Pak potřebujete systém pro správu dokumentů (DMS), jako je Kyocera Cloud Information Manager (KCIM).
V oblasti lidských zdrojů nelze přeceňovat význam správné správy souborů. Pro zaměstnavatele může vedení přesných záznamů zefektivnit proces přijímání zaměstnanců, odhalit nedostatky v jejich dovednostech a ušetřit cenný čas při provádění administrativních úkonů. Nemluvě o zákonné povinnosti dodržovat soulad s nařízením GDPR a zajistit ochranu údajů. V digitálním věku se však správa informací stává ještě náročnější vzhledem k objemu dat a používaným nástrojům.
Doby, kdy zaměstnavatelé museli uchovávat záznamy o zaměstnancích v kartotékách, jsou dávno pryč. To však neznamená, že by v digitálním světě bylo všechno jednoduché. I při použití osvědčených postupů je manuální správa záznamů náchylná k nákladným chybám. Může být také časově velmi náročná, zejména pro personální oddělení větších podniků se stovkami zaměstnanců.
Digitální správa záznamů
Ti, kteří se budou digitální transformaci nadále bránit, přijdou o nesčetné výhody a příležitosti, které může DMS personálnímu oddělení nabídnout, a navíc ohrozí data svých zaměstnanců. Ti, kteří upřednostňují krátkodobé úspory nákladů, na to můžou v dlouhodobém horizontu doplatit.
Výsledky průzkumu společnosti PWC naznačují, že 41 % vedoucích pracovníků v oblasti lidských zdrojů se hodlá zaměřit na zavádění digitálních nástrojů, aby podpořili růst. To vysvětluje, proč se mnoho organizací obrací k platformám pro správu dokumentů, jako je Kyocera Cloud Information Manager (KCIM), které dávají důvěrným informacím o zaměstnancích strukturu a ochranu.
Výběr nejlepšího systému DMS pro personální oddělení
Ačkoli mnoho softwarů pro správu dokumentů na trhu nabízí organizované digitální úložiště pro ukládání firemních dokumentů, ne všechny možnosti umožňují rychlý přechod od datového chaosu k dokonale uspořádaným souborům. Některá řešení vyžadují počáteční velké investice, stovky konfiguračních kroků a školení zaměstnanců.
Co kdybyste však mohli využívat výhod DMS okamžitě díky hotovému řešení?
Cloudový software pro správu dokumentů, Kyocera Cloud Information Manager (KCIM), vám umožní urychlit digitální transformaci. Je to software, který je škálovatelný a uživatelsky přívětivý, řešení, které se hladce integruje s vaší stávající infrastrukturou.
Četné výhody hovoří samy za sebe:
Zvýšená produktivita: KCIM vytváří strukturované digitální úložiště souborů zaměstnanců a umožňuje zaměstnavatelům propojit dokumenty, obrázky, e-mailovou korespondenci, hodnocení výkonnosti a záznamy o zaměstnancích. Díky vždy aktuálním datům zaměstnanců, která jsou přehledně seřazena podle data, mohou uživatelé snadno vyhledat potřebné soubory z libovolného místa a ujistit se, že pracují s nejnovějšími verzemi konkrétních dokumentů. Místo hodin strávených nudnými administrativními úkoly se personalisté mohou konečně zaměřit na "lidský" prvek lidských zdrojů a věnovat čas zlepšení udržení zaměstnanců a procesu přijímání zaměstnanců.
Zlepšení dodržování předpisů v oblasti lidských zdrojů: Díky ukládání všech dokumentů standardním způsobem zajišťuje KCIM rychlé zpracování ročních povinností v oblasti lidských zdrojů, jako je zdanění, vykazování klíčových ukazatelů výkonnosti a obnova ročních osvědčení. To je obrovská výhoda, pokud jde o rychlou reakci na případné požadavky státních orgánů, jako je například audit. V neposlední řadě může KCIM zefektivnit HR procesy automatickou archivací nebo mazáním zastaralých nebo nevyhovujících materiálů.
Zvýšená bezpečnost: Společnost Forrester ve své zprávě za rok 2021 odhaduje, že objem regulačních a právních kroků souvisejících s porušením soukromí zaměstnanců se během roku zvýší o 50 %. V době stále častějších kybernetických útoků nebylo nikdy důležitější proaktivně chránit citlivé informace o zaměstnancích. Tím, že umožňuje oprávněným manažerům lidských zdrojů rozhodovat o tom, kdo může prohlížet, vytvářet nebo aktualizovat soubory zaměstnanců, umožňuje KCIM personálním oddělením plně kontrolovat, kdo a jak může k informacím přistupovat.
Snadné nastavení a přístup: KCIM lze nasadit během několika minut bez jakýchkoli složitých požadavků na nastavení. Dokonce roste společně s vaší firmou. To znamená minimální narušení pracovního prostředí - což je pro rychle se rozvíjející personální oddělení klíčové. Kromě rychlého nastavení je KCIM také snadno přístupný prostřednictvím rozhraní webového prohlížeče z libovolného místa.
Podle společnosti Forrester plánuje 30 % podniků vynaložit více prostředků na cloud, bezpečnost a minimalizaci rizik, sítě a mobilitu. Kyocera Cloud Information Manager je řešení, které řeší několik bolestí podniku najednou - personálním oddělením poskytuje větší přínos.
Pokud vaše firma potřebuje zefektivnit správu záznamů, rychle odstranit únavné administrativní úkony v oblasti lidských zdrojů a podpořit digitální transformaci, pak pro ni může být Kyocera Cloud Information Manager rozdílem mezi úspěchem a neúspěchem.
Chcete se přidat na stranu vítězů?
