Výchozí situace a řešení
Výchozí situace:
Vzhledem k tomu, že společnost Groupe FSD používala tisková zařízení od deseti výrobců a 90 různých modelů kopírek na 30 pracovištích po celé Evropě, bylo jasné, že musí zefektivnit svůj tiskový park. Oddělení informačních systémů se rozhodlo skoncovat s nadměrnými náklady na tisk, neefektivní technickou správou tiskového parku a složitou koordinací tiskových činností. Vyzvalo přibližně deset výrobců k předložení nabídky s následujícími cíli:
- Vytvořit partnerství s jediným výrobcem s celoevropskou podporou
- Omezit počet modelů pro tisk etiket na tři nebo čtyři;
- Dosáhnout úsporv krátkém čase uzavřením dohody o ceně za stránku.
Ve výběrovém řízení bylo rovněž požadováno řešení dálkového monitorování a údržby, které by nahradilo četné místní smlouvy a zajistilo pokrytí míst, kde žádné neexistují. Kromě toho byla mezi vyhlášením výběrového řízení a prvním nasazením extrémně krátká doba, která činila pět měsíců (přes letní prázdniny).
Řešení:
Na základě výběrového řízení byla jako vítěz vybrána společnost Kyocera Document Solutions. V prvním kroku byl celý tiskový park společnosti Groupe FSD nahrazen 300 zařízeními, čímž se počet modelů snížil z devadesáti na čtyři. Nasazení řídil tým společnosti Kyocera Document Solutions s podporou zaměstnanců Groupe FSD ve Francii a společnost Kyocera nebo její partner pro údržbu ve všech ostatních zemích.
Díky nastavení systému KFS lze automaticky reportovat technické a účetní informace. Díky automatickému exportu protokolů počítadel odpadá nutnost zasílat počítadla faxem a zadávat údaje ručně pomocí hesla pro každou jednotku. Dříve si každé pracoviště spravovalo své vlastní zásoby lokálně. Nyní je správa spotřebního materiálu centralizována systémem KFS, který automaticky spouští objednávky a požadavky na dodávky podle potřeby. Údržba je pokryta jedinou smlouvou, která nahradila řadu smluv pro jednotlivá pracoviště.
Celkově řešení umožňuje technikům pracujícím na dálku načítat stavové stránky, protokoly a faxové zprávy, restartovat stroj a měnit nastavení a konfigurace. V neposlední řadě poskytují různé zprávy generované systémem KFS o počtu instalovaných strojů, poměru barevného a černobílého tisku a počtu incidentů podklady pro čtvrtletní schůzky výboru pořádané mezi společnostmi Groupe FSD a Kyocera Document Solutions, což umožňuje průběžné sledování a optimalizaci.
