Jak vybrat kancelářskou tiskárnu pro měnící se pracovní postupy

S nárůstem hybridní práce se stále více ukazuje, jak důležité je investovat do nástrojů, které pomáhají profesionálům být mobilnější a produktivnější. Jedním z takových nástrojů, který se dostal do centra pozornosti, jsou tisková zařízení. Moderní tiskárna je mnohem víc než staromódní "klikni a vyzvedni" sofistikovaným pracovním nástrojem, který přispívá k digitální transformaci a vyšší efektivitě organizací. Výběr té správné je proto důležitým investičním rozhodnutím.

Z široké nabídky multifunkčních tiskáren (MFP) formátu A3 a kompaktních zařízení formátu A4 si firmy mohou vybírat. Náš průvodce vám pomůže vybrat tu nejlepší kancelářskou tiskárnu. 

Checklist pro výběr tiskárny 

Před investicí do tiskového zařízení si musíte položit mnoho základních otázek týkajících se vašeho pracoviště. Zde je několik užitečných tipů pro začátek:  

• Velikost vašeho prostoru. Kolik prostoru máte k dispozici: pracují vaši zaměstnanci z domova nebo v prostorné kanceláři? Malé, lehké tiskárny A4 jsou oblíbené pro vzdálené pracovníky, zatímco větší multifunkční zařízení A4 a A3 jsou obvykle vhodnější pro kancelářské prostředí. Vše je o optimalizaci prostoru, který máte k dispozici.
  
• Objem tisku. Je důležité, aby doporučený objem tisku vybrané tiskárny odpovídal vašim tiskovým potřebám. Vysoké objemy tisku v rychlém kancelářském prostředí vyžadují robustnější zařízení, která mohou tisknout vyšší rychlostí.
• Kdo bude tiskárnu používat? Na tuto otázku je jednoduché odpovědět, pokud jste vzdálený pracovník, ale v kanceláři s několika skupinami zaměstnanců může být rozhodování o nejlepším řešení složitější. Vyplatí se porovnat náklady a přínosy například jedné centrální multifunkční tiskárny formátu A3 nebo několika menších zařízení formátu A4 rozdělených mezi jednotlivé skupiny v kanceláři.
  
• Potřeby tiskového výstupu. Tisknete často barevně, nebo si vystačíte pouze s černobílým tiskem? Je skenování a faxování důležitou součástí vašeho každodenního provozu? Klíčovým faktorem bude povaha vašeho podnikání - například investice do černobílé tiskárny a pozdější nutnost zadávat barevné tiskové úlohy externě nebude nákladově efektivní.
  

Laser nebo inkoust?

Nyní, když jste zúžili kritéria hledání, je čas myslet na inkoust. 

Inkoustový tisk je obvykle volbou pro organizace, které produkují velké objemy vizuálně atraktivních a živých barevných výstupů. Křišťálově čistý obraz produkovaný inkoustovým tiskem se ukázal jako velmi účinný marketingový nástroj, který umožňuje značkám vyniknout z davu. Inkoust totiž produkuje kvalitnější fotografie než toner a je schopen tisknout na více typů papíru. Inkoustové stroje mají také obvykle nižší vstupní cenu, což však neznamená, že náklady na stránku jsou nutně nižší. 

Naopak, pokud vaše firma tiskne velké množství dokumentů náročných na text s minimálním pokrytím grafických prvků a fotografií, pak je laserová tiskárna vaším nejlepším přítelem. Jednou z obrovských výhod tonerů oproti inkoustovým tiskárnám je však jejich delší životnost. To z dlouhodobého hlediska šetří peníze a dobrá laserová tiskárna je schopna tisknout velké objemy výtisků vysokou rychlostí, což je přesně to, co většina rušných kancelářských prostředí potřebuje. 

Proč si vybrat multifunkční tiskárnu?

Multifunkční tiskárny nejen tisknou, kopírují, skenují a faxují na různá místa, ale také se připojují k síti Wi-Fi, což vám umožní tisknout z telefonu na cestách pro ještě větší mobilitu. U mnoha multifunkčních tiskáren můžete přímo připojit USB disk nebo tisknout z kanceláře, vzdáleného pracoviště nebo z domova. Některé pokročilé modely lze dokonce přizpůsobit možnostmi dokončování, jako je automatické sešívání, děrování a třídění. 

MFP jsou zkrátka revoluční stroje, které vám pomohou současně snížit náklady a zvýšit produktivitu práce. Dodávají se ve formátech A4 a A3, takže rozhodnutí opět závisí na prostoru a na tom, jaký formát papíru používáte.

Pro ty, kteří hledají kompaktní zařízení, je na trhu spousta cenově konkurenceschopných tiskáren formátu A4, například řada ECOSYS společnosti Kyocera. Ty v sobě spojují vysokou produktivitu s proslulou spolehlivostí společnosti Kyocera a díky vysoké energetické účinnosti jsou také udržitelnou volbou. 

Jaká je nejlepší kancelářská tiskárna?

Nejlepší kancelářská tiskárna je ta správná pro vaši kancelář. Ačkoli se možnosti mohou zdát na první pohled nekonečné, dodržování výše uvedeného kontrolního seznamu by vás mělo nasměrovat na cestu k chytré a informované firemní investici.