5 otázek, které je třeba si položit při nákupu nové tiskárny

Funkcionality moderní tiskárny sahají daleko za hranice tisku a přesahují do oblasti řešení dokumentů. Technologický pokrok nyní umožňuje tiskárnám skenovat a faxovat, připojit se k Wi-Fi, automaticky děrovat nebo sešívat dokumenty a dokonce kontrolovat, kdo a kolik tiskne.  

Je zřejmé, že se všemi těmito dalšími funkcemi a možnostmi může být obtížnější vybrat tu nejlepší tiskárnu pro vaši firmu - ale my vám s tím pomůžeme. Vzhledem k tomu, že průměrná životnost kancelářské tiskárny je přibližně sedm let, pokud se rozhodnete správně, budete se těšit ze spolehlivého a kvalitního zařízení téměř deset let.

Bude splňovat potřeby vaší kanceláře v oblasti tisku?     

Mnoho podniků nemá definovanou strategii (typy úloh, objemy, limity, využití barev atd.), pokud jde o tisk. Tento nedostatek kontroly činí investiční rozhodnutí o to náročnější. Každá firma je jiná a to, co může být pro jiné ideální volbou tiskárny, nemusí vyhovovat vám. Proto předtím, než se rozhodnete pro nákup nového zařízení, důrazně doporučujeme provést důkladnou analýzu vašeho současného tiskového prostředí, která kromě slabých míst a střednědobých strategií poukáže i na vaše aktuální tiskové potřeby. Pro začátek vám přinášíme seznam několika základních bodů, které je třeba zvážit:     

• Kolik stránek měsíčně vaše firma vytiskne?
  
• Jak často tisknete barevně a jak často černobíle?
  
• Jaký typ dokumentů primárně tisknete? Obyčejný černobílý textový dokument, nebo barevný obsah s vysokým pokrytím?
  
• Na jaký formát papíru obvykle tisknete?
  
• Kolik zaměstnanců v současné době používá jednotlivá zařízení?
  
• Jaký je váš roční rozpočet na tisk?
  

Multifunkční zařízení nebo tiskárna?

V souvislosti s nárůstem práce na dálku prudce vzrostla poptávka po osobních tiskárnách. Někteří zaměstnanci však potřebují skenovat a kopírovat dokumenty i z domova, což znamená, že nejlepší volbou je multifunkční tiskárna (MFP). Tato kompaktní zařízení jsou často oblíbenou volbou pro menší pracovní skupiny v kancelářích, zejména tam, kde je omezený prostor.

Ačkoli se okamžité náklady na volbu několika menších zařízení formátu A4 mohou zdát levnější, větší multifunkční zařízení formátu A3 se může pro mnoho podniků ukázat jako dlouhodobě výhodnější volba, zejména pro ty, které mají větší objemy tisku. Například multifunkční zařízení TASKalfa A3 od společnosti Kyocera se osvědčila jako velmi oblíbená i v těch nejnáročnějších tiskových prostředích, přičemž jejich všestrannost a spolehlivost je v dnešní době ještě cennější.

Které další tiskové funkce byste měli zvážit?

Jakmile si ujasníte, zda by pro vaši firmu bylo výhodnější mít multifunkční tiskárnu, nebo standardní stolní tiskárnu, můžete se zaměřit na mnoho dalších volitelných funkcí, které by mohly výrazně zvýšit efektivitu vašeho pracoviště. Mezi oblíbené možnosti patří např:  

• Oboustranný tisk.
  
• Funkce dotykové obrazovky.
  
• Funkce děrování a sešívání.
  
• Přístup pomocí hesla nebo karty pro lepší zabezpečení.
  
• Připojení Wi-Fi pro agilnější práci.
  
• Fax.

Při sestavování užšího výběru tiskáren se vyplatí porovnat různé modely a zjistit, co je již součástí nákupu. Například multifunkční tiskárna Kyocera ECOSYS M6235cidn je již vybavena oboustranným tiskem, kopírováním a skenováním, intuitivním uživatelským dotykovým panelem, funkcemi pro rychlé skenování a je integrována s platformou řešení HyPAS, která podnikům umožňuje instalovat další aplikace.

Zařízení s dalšími funkcemi sice mohou mít vyšší pořizovací cenu, ale díky ušetřenému času, pohodlí a dlouhodobě vyšší produktivitě a bezpečnosti se vyplatí vynaložit vyšší počáteční náklady.  

Jaké jsou vaše potřeby v oblasti zabezpečení tisku?

Hackeři stále sondují slabá místa a podniky musí být v oblasti kybernetické bezpečnosti aktivní - tisková zařízení nejsou výjimkou. Proto, abyste se vyhnuli potenciálnímu scénáři, že se data vašich klientů nebo zaměstnanců dostanou do nepovolaných rukou, je nezbytné, abyste před nákupem vyhodnotili, jak je vámi vybrané tiskové zařízení zabezpečené. Pokud vaše společnost často pracuje s citlivými informacemi, je nejlepší hledat tiskárnu s širokou škálou bezpečnostních funkcí, jako je šifrování dat, funkce firewallu a hesla pro přihlášení.  

Mám si tiskárnu koupit, nebo pronajmout?

Konečně nastal čas koupit vybranou tiskárnu a vám zbývají dvě možnosti - koupit ji, nebo si ji pronajmout. Největší rozdíl mezi těmito dvěma způsoby je v tom, co vaše firma celkem dostane. Zařízení se servisně materiálovou smlouvou by mohol být lepší volbou, pokud jste malá firma nebo kupujete drahé zařízení, protože budete moci platit měsíčně po dohodnutou dobu. V ceně pronájmu máte zahrnutý i kompletní servis po dobu smlouvy a dodávky spotřebního materiálu. A jakmile smlouva vyprší, pravděpodobně budete mít možnost zařízení odkoupit nebo prodloužit smlouvu s novým zařízením.

Při přímém nákupu obdržíte tiskové zařízení bez jakýchkoliv služeb a je proto potřebné se o něj starat a pravidelně plánovat servis i dodávky spotřebního materiálu.

Kupte si tiskárnu, která odpovídá vašim potřebám

Nákup tiskárny do vaší kanceláře nakonec závisí na vašich tiskových potřebách a rozpočtu. V době hybridního pracovního prostředí neexistuje na trhu univerzální tiskové řešení: nejlepší tiskárna je ta, která je vhodná pro vaši organizaci. 

Výběr dokonalé tiskárny začíná u vás.