V logistice a dopravě je správa dokumentů hnací silou každého procesu. Dopravní a distribuční společnosti musí denně vytvářet tisíce dokumentů, aby jejich činnost probíhala hladce; tyto dokumenty pak musí být včas doručeny určenému příjemci a od začátku do konce zaevidovány v systémech sledovatelnosti organizace. Například dodací listy a faktury je třeba podepsat a pečlivě zkontrolovat, když opouštějí kancelář nebo sklad organizace a když se vracejí zpět. Důvody pro to mohou být různé, od registrace odeslání objednávky, kontroly objednávek čekajících na dodání nebo zaznamenání případných stížností od zákazníků.
Vzhledem k tomu, že všechny tyto procesy zahrnují velké množství informací a dodržování zákonných lhůt, je pro pracovníky logistiky často obtížné spravovat dokumenty přesně a rychle. K dokončení administrativních prací nebo k ručnímu sledování a koordinaci zásilek je zapotřebí velké soustředění, což vytváří velký prostor pro lidské chyby. Nemluvě o ztrátě času při hledání dokumentace a dalším tlaku na zabezpečení citlivých informací. Co by se mohlo pokazit? Pokud mluvíme o odvětví dopravy, tak doslova všechno; jedna neopatrná chyba v dokumentu nebo chybějící údaje mohou celou logistickou operaci zastavit.
Může to znít jako samozřejmost, ale investice do správné multifunkční tiskárny (MFP) může pro podniky, které se potýkají s logistickými procesy zpracování dokumentů, znamenat skutečnou změnu. Společnost Kyocera vám vysvětlí, jak na to.
Archivace papírových dokumentů
Uchovávání důležitých informací není pro podniky v dopravě a logistice jen pohodlnou záležitostí, ale zákonným požadavkem. Například přepravní dokumenty, jako jsou faktury, formuláře celních prohlášení, dodací listy a doklady o zaplacení, je třeba uchovávat několik let. Například ve společnosti DHL musí být tento typ dokumentace uchováván po dobu 7 let. Není překvapením, že archivace tisíců papírových přepravních dokumentů vytváří vysoké náklady na pracovní sílu a skladování. Kromě toho se zvyšuje riziko pro bezpečnost dat a fyzické dokumenty jsou zranitelnější, od každodenních chybných uložení až po přírodní katastrofy. Uchovávání digitálních záznamů je proto nezbytné.
I když to na první pohled může znít zvláštně, moderní multifunkční tiskárna, jako je řada TASKalfa 7054ci od společnosti Kyocera, vám může pomoci digitalizovat dokumenty a urychlit vaši cestu k digitální transformaci. Tato zařízení lze kombinovat s řešeními pro správu informací, jako je Kyocera Cloud Information Manager nebo Kyocera Enterprise Information Manager, která uživatelům umožňují ukládat dokumenty do cloudu nebo centrálního digitálního úložiště. Obě řešení zajišťují bezpečné uložení všech informací v souladu s právními předpisy a zároveň poskytují uživatelům možnost anotovat a označovat dokumenty. Pro archivaci papírových dokumentů je jediným úkolem uživatele dokument jednoduše naskenovat; o zbytek se řešení postarají automatickou archivací online!
Špatná správa dokumentů snižuje produktivitu
Při zpracování obrovského množství dokumentů je pro pracovníka logistiky nejhorším scénářem náhlá porucha tiskárny při tisku tolik potřebného dokumentu nebo nekvalitní výtisky. Vzniká tak řada problémů, například zpoždění přepravy způsobené nečitelnými dodacími listy a ztráta drahocenného času a energie při pokusech o tisk nebo skenování na pomalém zařízení. Při každodenní práci se stovkami digitálních a papírových dokumentů potřebují zaměstnanci spolehlivé zařízení, které jim umožní skenovat a tisknout za všech okolností. Zpoždění jednoho dokumentu v logistice zpomaluje několik dalších fází procesu.
Pokud si však vyberete důvěryhodné partnery, jako je společnost Kyocera, už vás nikdy v nouzi nezklamou. Řada TASKalfa 7054ci jako věštec odhalí případné problémy předem a minimalizuje tak prostoje. Zařízení jsou navíc vyrobena z vysoce odolných komponent, díky nimž se vyhnete častým opravám a vaše pracovní postupy zůstanou nenarušené. Produktivitu lze dále zvýšit díky volitelnému rychlému dokumentovému podavači zařízení, který nabízí vysokou rychlost skenování, zatímco detekce dvojitého podávání snižuje počet chyb při skenování. Ať už potřebujete skenovat a digitalizovat dokument, nebo tisknout, Kyocera vám to usnadní.
V neposlední řadě řada TASKalfa 7054ci nabízí vysoce kvalitní tisk a disponuje funkcí AI, která uživatelům umožňuje zvýraznit jakékoli ručně psané části dokumentů, aniž by došlo k ovlivnění originálu. Tato vylepšená funkce rukopisu umožňuje například skenovat dodací listy a zřetelně zvýraznit ručně psané kritické informace. Díky tomu jsou klíčové údaje snadno rozpoznatelné nejen pro řidiče, ale také pro všechny úředníky, kteří potřebují zkontrolovat dokumentaci během logistického a přepravního procesu.
Zjednodušte si správu dokumentů
Pokud logističtí manažeři chtějí, aby jejich přepravní procesy probíhaly rychle, hladce a bez chyb, musí mít své dokumenty pod kontrolou. S efektivním a spolehlivým zařízením řady TASKalfa 7054ci mohou udělat právě to a ještě mnohem více. Jste připraveni dát sbohem zasekávání papíru, špatné kvalitě výstupu a pomalému tisku? Víte, co máte dělat.
