Odborníci ve veřejném sektoru poskytují nezbytné služby. Optimalizace pracovních postupů zajistí, že tyto služby budou poskytovány efektivněji..
S tím, jak se vyvíjí prostředí profesionálního světa, vyvíjí se i strategie optimalizace pracovních postupů ve veřejném sektoru. Tam, kde dříve pracovní postupy obsahovaly velké objemy papíru a fyzických dokumentů, se nyní v prostředí, jako jsou nemocnice, kde lékaři, zdravotní sestry a další zdravotníci pravidelně používají tablety a další chytrá zařízení, stále častěji uplatňují bezpapírové procesy. Podobně administrativní procesy v rámci správních orgánů, které se dříve týkaly stohů papíru, se nyní dokončují online pomocí elektronických podpisů a dalších digitálních procesů.
Ve veřejném sektoru jsou produktivní pracovní postupy neocenitelné, protože odborníci musí poskytovat nezbytné služby, jako je zdravotní péče, veřejná doprava, vzdělávání a vymáhání práva. Jen ve Spojeném království zůstává produktivita ve veřejném sektoru o 7,4 % nižší než před pandemií COVID-19.
Papírové operace však zůstávají klíčovým každodenním prvkem mnoha pracovních postupů ve veřejném sektoru. V zájmu optimalizace pracovních postupů je třeba nalézt složitou rovnováhu mezi bezpapírovým zpracováním, kde je to možné, a zefektivněním základních papírových procesů.
Odvětví veřejného sektoru mohou této rovnováhy dosáhnout investicemi do spolehlivých tiskových zařízení a softwaru pro správu obsahu. Přijetím moderních strategií optimalizace pracovních postupů prostřednictvím osvědčených řešení mohou z přechodu mezi fyzickým a digitálním světem učinit plynulý a bezproblémový proces, který povede k maximální produktivitě a bezpečnosti.
Co to jsou pracovní postupy?
Pracovní postup je jasná posloupnost úkolů, která poskytuje plán k dokončení určitého cíle. Tyto úkoly procházejí různými fázemi, jako je plánování a dokončení, a teprve poté vedou k dalšímu úkolu v plánu. Pokud je pracovní postup úspěšný, bude cíl, který byl jasně definován ve fázi plánování projektu, dosažen před stanoveným termínem, jakmile posloupnost úkolů projde svým průběhem.
Zavedením pracovních postupů, jako součásti strategie plánování projektů, mohou odborníci zaručit, že procesy budou prováděny s maximální efektivitou a produktivitou. Jelikož je posloupnost činností jasně definována, eliminuje se možnost lidských chyb a oblastí, kde mohou důležité úkoly zapadnout.
Logické pořadí kroků a odpovědností umožňuje jasný tok komunikačních kanálů, protože termíny a osoby zapojené do jednotlivých kroků jsou od počátku jasně stanoveny. To je klíčové v oborech, jako je zdravotnictví, kde sestry a lékaři nebudou schopni včas učinit život zachraňující rozhodnutí týkající se péče o pacienty, pokud budou chybět důležité informace kvůli selhání komunikace.
Jak vytvořit produktivní pracovní postupy
Investice do nových technologií mohou být pro majitele a ředitele firem na první pohled nevítaným výdajem. Avšak ti, kteří využijí potenciál moderních technologií, budou těmi, kdo půjdou cestou k prosperující budoucnosti. Všechny strategie optimalizace pracovních postupů nakonec začínají modernizací nových digitálních nástrojů.
V rámci průzkumu Ernst & Young Work Reimagined 2022 téměř dvě třetiny zaměstnanců státní správy uvedly, že je nutné provést změny v oblasti technologií a digitálních nástrojů na jejich pracovišti. Řešení je jasné: pokud se chtějí úředníci ve veřejném sektoru připravit na nové obchodní výzvy, které se objeví, je technologický vývoj zásadní.
Prověřením tiskových zařízení, která již máte ve svém tiskovém parku,můžete zjistit, kde se nejvíce používají a které funkce jsou pro každodenní provoz nejdůležitější. Kromě toho můžete modernizací stávajících zařízení a předáním moderních nástrojů do rukou svých zaměstnanců eliminovat prostoje zařízení a zpoždění, která způsobují, a také zlepšit morálku zaměstnanců.
Mobilní řešení pro optimalizaci pracovních postupů
Mezi různé strategie optimalizace pracovních postupů patří začlenění mobilních řešení, která umožňují zaměstnancům pracovat na cestách a využívat výhod, které nabízí nepřeberné množství mobilních řešení dostupných na trhu.
