích stran, jako je Box.com, Google Drive a OneDrive, nebo do něj skenovat. To znamená, že pokud používáte tato cloudová úložiště, nedochází k žádným překážkám; náš software vám umožňuje plynule doplnit váš stávající pracovní postup s dokumenty.
Potřebujete praktickou pomoc s mapováním rizik a odstraňováním nedostatků?
Naši odborníci vám pomohou zavést cloudový tisk a správu dokumentů v cloudu s integrovanou ochranou dat, robustními auditními záznamy a bezpečným ukládáním dokumentů, které vyhovuje vašim zaměstnancům.
- Discover the tools you need for hybrid working
- Improve capture with cloud-ready workflows
- Why ECM is key for modern business success
FAQ
Více informací o nás
-
FAQ
Při běžném skenování se vytvářejí statické obrazové soubory. Funkce Smart Scan přidává šablony, cíle a OCR, takže dokumenty lze prohledávat a automaticky směrovat na správné místo.
Ne vždy. Většina multifunkčních zařízení Kyocera podporuje KCC pro skenování do cloudu a KCPS pro tisk z cloudu, což znamená, že mnoho vylepšení pochází spíše ze softwaru než z hardwaru. Kompatibilitu zařízení vám potvrdí váš partner Kyocera.
Ano. Cloudové služby společnosti Kyocera využívají šifrování, přístup založený na rolích a zabezpečené pracovní postupy uvolňování, čímž zajišťují, že naskenovaný a vytištěný obsah zůstává chráněn a spravován od začátku do konce.