Tři důvody, proč by měli firmy ukládat dokumenty digitálně

Dochází k navyšování objemu dat a podniky v současné době čelí výzvám s ukládáním dokumentů. Mnoho firem stále ukládá originály i kopie fyzicky i když je tento proces nákladný a neefektivní. Přísnější předpisy v oblasti ochrany údajů stále více ovlivňují provoz a zákazníci požadují rychlejší a kvalitnější služby.

Trh na to reagoval vytvořením digitálních řešení, která mohou podniky používat. Jeden z nejnovějších trendů je správa obsahu (content services), zahrnuje širokou škálu funkcí zaměřených na digitalizaci dokumentů, které Vám pomohou přeměnit vaše dokumenty v hodnotná aktiva. Tato technologie pomůže firmám automatizovat pracovní postupy a centralizovat data.

Přinášíme řadu výhod pro firmy, které se přizpůsobují novým systémům. KYOCERA Document Solutions zde identifikuje tři nejdůležitější změny, které podniky zažívají při implementaci systémů pro správu obsahu:

1. Nižší náklady

Podle KYOCERA’s Business Digitalisation in Europe Outlook 2019, 28% firem tvrdí, že ve svých prostorách nemá dostatek místa pro ukládání dokumentů. Vzhledem k tomu, že ceny nemovitostí rostou a zvyšuje se množství obchodní dokumentace, začínají firmy cítit jasnou potřebu udržitelnějšího řešení oproti ukládání fyzických dokumentů.

Zavedení řešení pro správu obsahu v může firmě umožnit efektivnější využití prostředků. Použitím nástrojů pro správu informací ke zpracování dokumentů se uvolní fyzický prostor a sníží se náklady. Firmy pak mohou kancelářské prostory efektivně využít k novým účelům.

2. Zvýšení bezpečnosti

Digitální dokumenty jsou dnes již bez debaty bezpečnější variantou. Papírové dokumenty se mohou snadno ztratit nebo zničit a téměř kdokoli k nim může mít přístup. Digitální soubory jsou dnes prakticky nezničitelné a přístup k nim omezen pro oprávněné osoby.

Pokud se firma rozhodne digitalizovat své dokumenty použitím obsahových služeb, mohou zároveň zajistit zabezpečení a správu jejich obsahu. Firmy jsou schopny kontrolovat, kdo má přístup k jejich citlivé dokumentaci a mohou tak zabránit, aby dokumenty padly do špatných rukou. Obsahové služby umožňují uživatelům vytvářet pravidla, která umožňují přístup pouze konkrétním osobám nebo skupinám v rámci firmy a zároveň uchovávají informace o tom, kdo si obsah zobrazil.

3. Podpoření efektivity

Průměrný zaměstnanec často tráví více času hledáním informací, než je skutečně čte a používá. Digitální archivy, ve kterých jsou požadované dokumenty vzdálené jen několik kliknutí, mohou vést ke zvýšení efektivity na pracovišti.

Podle KYOCERA Business Digitalization in Europe Outlook 2019, téměř třetina firem připustila ztrátu času zpracováním dokumentů a také uznala, že ukládání různých verzí a kopií stejného dokumentu napříč servery a zařízeními je závažný problém.

Komplikace při jednoduchých každodenních úkolech mohou vést k závažným důsledkům. Zdánlivě banální problémy, jako jsou ztracené faktury nebo poškozené dokumenty, nás mohou připravit o důležitý obchod a dobré jméno firmy.