Pryč jsou doby, kdy profesionálové museli nekonečně dlouho přecházet z jedné strany budovy na druhou, aby vytiskli a naskenovali dokumenty. Dnes je možné používat řešení kompatibilní s mobilními aplikacemi, která umožňují spravovat fyzické dokumenty na cestách a zabraňují zbytečnému přecházení tam a zpět.
Správné řešení správy obsahu může také usnadnit zefektivnění systému správy dokumentů, protože profesionálové mohou pomocí inovativního softwaru nahrávat fyzické dokumenty do cloudu bez ohledu na to, kde se nacházejí. Tyto nástroje začleňují fyzické dokumenty do digitálních procesů a ukládají soubory do snadno dostupných centrálních úložišť, čímž minimalizují drahocenný čas, který se dříve ztrácel vyhledáváním dokumentů.
V případě státních úředníků povede evidence korespondence a dokumentů k rychlejšímu toku informací a zefektivnění pracovních postupů, což znamená, že veřejné služby budou poskytovány efektivněji.
Zlepšení zabezpečení dokumentů
Síla pracovního postupu je tak silná, jak silný je jeho nejslabší článek, a proto je zabezpečení dokumentů zásadním krokem k optimalizaci jeho produktivity. Lhostejnost v oblasti kybernetické bezpečnosti povede pouze ke zvýšenému riziku narušení bezpečnosti a útokům, které mohou zničit hospodaření a pověst organizace.
Přestože se tiskárny při vytváření strategie kybernetické bezpečnosti organizace často neberou v úvahu, jsou tato zařízení základním pilířem ochrany dat. Když jsou citlivé informace odesílány z počítače, notebooku nebo telefonu do tiskárny, musí být šifrovány, aby zůstaly soukromé. Posílíte-li svůj tiskový park zařízeními, která jsou vybavena šifrováním dat a možností jejich zničení, jakmile již nejsou potřeba, můžete z pracovních postupů odstranit obavy o bezpečnost a umožnit jim vyšší produktivitu.
Profesionálové mohou také používat software, například MyQ, který vyžaduje ověření uživatele, takže dokumenty obsahující důležitá data se vytisknou až poté, co je vlastník produktu může vyzvednout. Osobám, které zpracovávají velké objemy citlivých informací, jako jsou pracovníci ve zdravotnictví a v oblasti vymáhání práva, může zpřísnění zabezpečení dokumentů umožnit hladší průběh úkolů, protože již nebude docházet k únikům dat, jejichž řešení vyžaduje čas a prostředky.
Data v reálném čase pro lepší přehled
Při zkoumání úspěšnosti pracovního postupu se odborníci mohou snažit zjistit, jak jej lze zlepšit a kde se vyskytují prodlevy, protože problémy a nedostatky lze řešit pouze tehdy, pokud je známo jejich místo výskytu.
Zavedení softwarových řešení, která poskytují vysoce kvalitní údaje o výkonu a zabezpečení zařízení v reálném čase, zajistí lepší přehled a informovanost o těchto problémech. Tím, že získáte zpět kontrolu nad zařízeními používanými v jednotlivých krocích sekvence pracovního postupu, můžete řešit potenciální problematické oblasti dříve, než vzniknou.
Například řešení, jako jsou služby Kyocera Fleet Services, mohou poskytnout centrální přehled o řadě vašich zařízení a automatizovaný systém správy zásob, takže profesionálové nebudou při plnění svých úkolů nikdy závislí na dodávkách papíru nebo toneru.
Strategie optimalizace pracovních postupů v digitálním věku
Aby byla zajištěna optimalizace produktivity pracovních postupů, měli by se odborníci ve veřejném sektoru zaměřit na produktivitu, mobilitu, bezpečnost a viditelnost. Budování těchto čtyř pilířů odstraní neefektivitu a zmatek a poskytování hodnotných veřejných služeb bude upřednostněno. K dosažení těchto klíčových komponent a přijetí nejefektivnějších strategií optimalizace pracovních postupů potřebují profesionálové důvěryhodného partnera pro řešení dokumentů se zkušenostmi, který se dokáže přizpůsobit požadavkům digitálního věku. Pokud jste připraveni obrátit se na partnera s odbornými znalostmi potřebnými k transformaci vašich pracovních postupů, společnost Kyocera je zde, aby vám pomohla.
